Dit artikel is onderdeel van de artikelserie Bankenmodule. Wil je meer weten? Begin dan hier: Bankenmodule - Introductie
In de functie bankrekeningen heb je direct een overzicht van alle bankrekeningen in de administratie.
In de omgeving van een accountants- of administratiekantoor kunnen taken eenvoudig gescheiden worden: de klant heeft met zijn gebruiker de mogelijkheid om zonder boekhoudkennis een bankrekening toe te voegen, de koppeling in te stellen en te verlengen wanneer nodig. De accountant of boekhouder maakt de instellingen voor de bankafschriftverwerking en uitvalposten.
Dit artikel omvat alle pagina's en velden binnen deze functie:
- Toegang tot bankrekeningen
- Het overzicht bankrekeningen
- Bankrekening toevoegen
- Bankrekeningdetails
- Bankafschriftverwerking
- Uitvalposten
- Boekingsinstructies bank
- Cheques
- Nieuwe administratie
1. Toegang tot bankrekeningen
Ga naar Kas & Banken > Bankrekeningen.
Deze tegel is beschikbaar voor alle rollen, maar binnen de functie Bankrekeningen hebben niet alle gebruikers dezelfde rechten. De toegangsrechten zijn per rol vastgelegd in de menutoegang.
- Bankrekeningbeheer: toegang tot overzicht bankrekeningen, de mogelijkheid een bankrekening toe te voegen en een bankkoppeling in te stellen. Standaard beschikbaar voor alle rollen.
- Boekhouden: rechten voor het instellen van de grootboekrekening, het dagboek en ook de uitvalposten. Standaard beschikbaar voor de rollen level 1 t/m 4, level 9 en Servicedesk.
Zie voor meer informatie eventueel: Bankenmodule - Menutoegang
2. Het overzicht bankrekeningen
Alle gebruikers met bankrekeningbeheer zien dit handige overzicht met bankrekeningen.
Dit overzicht bevat de volgende kolommen:
- Rekeningnummer: het bankrekeningnummer.
- Rekeningnaam: de gekozen naam van de rekening.
- Rekeninghouder: de naam van de rekeninghouder.
- Land: het land waar de rekening zich bevindt. Dit wordt bepaalt op basis van de IBAN of ingesteld bij een BBAN.
- Status bankkoppeling: geeft de actuele status ten aanzien van de bankkoppeling.
De kolommen betalen en incasseren worden toegevoegd wanneer er sprake is van een bankkoppeling met de Rabobank waarbij het versturen van betaal- en incassobestanden is geactiveerd.
Opties status bankkoppeling:
Beschikbaar: het is mogelijk een bankkoppeling in te stellen.
Niet beschikbaar: het is niet mogelijk een bankkoppeling in te stellen voor deze bankrekening.
Verbonden: er is een bankkoppeling actief.
Nog niet bevestigd: de bankkoppeling is aangevraagd, maar nog niet actief. Bij de aanmelding bij de ABN duurt het circa 3 werkdagen voor de koppeling actief is, bij de andere banken is de koppeling gebruikelijk direct actief en komen de afschriften vanaf de eerstvolgende werkdag binnen.
Upgrade: je kan de nieuwe bankkoppeling instellen. Vooralsnog alleen beschikbaar voor de Rabobank. Lees er meer over in dit artikel: Rabo bankkoppeling - Upgrade
Opties in het overzicht
Ga met de muis over een regel, en aan het einde van de regel wordt een actiemenu getoond en eventueel directe gebruikelijke acties.
Daarnaast kan in het overzicht op een regel worden geklikt om de instellingen voor de bankrekening op te vragen en/of te wijzigen. De velden die de gebruiker ziet zijn afhankelijk van de rechten van die gebruiker. Dit wordt in dit artikel nader toegelicht.
Wijzig: opvragen en aanpassen van de rekeningdetails.
Archiveren: het deactiveren van de rekening, deze komt onderaan het overzicht te staan. De enige actie is vervolgens 'Terugzetten'.
Verbind: voor het instellen van de bankkoppeling. Alleen beschikbaar na het instellen van de bankafschriftverwerking en uitsluitend voor bankrekeningen waarbij een IBAN is ingevuld van een bank waarvoor we momenteel een bankkoppeling aanbieden. De informatie en de opties op de pagina 'Automatische bankafschriftverwerking' is nog niet aangepast. Het instellen van de bankkoppeling is vooralsnog alleen mogelijk voor de ABN AMRO, ING, Knab en Rabobank.
3. Bankrekening toevoegen
Kies [Bankrekening toevoegen] linksboven.
Nu opent een pop-up scherm: Maak een nieuwe bankrekening aan
Dit scherm bevat slechts enkele velden:
- Rekeningnaam: voer de gewenste naam in. Dit betreft een verplicht veld, de invoer is aanpasbaar.
