Dit artikel is onderdeel van de artikelserie Bankenmodule. Wil je meer weten? Begin dan hier: Bankenmodule - Introductie
Nadat een elektronisch bankafschrift is ingelezen, bij voorkeur met behulp van een bankkoppeling, wil je deze in de administratie verwerken. Dit gebeurt binnen de functie: Toewijzen bankregels.
In dit artikel vind je naast alle informatie ook meerdere video's met instructies en voorbeelden.
Deze en alle andere video's over de Bankenmodule vind je ook in de aparte artikelserie: Starten met Twinfield Boekhouden - E-bankafschriften
Het dashboard met de bankregels per bakje
Toewijzen bankregels maakt gebruik van automatische herkenning. Deze functie zal iedere inkoop- en verkooptransactie automatisch proberen te koppelen aan een banktransactieregel.
Toewijzen bankregels toont alle bankafschriftregels in 1 overzicht op basis van de status. Standaard wordt het bakje Voorgesteld geopend.
Elk bakje heeft een andere kleur om de diverse acties goed uit elkaar te houden:
- Toe te wijzen - rood: Twinfield Boekhouden heeft niet automatisch een link kunnen leggen tussen de betaling/ontvangst en een factuur. Deze tab wordt later in dit artikel uitgebreid toegelicht.
- Voorgesteld - blauw: Twinfield Boekhouden heeft een link kunnen leggen tussen de betaling/ontvangst en een factuur, en doet een voorstel die alleen nog gecontroleerd hoeft te worden.
- Uitzoeken - oranje: Overzicht van de bankregels die als ‘uit te zoeken’ zijn gemarkeerd omdat nog niet duidelijk is waar deze bankregel bij hoort.
- Toegewezen - groen: Na acceptatie van een toegewezen bankregel krijgt deze automatisch de status Toegewezen. Hier staan alle details van alle uitgezochte bankregels nogmaals beschikbaar om te controleren.
Lees het hele artikel door of klik door naar het bakje waar je meer over wilt weten:
Of begin met deze video voor een introductie over de verschillende tabs, en toelichting over de tabs Voorgesteld, Uitzoeken en Toegewezen:
Alle regels waarbij Twinfield Boekhouden een match kan vinden (door middel van een bankboekingsinstructie regel of op basis van de beschikbare gegevens in de bankregel) tussen bedrag en factuur worden in dit overzicht getoond. In dit overzicht kan per regel worden gecontroleerd of de toewijzing correct is. Zo ja, dan kan deze worden geaccepteerd. De bankregels komt vervolgens in de tab Toegewezen te staan. Het is ook mogelijk door meerdere regels te selecteren door deze links aan te vinken en vervolgens alle regels tegelijk te accepteren.
Als een toewijzing niet correct is, dan kan deze worden afgewezen. De bankregel komt dan onder Toe te wijzen staan, om opnieuw toegewezen te worden.
Het overzicht Uitzoeken toont alle banktransacties waarvan is aangegeven dat deze verder uitgezocht moesten worden. Zo kan deze transactie in een later stadium alsnog worden afgewerkt. Vanuit dit overzicht kan je opnieuw toewijzen of je klant/collega verzoeken de missende informatie aan te leveren.
Als een post niet verder wordt uitgezocht of toegewezen voordat het bankafschrift wordt geboekt, dan wordt deze bankregel geboekt op de Uit te Zoeken postenrekening die is ingesteld op de specifieke bankrekening. Zie hiervoor ook: Bankenmodule - Bankrekeningen, paragraaf 5 over de Bankafschriftenverwerking.
Uiteindelijk worden alle geaccepteerde regels hier getoond (ook na boeking). Dit overzicht kan worden gebruikt voor een finale controle voordat geboekt gaat worden of als naslagwerk om na te gaan wat er precies gebeurd is met een boeking.
Dit overzicht kan ook worden gebruikt nadat een bankafschrift reeds is geboekt. De tab Toegewezen zal tonen op welke manier de bankregels zijn verwerkt ten tijde van het boeken.
Let op: als alle bankregels zijn toegewezen, wordt het afschrift niet automatisch geboekt. Het boeken gaat via de tegel Bankafschriften, zie onderaan dit artikel bij 'Het afschrift boeken'
Alle regels die niet automatisch zijn gekoppeld (door middel van een bankboekingsinstructie regel of direct) worden hier getoond. Bij het verwerken van deze regels kunnen gegevens worden opgeslagen en instructies worden aangemaakt zodat Twinfield deze regels de volgende keer makkelijker herkent en een voorstel kan doen. Op deze manier kan het verwerken van de bankregels op termijn makkelijker en efficiënter worden gemaakt.
Wanneer een klant of leverancier wordt herkend, maar de bijbehorende factuur wordt niet gevonden dan zal Twinfield Boekhouden wel de juiste debiteur/crediteur en corresponderende grootboeken alvast voorstellen.
De linkerkant toont hierbij de gegevens van het bankafschrift, de bankafschriftregels, terwijl de rechterkant de toewezen post(en) toont.
