Dit artikel is onderdeel van de artikelserie Bankenmodule.
Wil je meer weten? Begin dan hier: Bankenmodule - Introductie
Nadat een elektronisch bankafschrift is ingelezen, bij voorkeur met behulp van een bankkoppeling, wil je deze in de administratie verwerken. Dit gebeurt binnen de functie: Toewijzen bankregels.
In dit artikel vind je ook de video's bankafschriften, we hebben hier korte filmpjes van gemaakt.
Bekijk je liever de volledige instructievideo? Ga dan naar: Bankenmodule - Instructievideo's
Het dashboard met de bankregels per bakje
Lees hieronder verder of kijk deze korte video:
Toewijzen bankregels maakt gebruik van automatische herkenning. Deze functie zal iedere inkoop- en verkooptransactie automatisch proberen te koppelen aan een banktransactieregel.
Toewijzen bankregels toont alle bankafschriftregels in 1 overzicht op basis van de status. Standaard wordt het bakje Voorgesteld geopend.
Elk bakje heeft een andere kleur om de diverse acties goed uit elkaar te houden:
- Toe te wijzen - rood: Twinfield Boekhouden heeft niet automatisch een link kunnen leggen tussen de betaling/ontvangst en een factuur. Nu is een handmatige actie nodig.
- Voorgesteld - blauw: Twinfield Boekhouden heeft een link kunnen leggen tussen de betaling/ontvangst en een factuur.
- Deze kunnen in 1x allemaal worden geaccepteerd of
- Je kijkt ze nog even door en accepteert ze dan allemaal tegelijker tijd of
- Je loopt ze stuk voor stuk door en accepteert ze ook stuk voor stuk of achteraf allemaal tegelijkertijd
- Uitzoeken - oranje: Overzicht van de bankregels die als ‘uit te zoeken’ zijn gemarkeerd omdat nog niet duidelijk was/is waar deze bankregel bij hoort.
- Toegewezen - groen: Na acceptatie van een toegewezen bankregel krijgt deze automatisch de status Toegewezen.
Waar kan ik de detail informatie over mijn uitgezochte bankregels terugvinden? Dat kan in Toegewezen.
Lees het hele artikel door of klik door naar het bakje waar je meer over wilt weten:
Toe te wijzen betalingen of ontvangsten
Alle regels die niet automatisch zijn gekoppeld (door middel van een bankboekingsinstructie regel of direct) worden hier getoond. Wanneer een klant of leverancier wordt herkend, maar de bijbehorende factuur wordt niet gevonden dan zal Twinfield Boekhouden wel de juiste debiteur/crediteur en corresponderende grootboeken alvast voorstellen.
De linkerkant toont hierbij de gegevens van het bankafschrift, de bankafschriftregels, terwijl de rechterkant de toewezen post(en) toont.
Voorbeeld linkerzijde
- Transactie datum: de datum van de bank transactieregel
- Rekeningnummer en bankafschrift nummer: het nummer van de bankrekening van wie het geld afkomstig is of van wie het ontvangen is en het bankafschriftnummer.
- Omschrijving: het eerste deel van de omschrijving van de bank transactie. Wanneer je er met de muis overheen gaat zal de volledige omschrijving worden getoond.
- Bedrag: het bedrag dat betaald of ontvangen is waarbij ontvangen bedragen positief worden weergeven en betaalde bedragen negatief worden weergegeven.
Voorbeeld rechterzijde
- Toewijzing: er wordt geen toewijzing gevonden wanneer de klant wel bekend is maar de er geen factuur gevonden wordt.
- Boekingsomschrijving: de omschrijving van de trasactie zoals deze zal worden getoond wanneer er geboekt wordt.
Kijk eventueel ook deze korte video voor enkele voorbeelden:
En een meer complex voorbeeld van de Belastingdienst:
Voorbeeld voor splitsen van bedragen:
Kruisposten en handige tips:
Verwerken van toewijzing
Er zijn twee manieren om een toewijzing te verwerken.
- In het overzicht met 'Toe te wijzen' posten de regel selecteren en deze direct verwerken. Kies leveranciers, klanten of grootboekrekening, eventueel uitgesplitst naar uitgaven soort of omzet soort. Na het opslaan kom je terug in Toe te wijzen scherm.
- Met behulp van een vinkje bij de optie ‘Ga naar Volgende’ onderaan het scherm. Kies een bankregel en zet het vinkje. Nu zal je één voor één door alle regels in je selectie lopen.
Toewijzen
Grootboekrekeningen uitgebreid
In de nieuwe bankenmodule is bij het afletteren van een bankregel op een grootboekrekening de optie om te subanalyseren toegevoegd; er kan nu ook een tweede of derde dimensie worden gekozen. Tijdens het toewijzen bankregels kan nu direct op relaties, kostenplaatsen en projecten worden geboekt.
