In deze artikelserie worden algemene boekhoudtermen toegelicht.
Begrippenlijst A t/m D
Van kolommenbalans en jaarsuppletie, tot bankkoppeling en RGS. Als ondernemer heb je te maken met veel financiële en/of boekhoudkundige vaktermen. Wij hebben er zoveel mogelijk voor je op een rij gezet inclusief een duidelijke uitleg van deze terminologie.
Klik op één van de onderstaande termen om de definitie te bekijken!
Andere delen in deze serie:
Administratie
Wat is een administratie?
Een (zakelijke) administratie is een geordende verzameling van alle gegevens en documenten die te maken hebben met een organisatie. Denk aan contracten, verzekeringspolissen, kilometerregistratie, urenregistratie, salarisadministratie, etc. In Twinfield Boekhouden is een administratie de boekhouding: de financiële administratie van een organisatie en dit is een onderdeel van de volledige administratie.
Zie eventueel ook: Wat is het verschil tussen een boekhouding en een administratie?
Wat valt onder een administratie?De administratie kan de volgende gegevens bevatten:
- Financiële administratie (= boekhouding)
- verkoopfacturen
- inkoopfacturen en bonnetjes zakelijke aankopen
- bankafschriften van zakelijke rekeningen(en)
- kasadministratie
- belastingaanslagen en -aangiftes (omzet-, inkomsten-, vennootschapsbelasting)
- Klantenadministratie
- Reiskostenadministratie
- Urenregistratie
- CRM-administratie
- Salarisadministratie
- Personeelsadministratie
- Voorraad administratie
- Jaarrekeningen
- Zakelijke documenten zoals offertes; zakelijke correspondentie inclusief e-mail; contracten zoals huur; lease; verhuur; koop; samenwerkingen en projecten; KvK-documenten; verzekeringspolissen; beheer inloggegevens
Waarom een administratie bijhouden?Als organisatie is het bijhouden en het 7 tot 10 jaar bewaren van een controleerbare administratie verplicht om o.a. btw te kunnen betalen. Een goede financiële administratie vormt hiervoor de basis waar de Belastingdienst wettelijke eisen aan stelt. Zo moet uit de administratie duidelijk blijken hoeveel btw je moet betalen en hoeveel btw je van de Belastingdienst terugvraagt. Hoe je de administratie precies inricht is verder niet aan regels gebonden, zolang de gegevens die nodig zijn voor de btw-aangifte en voor opgaaf ICP eenvoudig terug te vinden zijn. Van overheidswege worden echter wel steeds meer verplichtingen opgelegd waar je met een offline administratie of een niet goed geordende administratie, niet of nauwelijks meer aan kunt voldoen. Denk daarbij aan je fiscale bewaarplicht, e-factureren en de privacyregels rondom GDPR. Daarnaast is een overzichtelijke administratie essentieel om het reilen en zeilen van een organisatie inzichtelijk te maken. Online boekhoudpakketten bieden daarbij uitkomst waardoor alle administratieve gegevens eenvoudig toegankelijk worden, alles netjes bewaard blijft conform de laatste wet- en regelgeving en er realtime rapportages gegenereerd kunnen worden waarmee op directieniveau bedrijfseconomische beslissingen genomen kunnen worden.
Wat is verplicht om bij te houden in je financiële administratie?Om btw te kunnen betalen, verplicht de Belastingdienst je om in de financiële administratie per aangiftetijdvak minimaal de volgende overzichten bij te houden:
- uitgaande facturen (bij factuurstelsel)
- inkomsten (bij kasstelsel)
- ontvangen facturen
- privégebruik van goederen en diensten
- verschillende btw-tarieven
Afletteren
Door regelmatig af te letteren blijft de openstaande postenlijst actueel. Voorbeeld: een verkoopfactuur leidt tot een openstaande post. De openstaande postenlijst toont alle nog niet betaalde facturen. Na betaling van de klant per bank is de ontvangst bijgeschreven op de bank en zichtbaar in de banktransacties.
Door de ontvangen betaling in het bankafschrift te koppelen aan de verkoopfactuur zal de verkoopfactuur verdwijnen uit de openstaande postenlijst. Het koppelen van een ontvangen betaling in een bankafschrift aan een verkoopfactuur heet "afletteren". Bij inkoopfacturen worden de betalingen gekoppeld.
Waarom heet het "afletteren" en niet "koppelen"? Voordat de boekhouding digitaal werd gedaan, schreven boekhouders op beide documenten een cijfer/letter om aan te geven dat deze bij elkaar hoorden, vandaar het werkwoord ‘afletteren’. Synoniemen zijn afvinken, afpunten en matchen.
