In dit artikel lees je hoe onze overstapservice jouw helpt om de de boekhouding over te zetten uit een ander boekhoudpakket.
Een administratie laten converteren door een consultant. Wat zijn de mogelijkheden?
Het is mogelijk om een conversie door een consultant van Wolters Kluwer te laten uitvoeren. Dit kan handig zijn wanneer je een groot aantal administraties wilt converteren en de werkzaamheden liever uitbesteed. Wil je gebruik maken van een consultant? Ga dan naar deze pagina voor het aanvragen van een consultant: Hoe kan ik consultancy aanvragen? De consultant zal dan een intake met je inplannen. Zowel aan de intake als de daadwerkelijke opdracht zijn kosten verbonden.
Bepaal wat je wilt laten converteren.
Conversies worden onderverdeeld in Type A, B of C, afhankelijk van de gegevens. Type A zijn alleen stamgegevens, Type B is inclusief transacties, Type C is maatwerk. Meer over welk type geschikt is voor jouw situatie kan je lezen op Bepalen wat je wilt laten overzetten naar Twinfield
Ga hier direct naar het formulier om een conversie aan te vragen voor de conversietypen A & B. Type C kan via de accountmanager worden aangevraagd.
Het is eventueel ook mogelijk om zelf een administratie over te zetten door middel van onze conversietool.
Lees alles over deze optie in dit artikel: Conversietool - Introductie
Aanvragen
Hoe bereid ik me voor?
Een conversie wordt gedaan op basis van een auditfile. Elk boekhoudpakket is verplicht om een auditfile beschikbaar te kunnen stellen. Bij voorkeur werken wij met versies 2 of 3.0 of hoger. Bij twijfel altijd de hoogst mogelijke versie kiezen.
Overstappen naar Twinfield: wat kun je verwachten van een conversie uitgevoerd door Support?
Een overstap naar Twinfield begint met een conversie: het overzetten van je boekhoudgegevens uit een ander pakket naar Twinfield. Dit gebeurt via een auditfile, een standaardformaat ontwikkeld door de Belastingdienst. Omdat deze file beperkt is in wat het kan bevatten, is het belangrijk te weten wat er wel en wat niet wordt overgezet. Via een conversie Type C – maatwerk is soms meer mogelijk. Voor Type A en B wordt alleen het Twinfield sjabloon NLLEEG gebruikt, hier kunnen geen andere boekingen, grootboekrekeningschema's of andere data in aanwezig zijn voor de conversie of voor bevestiging van voltooiing.
Wat is een conversiedatum?
De conversiedatum is het moment waarop je stopt met boeken in je oude pakket en begint in Twinfield. Tussen het aanleveren van de auditfiles en het moment dat je administratie in Twinfield klaarstaat, kun je geen boekingen verwerken. Een goede planning voorkomt ontbrekende of dubbele administratie.
Tip: Ontkoppel op de conversiedatum alle gekoppelde software om fouten of ontbrekende data te voorkomen.
Wat wordt er overgezet?
- Transacties: Alle boekingen worden in Twinfield geplaatst in het dagboek CONV. Als beschikbaar, worden ook het oorspronkelijke dagboek, boekingsnummer, deb- crediteurennummer factuurnummer en de eerste 40 tekens van de omschrijving meegenomen (in vrije tekstvelden).
- Grootboekniveau: Alleen boekingen op grootboekrekeningen worden overgezet. Subadministraties (zoals klant- of leveranciersspecificaties) worden niet meegenomen, tenzij je kiest voor een maatwerkconversie (type C).
- Openstaande posten: We gaan uit van één actuele lijst. Deze bevat ook posten uit eerdere jaren. Je hoeft dus geen aparte lijsten per boekjaar aan te leveren. We boeken deze posten van de grootboekrekening debiteuren/crediteuren naar dezelfde rekening, maar dan met relatie. Het saldo op de grootboekrekening blijft gelijk maar je hebt daarmee een openstaande post.
- Btw: In Twinfield wordt de btw-aangifte automatisch samengesteld op basis van de btw-code waarop een bedrag is geboekt. Dit betekent dat de btw-code zelf bepalend is voor de aangifte, niet het grootboek waarop geboekt wordt.
Bij een conversie via een auditfile worden echter alleen boekingen op grootboekniveau overgenomen. Een btw aangifte kan dus niet op basis van geconverteerde data. Zorg er dus voor dat de aangifte btw in de bron administratie wordt gedaan tot de conversiedatum.
- Jaarafsluiting: In sommige softwarepakketten worden er nog mutaties geboekt op het moment dat er hiervoor een actie wordt ondernomen. Goed dus om eerst dat te doen alvorens de auditfile te draaien.
- Stamgegevens:
- Debiteuren/crediteuren: NAW-gegevens worden meestal goed overgenomen. Instellingen zoals kredietlimieten of bankgegevens kunnen afwijken of ontbreken, vooral bij buitenlandse rekeningen.
- Grootboekrekeningen: Worden 1-op-1 overgenomen, inclusief eventuele fouten uit het bronsysteem. Correcties (zoals het omzetten van een winst-en-verliesrekening naar een balansrekening) moeten ná de conversie handmatig worden geboekt.
Wat doen we niet automatisch?
- Omnummeren van rekeningen gebeurt pas ná de conversie, op verzoek.
- Conceptboekingen of niet-definitieve data worden soms niet meegenomen. Controleer dus goed wat je exporteert (auditfile) uit je bronpakket.
Tot slot
Een conversie is een technisch proces met duidelijke grenzen. Door vooraf goed te plannen en de juiste bestanden aan te leveren, zorgen we samen voor een soepele overstap naar Twinfield.
