Deze artikelserie bestaat uit deze introductie en de volgende artikelen voor het importeren van data in Twinfield Boekhouden:
Twinfield Boekhouden is te verbinden aan een groot aantal softwareoplossingen. Bespaar dubbel invoerwerk en beschik direct over de juiste cijfers in de administratie door de boekhouding te koppelen aan de business software die al in gebruik is. Deze partijen bieden vanuit hun softwareoplossing een gecertificeerde koppeling met Twinfield.
Daarnaast is het ook mogelijk om zelf een koppeling te leggen. Dit kan via webservices (XML), zoals de externe partners doen, maar gegevens zijn bijvoorbeeld ook eenvoudig te importeren vanuit een Excel spreadsheet.
Importeren van bestanden in het algemeen
Twinfield heeft diverse importsjablonen voor het importeren van gegevens in het bestandsbeheer.
De stappen zijn als volgt:
- Download het juiste importsjabloon of maak een export in Twinfield voor de juiste opbouw van bijvoorbeeld de opbouw van stamgegevens.
- Vul het bestand zoals gewenst, maak geen wijzigingen in de opbouw van het sjabloon en de volgorde van de kolommen.
- Sla het bestand op.
- Upload het bestand in het bestandsbeheer via de optie [Uploaden...].
- Selecteer het gewenste bestand.
- Kies onderaan de pagina nogmaals [Uploaden] waardoor het bestand onder 'Mijn bestanden' zal verschijnen.
- Klik op het actiemenu voor het bestand en kies de optie 'Importeren'.
- Selecteer het juiste sjabloon.
- Klik op [Verwerken].
Controleer eventueel het logbestand. Ga voor alle details met betrekking tot het importeren van Excel bestanden naar: Standaard importfuncties - Hoe gebruik ik een Excel importsjabloon?
Op deze manier zijn stamgegevens maar ook financiële mutaties uit andere toepassingen over te zetten naar Twinfield Boekhouden. Veelal biedt een toepassing de mogelijkheid om gegevens te exporteren, bijvoorbeeld in de vorm van een CSV (comma separated values)-formaat. Worden deze gegevens vervolgens op de juiste wijze bij Twinfield Boekhouden aangeleverd, dan zijn de stamgegevens, mutaties en facturen in de toepassing in te lezen. Twinfield biedt hiervoor diverse importsjablonen aan. Gebruik altijd het juiste sjabloon, ga voor meer informatie naar dit artikel: Kan ik stamgegevens en boekingen importeren?
Importeren via blauwe tegels
Naast het importeren via het bestandsbeheer kan via enkele blauwe tegels ook direct een Excel worden geïmporteerd.
Dit betreft: Klanten, Leveranciers en Artikelen.
Bij de blauwe tegels is het importeren nog eenvoudiger.
In het kort:
- Ga naar de functie
- Kies onderaan de pagina: [Exporteer naar Excel]
- Open het aangemaakte bestand, vul het bestand aan met de gewenste gegevens en sla het bestand op
- Klik onderaan de pagina op [Importeren] (de button naast de export-functie)
- Klik op [Selecteer bestand] en kies het juiste bestand
- Het bestand wordt geïmporteerd
Mocht het bestand fouten bevatten, dan zal Twinfield een melding geven. Het resultaat is dat de regels met fouten niet geïmporteerd zijn, maar de regels zonder fouten wel.
Ga voor aandachtspunten bij het inlezen van artikelen naar: Kan ik artikelen importeren?
Importeren als je start met Twinfield Boekhouden
Zodra een Twinfield-omgeving wordt opgeleverd, is deze omgeving standaard voorzien van twee zogenaamde sjabloonadministraties. Het eerste sjabloon is reeds voorzien van een standaard vier-cijferig rekeningschema en is direct inzetbaar. Het tweede meegeleverde sjabloon is leeg en kan als blauwdruk worden ingezet als de behoefte bestaat om een eigen rekeningschema te hanteren. Deze stamgegevens zijn dan middels een import eenvoudig aan het sjabloon aan te vullen. Is de sjabloonadministratie naar wens ingericht, dan vormt het sjabloon het uitgangspunt voor een toekomstig aan te maken administratie. Meer informatie over deze stap is te vinden in het artikel:
Beheer administraties - Sjabloonadministraties.
Let op: de oplevering van een administratie in omgevingen zoals MKB en Boekhouden is anders geregeld. Aangezien Twinfield de beheerder is van deze omgevingen, maakt Twinfield de administratie voor de klant aan. Zie ook artikel: Hoe vraag ik een nieuwe administratie aan? Bij een overstap vanaf een ander boekhoudpakket naar Twinfield Boekhouden is het in de meeste situaties mogelijk om de gegevens van het lopende boekjaar, voorgaande boekjaar of de beginbalans over te nemen in Twinfield. Dit wordt ook wel een conversie genoemd. Twinfield Boekhouden biedt hiervoor een overstapservice aan. Daarnaast is het eventueel ook mogelijk om zelf een administratie over te zetten door middel van een door Twinfield aangeboden conversietool. Meer informatie over de overstapservice en de conversietool is te vinden in de volgende artikelserie:
Overstapservice - Introductie.
Het vervolg van deze artikelserie toont de mogelijkheden van het importeren die met behulp van diverse bestandsformaten (importsjablonen) aan Twinfield Boekhouden kunnen worden aangeboden.
Verder lezen?Ga dan verder naar het volgende artikel in de artikelserie 'Standaard importfuncties':
Welke bestandsformaten kan ik gebruiken voor het importeren van gegevens?Lees in de volgende artikelserie alles over het onderdeel Bestandsbeheer:
Handleiding bestandsbeheer H1 - Introductie