- Rekeningtype: standaard is het type IBAN - International Bank Account Number. Het is ook mogelijk te wisselen naar BBAN - Basic Bank Account Number.
- Bij IBAN: voer het rekeningnummer in. Tip: het is niet nodig om hoofdletters te kiezen, dit wordt automatisch gedaan.
- Bij BBAN: selecteer het land en voer het rekeningnummer in.
Zie voor meer informatie: Begrippen bankrekeningen - IBAN, BBAN en BIC
- Rekeninghouder: voer de naam van de rekeninghouder in. Dit betreft een verplicht veld, de invoer is aanpasbaar.
Zodra alle velden geldig zijn, kies dan [Aanmaken]. De bankrekening is zichtbaar in het overzicht.
Gebruikers met volledige rechten voor bankrekeningen beschikken ook over de button [Aanmaken en ga naar rekeningdetails] om verdere instellingen voor het bankboek te maken. Voor de accountant of boekhouder met meer rechten kunnen de rekeningdetails voor de boekhouding direct eenvoudig worden ingesteld, zij komen op de pagina voor bankafschriftverwerking .
4. Bankrekeningdetails
Deze pagina bevat de ingevoerde velden van bankrekening toevoegen. Alle velden zijn aanpasbaar zolang er geen actieve bankkoppeling is.
Bank Identificatie Code (BIC): optioneel veld voor de BIC-code van de bank. Deze code is bij Nederlandse rekeningen uitsluitend noodzakelijk voor buitenlandse betalingen buiten het SEPA-gebied. Dit veld is alleen beschikbaar voor gebruikers met toegang tot 'Boekhouden'.
5. Bankafschriftverwerking
Deze pagina is alleen beschikbaar voor gebruikers met toegang tot 'Boekhouden' en wordt bij voorkeur ingesteld door, of na advies van, de accountant of boekhouder.
Dit scherm bevat de volgende velden:
- Dagboekcode: een dagboek heeft een unieke code. Deze code wordt bepaald bij het aanmaken van een nieuw bankdagboek. In de invoer- en opvraagvensters is deze codering zichtbaar. Deze code mag enkel uit de tekens A tot Z, 0 tot 9 of een _ of – bestaan. Deze code is niet aanpasbaar. Bij banken wordt vaak gekozen voor de afkorting van de bank en de laatste 3 cijfers van het rekeningnummer.
- Dagboeknaam: de naam van het dagboek. Deze naam wordt op diverse plekken getoond, bijvoorbeeld bij de selectie van een bank voor de handmatige invoer van de bank en in de elektronische bankafschriften. Automatisch wordt de rekeningnaam voorgesteld. Dit betreft een verplicht veld, de invoer is aanpasbaar.
- Grootboekrekening bank: selecteer hier de gewenste grootboekrekening voor de mutaties van het saldo. Maak deze grootboekrekening vooraf aan of open een tweede tabblad van administratie om deze aan te maken. Let op: koppel ieder dagboek aan een unieke grootboekrekening. Op deze manier is er aansluiting tussen het saldo op het dagafschrift en het saldo van de grootboekrekening. Zie voor meer informatie over het controleren van het saldo: Hoe kan de aansluiting van het banksaldo worden gecontroleerd?
- Regeldatum: leg hier vast of in de detailregel van de boekingen een datum op gegeven mag/moet worden. Gebruikelijk wordt bij de bank gekozen voor 'Niet toegestaan'. De waarde is aanpasbaar.
- Verplicht
- Toegestaan
- Niet toegestaan
- Afschrift boeken als: stel hier in hoe afschriften standaard verwerkt moeten worden wanneer in de elektronische bankafschriften voor [Boeken] wordt gekozen. Keuze uit de volgende drie mogelijkheden, waarbij de eerste optie het meest gebruikelijk is:
- Concept: het boeken van het afschrift resulteert in een conceptboeking.
- Definitief als alle posten aanwezig zijn: afschriften zonder regels die op ‘Uit te zoeken’ staan worden definitief geboekt.
- Altijd definitief: het afschrift wordt definitief verwerkt. Aanpassingen zijn alleen nog mogelijk aan de hand van correctieboekingen.
- Uit te zoeken posten rekening: vul hier de grootboekrekening in waar de ‘nog uit te zoeken’ afschriftregels op worden geboekt. Meestal worden debet en credit op dezelfde grootboekrekening geboekt, maar dit is niet verplicht. Het is mogelijk een kostenplaats in te stellen, maar dit is niet gebruikelijk. Wil je deze grootboekrekening afletteren? Lees dan ook: Hoe maak ik een tussenrekening afletterbaar?