Afletteren in Twinfield BoekhoudenWist je dat Twinfield snel kan herkennen welke facturen bij een bankafschrift horen? Dit bespaart je een hoop. Deze artikelserie geeft een uitleg over de functie Afletteren:
Handleiding afletteren H1 - Introductie
Afschrijven
Afschrijven is het boekhoudkundig over een aantal jaren verdelen van de aanschafkosten van bedrijfsmiddelen, vaste activa, inclusief de bijkomende kosten voor het gebruik van die bedrijfsmiddelen zoals aankoopkosten (bijvoorbeeld notariskosten) en installatiekosten, minus eventuele kortingen en subsidies.
Waarom afschrijven?Vaste activa gaan langer dan een jaar mee. Om te voorkomen dat alle kosten in het jaar van aanschaf geboekt worden, worden de kosten over het aantal jaren dat je het activum gebruikt verspreid. Het verspreiden van de kosten heet afschrijven.
De meest gebruikte methode om af te schrijven is de lineaire methode waarbij je per jaar een vast percentage van het verschil tussen de aanschafkosten en de restwaarde afschrijft, conform de formule: afschrijving = (aanschafkosten – restwaarde) / vermoedelijke gebruiksduur.
Afschrijven in Twinfield BoekhoudenTwinfield biedt een prachtige module:
Vaste activa - Getting started
Audit trail
Een ‘audit trail’, letterlijk vertaald ‘controlespoor’, is een administratief spoor waarlangs je binnen een organisatie tot aan de bron kunt achterhalen hoe en door wie een mutatie of transactie tot stand is gekomen. Met een audit trail is te controleren of een mutatie of transactie geautoriseerd heeft plaatsgevonden of dat er eventueel sprake is van fraude. Zo is het verplicht om tegenover iedere betaling administratief een factuur en een levering vast te leggen. Onder meer eist de Belastingdienst dit van ondernemers omwille van hun fiscale bewaarplicht en belastingheffingen. Daarnaast is het beschikbaar hebben van audit trails binnen een organisatie van belang voor toezichthouders zoals De Nederlandsche Bank (DNB) en de Autoriteit Financiële Markten (AFM), accountants en intern controlerende afdelingen. Twinfield houdt automatisch een audit trail bij voor crediteuren.
Lees er meer over in dit artikel:
Beschikt Twinfield Boekhouden over een Audit Trail?
Balans
De balans van de boekhouding is een momentopname van een organisatie, of particulier, in de vorm van een kolommenoverzicht met enerzijds (links/debet) de waarde van alle bezittingen zoals tegoeden, gebouwen en goederen (activa), en anderzijds (rechts/credit alle bronnen waarmee de betreffende bezittingen zijn gefinancierd (passiva), zoals het eigen vermogen (bank, kas) en het vreemd vermogen (geleend geld, schulden). De activa is onder te verdelen in twee soorten: vaste activa en vlottende activa.
Waarvoor dient een balans?
De balans helpt om overzicht te houden in de bedrijfsvoering. Door periodiek bijvoorbeeld elke maand of eens per kwartaal een balans op te maken, maak je inzichtelijk hoe een bedrijf zich ontwikkelt en verkrijg je een indicatie van het vermogen op een bepaalde datum (de balansdatum, meestal aan het einde van een boekjaar op 31 december). Het verschil tussen de bezittingen en de schulden (het saldo) is het eigen vermogen.
Bankieren
Wat wordt verstaan onder bankieren?
Bankieren is een werkwoord dat is afgeleid van het woord ‘bank’. Bankieren staat voor: het regelen van geldzaken met een bank of financiële instelling. Bankieren is een algemeen begrip waar diverse andere, specifiekere begrippen onder vallen zoals thuisbankieren, telebankieren, e-bankieren, internetbankieren en online bankieren. Vandaag de dag zijn de termen ‘internetbankieren’ en ‘online bankieren’ meer gangbaar, waarmee wordt bedoeld ‘het via internet regelen van geldzaken met een bank of financiële instelling’. Met internetbankieren heb je direct toegang tot je bankrekening en kun je met giraal geld girale betalingen doen, dat wil zeggen dat het geld als een tegoed van de ene naar de andere bankrekening wordt overgeschreven zonder dat het geld eerst in contanten wordt omgewisseld. Vanaf 1990 kan dat ook in winkels door te pinnen, dat wil zeggen door af te rekenen met je betaalpas. En eind 2005 werd daar in Nederland iDEAL als een nieuwe betaalstandaard aan toegevoegd voor directe betalingen via internet voor bijvoorbeeld het online kunnen afrekenen in webshops.
Bankkoppeling
Een bankkoppeling is een koppeling tussen de bank en Twinfield. De bank gebruikt deze koppeling om bankafschriften automatisch door te sturen naar Twinfield. Hierdoor staan bankafschriften dagelijks automatisch in Twinfield en kun je meteen aan de slag om ze te verwerken. Dit bespaart een hoop tijd en voorkomt fouten, want de afschriften hoeven dus niet meer elke keer opnieuw te worden gedownload bij de bank.