Openstaande posten: selecteer de factuur
Selecteer Klanten of Leveranciers wanneer dat van toepassing is, waardoor je kan zoeken in bestaande facturen van die betreffende klant of leverancier.
Tip: Indien er geen facturen worden getoond dan is er vermoedelijk een filter ingesteld. Verwijder het filter door op het kruis te klikken, na verwijdering zullen alle facturen worden getoond. Wanneer er nog steeds geen facturen worden getoond, geef dan het kenmerk Uit te zoeken mee door op de Uitzoeken knop te klikken. Deze zal vervolgens verschijnen in het overzichtsscherm bij Uitzoeken.
Kies Verder gaan nadat de juiste factuur is gevonden, bevestig door te accepteren en ga door naar de volgende bankregel.
Valuta
Het is ook mogelijk om facturen in vreemde valuta toe te wijzen. In de factuurzoeker is een extra valutakolom toegevoegd waarin het factuurbedrag in de basisvaluta wordt getoond. Als de valuta van een factuur anders is dan de basisvaluta dan worden de bedragen nu in beide valuta’s weergeven.
Binnenkort (naar verwachting zomer 2023) wordt ook de mogelijkheid toegevoegd om bankafschriften in vreemde valuta toe te wijzen.
Verschil afboeken
Wanneer het totaalbedrag van de geselecteerde facturen verschilt van het bedrag in de bankregel dan kunnen er verschillende acties worden ingezet om het verschil te verwerken.
Opties:
- Een korting te geven
- Het verschil af te boeken
- Een deelbetaling te registreren waarbij het restant open blijft staan in de verwachting dat deze alsnog zal worden voldaan/betaald
- Het restant toe te wijzen aan een andere klant/leverancier of een specifiek grootboek
Kijk eventueel ook deze korte video voor enkele voorbeelden van afboeking, korting en deelbetaling:
Niet alle banktransacties zullen een factuur als bron hebben, daarom is het mogelijk een betaling toe te wijzen aan een grootboekrekening. Na selectie van het juiste grootboek kan ook de mogelijke btw worden verwerkt.
Voorbeeld boeken op grootboekrekening met btw en het aanmaken van een boekingsinstructie.
Ben je onbekend met de optie om btw vast te leggen op een grootboekrekening? Ga dan naar: Kan ik een vaste btw-code instellen op een grootboekrekening?
Voorgestelde betalingen/ontvangsten
Alle regels waarbij Twinfield Boekhouden een match kon vinden (door middel van een bankboekingsinstructie regel of direct) tussen bedrag en factuur worden in dit overzicht getoond. Een eenvoudige wijze om te controleren of het correct is, met de mogelijkheid deze per stuk, in een selectie of allemaal te accepteren of af te wijzen door middel van de selectie vooraan de regel(s).
Kijk eventueel ook deze korte video voor enkele voorbeelden:
Uitzoeken van betalingen en ontvangsten
Het overzicht Uitzoeken toont alle banktransacties waarvan is aangegeven dat deze verder uitgezocht moesten worden omdat de wijze van boeken nog onduidelijk is zodat in een later stadium dit alsnog kan worden afgewerkt. Vanuit dit overzicht kan je opnieuw toewijzen of je klant/collega verzoeken de missende informatie aan te leveren.
Kijk eventueel ook deze korte video:
Toegewezen betalingen en ontvangsten
Uiteindelijk worden alle geaccepteerde regels hier getoond (ook na boeking). Dit overzicht kan worden gebruikt voor een finale controle voordat geboekt gaat worden of als naslagwerk om na te gaan wat er precies gebeurd is met een boeking.
Waar vind ik het overzicht van geboekte regels?
Dit overzicht is verplaatst naar Toewijzing Bankregels: Toegewezen
De tegel "Bankafschriften" werd gebruikt om een overzicht te krijgen van geboekte boekingsregels, maar deze is voortaan via de blauwe tegel "Toewijzing Bankregels", en dan het kopje toegewezen te vinden. Let op eventuele filters uitstaan, kies bovenaan: Toon alle Bankregels.
Als er een filter aan staat op bijvoorbeeld een specifieke datum of periode, klik op het kruisje naast 'Toon alle bankregels' voor een totaaloverzicht:
Bekijk eventueel ook deze korte video over het tabblad Toegewezen:
Direct een bankboekingsinstructie maken
Om de automatiseringsgraad van Twinfield Boekhouden te verhogen zal Twinfield Boekhouden een rekeningnummer automatisch toevoegen aan de betreffende klanten of leverancierskaart tenzij het nadrukkelijk is aangegeven dit niet toe te staan. Uiteraard is het ook altijd mogelijk regels toe te voegen om het aantal repeterende handelingen in de toekomst te beperken. Lees hier alles over in het artikel: Bankboekingsinstructies
Verder lezen?
Bankenmodule - Veelgestelde vragen