Belangrijk: het ingestelde dagboek is niet aanpasbaar nadat de wijzigingen zijn opgeslagen.
Bij de bankafschriftverwerking staat nu aangegeven aan welk dagboek de bankrekening gekoppeld is.
Gebruikers met toegang tot de dagboekinstellingen, standaard level 1, zien hier ook de optie 'Instellingen aanpassen'. Navigeer hiermee direct naar het dagboekbeheer voor de instellingen voor de handmatige invoer van bankafschriften zoals te lezen in dit artikel: Handleiding dagboeken H2 - Instellen dagboeken
6. Uitvalposten
Deze pagina is alleen beschikbaar voor gebruikers met toegang tot 'Boekhouden' en wordt bij voorkeur ingesteld door, of na advies van, de accountant of boekhouder. De pagina is alleen relevant indien er sprake is van een bankkoppeling en wanneer er wordt geïncasseerd en/of betaald vanaf deze rekening. Bij voorkeur worden deze velden ingesteld door degene die de boekhouding doet en dit is alleen zichtbaar voor gebruikers met de juiste rol waarbij de rechten voor boekhouden in de menutoegang actief zijn.
De instellingen bepalen hoe uitvalposten, storneringen en geweigerde betaalopdrachten, verwerkt worden. Met behulp van de juiste instellingen is de toepassing in staat om de oorspronkelijke factuur te heropenen en de reeds gemaakte boeking tegengesteld te journaliseren.
- Dagboek: PAYRESULTS, dit is een systeemdagboek en dit is niet aanpasbaar.
- SEPA bank type: selecteer hier het banktype. Dit veld is een voorwaarde voor het aanmaken van betaal- en/of incassobestanden via Twinfield. Kies hier de naam van de bank die wordt gebruikt. Voor meer informatie over deze opties, zie ook het aparte kennisartikel: SEPA bank typen
- Referentienummer: optioneel, dit veld wordt in Nederland meestal leeg gelaten. Dit veld is alleen verplicht bij twee Engelse betaalbestanden.
- Batch boeken als: stel hier in hoe uitvalposten standaard verwerkt moeten worden. Keuze uit:
- Concept: het boeken van het afschrift resulteert in een conceptboeking.
- Definitief als alle posten aanwezig zijn: afschriften zonder regels die op ‘Uit te zoeken’ staan worden definitief geboekt.
- Altijd definitief: het afschrift wordt definitief verwerkt. Aanpassingen zijn alleen nog mogelijk aan de hand van correctieboekingen.
- Debet rekening voor uit te zoeken posten
- Credit rekening voor uit te zoeken posten
- Geweigerde en geannuleerde opdrachten
- Terugboekingen van incasso-opdrachten
In dit artikel worden voorbeelden gegeven voor het instellen van deze grootboekrekeningen: Betalen & incasseren - Bankrekening instellen
Gerelateerd
De boekingsinstructies per bankrekening en cheques zijn nu opvraagbaar onder 'Gerelateerd', rechts op de pagina van de bankrekening.
7. Boekingsinstructies bank
Naast algemene boekingsinstructies voor de administratie, kunnen er boekingsinstructies specifiek per bank worden ingesteld.
De 'Bankafschrift-boekingsinstructies' biedt de optie om de verwerking van afschriftregels op te vragen en/of te wijzigen. De optie 'Gebruik dimensie herkenning' is hier onder gebracht.
Lees meer over dit belangrijke onderwerp in de volgende artikelen:
8. Cheques
Stel op deze pagina een chequeboek in voor de betreffende bankrekening. De optie voor cheques is niet gericht op Nederland maar voornamelijk van toepassing op de Engelse markt. Uitgebreide informatie over deze functie is te vinden in het artikel: Is er een handleiding voor de cheque productie?
9. Nieuwe administratie
Afhankelijk van de gebruikte sjabloonadministratie zijn in een nieuwe administratie al één of meerdere bankrekeningregels aanwezig. Dit wordt gedaan op basis van de bankdagboeken in het sjabloon. Een standaard Twinfield administratie kent in ieder geval het dagboek 'BNK'.
Een bankrekeningregel waaraan een bankdagboek gekoppeld is, kan niet worden verwijderd. Deze bankrekeningen kunnen uitsluitend worden gearchiveerd.
Daarom is het advies om bij een nieuwe administratie vooraf te bepalen of het aantal bankrekeningen in de sjabloonadministratie wenselijk is.
Voorbeeld
In het standaardsjabloon ziet het overzicht er als volgt uit:
In de nieuwe administratie kan deze rekening verder ingevuld worden; het standaard dagboek 'BNK' is al ingesteld voor de bankrekening die wordt ingevuld bij de bankrekeningdetails.
Verder lezen?
