Dit artikel is onderdeel van de artikelserie 'Standaard importfuncties'. Is dit de eerste keer dat je gegevens gaat importeren? Begin dan hier:
Standaard importfuncties - Introductie.
Aan de hand van door Twinfield beschikbaar gestelde importsjablonen, is het mogelijk om stamgegevens eenvoudig in de gewenste administratie in te lezen. Denk hierbij aan grootboekrekeningen maar ook aan relatiegegevens van debiteuren en crediteuren. Daarnaast zijn er ook sjablonen beschikbaar om journaalposten in de verschillende dagboeken van Twinfield binnen te halen. Twinfield ondersteunt voor de importfunctie de volgende dataformaten:
Bestandsformaat XLS(X)
Verreweg de meeste importsjablonen worden via de Knowledge Base aangeboden in het bestandsformaat van Excel (XLSX of XLS). In het artikel:
Hoe gebruik ik een Excel importsjabloon? wordt een uitgebreide beschrijving gegeven van de stappen die nodig zijn om aan de hand van een Excel-spreadsheet gegevens te importeren. Een overzicht van de beschikbare importsjablonen is hier te vinden:
Kan ik stamgegevens en boekingen importeren?Een eenvoudige manier om gegevens snel aan te vullen of te wijzigen, is door eerst een export te maken van bestaande gegevens uit Twinfield Boekhouden in de vorm van een spreadsheet-bestand. Het geëxporteerde bestand voldoet logischerwijs aan het standaardformaat en -opbouw om vervolgens weer als basis te dienen voor een 'nieuwe' import.
Maak bijvoorbeeld een export van de stamgegevens binnen een specifieke administratie en vul het bestand aan met behulp van de spreadsheet Excel. Sla het Excel-werkblad vervolgens op en importeer het bestand in de gewenste administratie van Twinfield Boekhouden. Zie eventueel ook het artikel:
Hoe kan ik mijn dimensiegegevens exporteren?
Bestandsformaat CSV
In Twinfield Boekhouden is het mogelijk om gegevens te importeren aan de hand van een CSV-bestand. De extensie *.CSV staat voor 'Comma Separated Values'. Het formaat betreft een eenvoudige specificatie van een tabelbestand waarbij de waarden (kolommen) van elkaar worden gescheiden door het scheidingsteken 'komma'. Overigens kan het scheidingsteken ook bestaan uit bijvoorbeeld een puntkomma of tab. In het algemeen kan het CSV-formaat ook worden gebruikt waar wij Excel importsjablonen met XLS(X) extensie aanbieden, mits de structuur (kolommen) van het importsjabloon wordt gerespecteerd. Is het importsjabloon in XLS(X)-formaat beschikbaar, dan is ons advies om van dit formaat gebruik te maken. Zie voor het lijstje met importsjablonen:
Kan ik stamgegevens en boekingen importeren?.
Het CSV-formaat wordt vaak ingezet om bankmutaties in te lezen. Naast de directe bankkoppeling, zoals beschikbaar voor ABN AMRO, ING, Knab en Rabobank, verdient het de voorkeur om banktransacties in Twinfield in te lezen aan de hand van de door de bank aangeboden MT940-bestanden. Zie voor meer informatie over deze optie het artikel:
Van welke banken kan ik een MT940 bestand importeren?Is het niet mogelijk om deze transacties te importeren aan de hand van een MT940-bestand, dan is het CSV-formaat een goed alternatief. Veelal is het mogelijk om bij de bank een CSV-bestand met de gewenste bankmutaties te downloaden. Twinfield beschikt standaard over een groot aantal voorgedefinieerde sjablonen om deze mutaties vanuit het CSV-formaat in te lezen. Mocht het gewenste standaardsjabloon ontbreken, creëer dan zelf een sjabloon dat vervolgens als basis dient voor toekomstige CSV-bestanden van de bank. Welke stappen hiervoor nodig zijn, is terug te vinden in het artikel:
Hoe kan ik een CSV sjabloon maken om een bankbestand in te lezen?
Bestandsformaat XML
Naast de genoemde importsjablonen (Excel) zijn gegevens ook via een XML-bestand in te lezen. Diverse voorbeelden van XML-bestanden zijn te vinden in de 'Twinfield API Documentation' (
https://accounting.twinfield.com/webservices/documentation/#/). In deze documentatie wordt aan de hand van bijvoorbeeld een functie (zoals 'Create Sales Transactions') uitgelegd wat de opbouw is van het XML-bestand om deze actie uit te voeren. Hieronder is een voorbeeld opgenomen van de inhoud van het genoemde XML-bestand.
Bron: https://accounting.twinfield.com/webservices/documentation/#/ApiReference/SalesTransactionsHoe kan ik een XML-bestand uploaden en importeren in Twinfield Boekhouden?Net zoals bij het importeren van een importsjabloon (Excel) verloopt de import van een XML via het onderdeel 'Bestandsbeheer'. Open Bestandsbeheer via het pictogram van het mapje in de blauwe balk boven in het scherm en volg de onderstaande stappen:
- Klik op [Uploaden...] in de sectie 'Mijn bestanden' voor het opzoeken van het bestand.
- Selecteer het XML-bestand en kies [Openen]. Het bestand is nu zichtbaar in de sectie 'Geselecteerde bestanden'.
- Klik vanuit de sectie 'Geselecteerde bestanden' nogmaals op [Uploaden] om het bestand toe te voegen aan bestandsbeheer. Het bestand verschijnt vervolgens in de sectie 'Mijn bestanden'.
- Klik vervolgens op het menu (icoontje) op de regel van het bestand om de actie 'Importeren' te selecteren.
- Het te importeren bestand wordt vervolgens beoordeeld waarna het venster 'Bestandsbeheer - Importeren' verschijnt. In de sectie 'Import' is automatisch het sjabloon 'XML importeren' ingevuld. Klik vervolgens op [Verwerken] om het bestand daadwerkelijk te importeren in de administratie.
Is de import afgerond, dan toont de regel van het geïmporteerde bestand het resultaat van de import in de vorm van een symbool (groen = geslaagd). Behalve dat het gekleurde symbool achter het geïmporteerde bestand is toegevoegd, is er onder het bestand ook een log aangemaakt.
Bij een niet geslaagde import geeft het logbestand informatie over de fout(en) in het bestand. Is de import succesvol, dan toont de log bijvoorbeeld de boekstuknummers waaronder de geïmporteerde regels zijn vastgelegd.
Let op: naast het importeren van stamgegevens, facturen en boekingen, is het aan de hand van een XML-bestand ook mogelijk om in een bulkactie stamgegevens te verwijderen! Zie voor meer informatie: Is het mogelijk meerdere grootboekrekeningen in één keer te verwijderen?Verder lezen?Ga dan verder naar het volgende artikel in de artikelserie 'Standaard importfuncties':
Standaard importfuncties - Hoe gebruik ik een Excel importsjabloon?