Voorbeeld linkerzijde
- Transactie datum: de datum van de bank transactieregel
- Rekeningnummer en bankafschrift nummer: het nummer van de bankrekening van wie het geld afkomstig is of van wie het ontvangen is en het bankafschriftnummer.
- Omschrijving: het eerste deel van de omschrijving van de bank transactie. Wanneer je er met de muis overheen gaat, zal de volledige omschrijving worden getoond.
- Bedrag: het bedrag dat betaald of ontvangen is waarbij ontvangen bedragen positief worden weergeven en betaalde bedragen negatief worden weergegeven.
Voorbeeld rechterzijde
- Toewijzing: er wordt geen toewijzing gevonden wanneer de klant wel bekend is, maar er geen factuur gevonden wordt.
- Boekingsomschrijving: de omschrijving van de transacties als deze zal worden getoond wanneer er geboekt wordt.
Kijk eventueel ook deze korte video's voor enkele voorbeelden:
Verwerken van toewijzing
Er zijn twee manieren om een toewijzing te verwerken.
- In het overzicht met 'Toe te wijzen' posten de regel selecteren en deze direct verwerken. Kies leveranciers, klanten of grootboekrekening, eventueel uitgesplitst naar uitgaven soort of omzet soort. Na het opslaan kom je terug in Toe te wijzen scherm.
- Met behulp van een vinkje bij de optie ‘Ga naar Volgende’ onderaan het scherm. Kies een bankregel en zet het vinkje. Nu zal je één voor één door alle regels in je selectie lopen.
Openstaande posten: selecteer de factuur
Selecteer [Klanten] of [Leveranciers] wanneer dat van toepassing is, waardoor je kan zoeken in bestaande facturen van die betreffende relatie.
Tip: Indien er geen facturen worden getoond dan is er vermoedelijk een filter ingesteld. Verwijder het filter door op het kruis te klikken, na verwijdering zullen alle facturen worden getoond. Wanneer er nog steeds geen facturen worden getoond, geef dan het kenmerk Uit te zoeken mee door op de [Uitzoeken] knop te klikken. Deze zal vervolgens verschijnen in de gele tab Uitzoeken, om later te verwerken.
Kies [Verder] gaan nadat de juiste factuur is gevonden, bevestig door te accepteren en ga door naar de volgende bankregel.
Verschil afboeken
Wanneer het totaalbedrag van de geselecteerde facturen verschilt van het bedrag in de bankregel dan kunnen er verschillende acties worden ingezet om het verschil te verwerken.
Opties:
- Een korting te geven
- Het verschil af te boeken
- Een deelbetaling te registreren waarbij het restant open blijft staan in de verwachting dat deze alsnog zal worden voldaan/betaald
- Het restant toe te wijzen aan een andere klant/leverancier of een specifiek grootboek
Direct een bankboekingsinstructie maken
Om de automatisering en efficiëntie van Twinfield Boekhouden te verhogen zal Twinfield Boekhouden een rekeningnummer automatisch toevoegen aan de betreffende klanten of leverancierskaart tenzij het nadrukkelijk is aangegeven dit niet toe te staan. Uiteraard is het ook altijd mogelijk regels toe te voegen om het aantal repeterende handelingen in de toekomst te beperken. Bekijk de onderstaande video's voor verschillende voorbeelden, of lees meer in het aparte kennisartikelen: Omschrijvingen en Bankboekingsinstructies.
Andere transacties en uitzonderingen
Niet alle banktransacties zullen een factuur als bron hebben, daarom is het mogelijk een betaling toe te wijzen aan een grootboekrekening. Na selectie van het juiste grootboek kan ook de mogelijke btw worden verwerkt.
In de volgende video worden meer complexe voorbeelden gegeven, bijvoorbeeld van het boeken op een grootboekrekening, meerdere criteria voor een bankboekingsinstructie, of het splitsen van bedragen:
Ben je niet bekend met de optie om btw vast te leggen op een grootboekrekening? Ga dan naar: Kan ik een vaste btw-code instellen op een grootboekrekening?
In de volgende video wordt uitleg gegeven over het gebruik van kruisposten, en hoe bankregels kunnen worden verwerkt als de bijbehorende factuur (nog) niet beschikbaar is:
In sommige situaties wordt de bijbehorende factuur niet aangeboden, ook als deze al wel in de administratie beschikbaar is. Zie hiervoor het aparte kennisartikel: Waarom kan ik een factuur niet afletteren?
Als alle regels zijn toegewezen, dan kan het afschrift worden geboekt. Dit gaat via de tegel Bankafschriften.
Het is ook mogelijk om een afschrift te boeken als nog niet alle regels zijn toegewezen. De regels die niet zijn toegewezen worden geboekt op de Uit te Zoeken postenrekening die is ingesteld op de bankrekening.
Lees hier meer over in het aparte kennisartikel Bankafschriften, of bekijk de volgende video:
Verder lezen?
Bankkoppeling - Introductie
Bankenmodule - Bankrekeningen
Bankenmodule - Veelgestelde vragen