Lees in deze artikelserie hoe je zelf eenvoudig een bankkoppeling kunt opzetten: Bankkoppeling - Introductie
Belastingaangifte
Ondernemers en particulieren hebben de plicht om voor één of meer belastingsoorten zelf bij de Belastingdienst aan te geven wat de belastingschuld is. Er zijn twee soorten belastingen waarvoor aangifte verplicht is:
- Aanslagbelastingen zoals de jaarlijkse inkomsten- en de vennootschapsbelasting
- Aangiftebelastingen zoals de loonbelasting, de dividendbelasting en de omzetbelasting die je jaarlijks, maandelijks of ieder kwartaal moet doen.
Bij aanslagbelastingen ontvang je een belastingaanslag waarin de Belastingdienst de belastingschuld vaststelt waarvoor je aangifte slechts een hulpmiddel is en waarbij je formeel de belasting pas verschuldigd bent nadat je de aanslag opgelegd hebt gekregen. Bij aangiftebelastingen zoals de loonbelasting, de dividendbelasting en de omzetbelasting, is de aangifte die jezelf doet de grondslag voor je belastingschuld en moet je de btw die je verschuldigd bent direct na je aangifte aan de Belastingdienst betalen. Als particulier betaal je loonheffing en sociale premies mogelijk automatisch via inhouding op je loon, je uitkering of je pensioen. Belastingaangifte kan online via Mijn Belastingdienst maar ook met de aangifte-app, rechtstreeks vanuit de boekhoudsoftware waarmee je werkt of nog steeds via een formulier op papier.
Bewaarplicht
De bewaarplicht is de wettelijke fiscale verplichting die je als ondernemer in Nederland hebt om je administratie minimaal zeven jaar te bewaren. Zodanig, dat inspecteurs van de Belastingdienst je administratie tot zeven jaar terug binnen een redelijke termijn eenvoudig moeten kunnen controleren. Bijvoorbeeld omdat de Belastingdienst ingediende aangiften verdacht vindt of een onderzoek verricht bij iemand uit je zakelijke netwerk. Je moet als ondernemer conform de voorwaarden die de Belastingdienst stelt, op de eerste plaats alle basisgegevens van je administratie zeven jaar bewaren, dat zijn:
- het grootboek
- de debiteuren- en crediteurenadministratie
- de in- en verkoopadministratie en
- de loonadministratie
Naast deze basisgegevens, zijn er nog gegevens met betrekking tot onroerende zaken die tien jaar bewaard moeten blijven. Als het gaat om andere gegevens die van belang zijn voor de bewaarplicht, kunnen er met de Belastingdienst ook speciale afspraken gemaakt worden over eventuele kortere bewaartermijnen. Die afspraken verlopen veelal via accountantskantoren die deze afspraken voor al hun klanten maken.
Boekhouden
Boekhouden is het verplicht en structureel binnen je organisatie vastleggen van je financiële inkomsten, uitgaven en vermogenspositie. Dit doe je door o.a. alle ontvangen en verstuurde facturen, rekeningen en bonnen vast te leggen waardoor je in je boekhouding precies ziet welke omzet en welke kosten er intern gemaakt worden, welke investeringen er gedaan zijn en hoe de organisatie er financieel voor staat via een winst- en verliesrekening. Boekhouden dient twee hoofddoelen 1) het inzichtelijk maken van de financiële positie van je organisatie op basis waarvan je bedrijfseconomische beslissingen kunt nemen en 2) het verplicht afleggen van verantwoording aan de Belastingdienst waarvoor je belastingaangiftes moet kunnen doen en waarbij je eventueel in aanmerking komt voor regelingen voor belastingaftrek.
Waarvoor dient boekhouden?
Boekhouden is voor elke ondernemer belangrijk omdat je de financiële huishouding van je bedrijf moet kunnen verantwoorden aan de Belastingdienst. Daarnaast geeft boekhouden inzicht in de bedrijfsvoering. Het helpt je om goede keuzes te maken voor de continuïteit van je onderneming.
Verplicht bijhouden van een boekhouding
Inspecteurs van de Belastingdienst moeten de administratie binnen een redelijke termijn eenvoudig kunnen controleren. Als je boekhouding niet volledig is en/of niet binnen een redelijke termijn te controleren is of als je jouw boekhouding niet lang genoeg bewaart, kan dit gevolgen hebben.
Wat is online boekhouden?
Online boekhouden is het via internet bijhouden van je financiële administratie met behulp van een online boekhoudprogramma. Twinfield is zo'n online boekhoudprogramma.
Wat zijn de voordelen van online boekhouden?
Door je boekhouding online in Twinfield bij te houden, staat je boekhouding niet langer lokaal op een computer of in ordners in de kast, maar in de cloud op internet. Op deze manier staat je boekhouding op een veilige plaats en hoef je je niet langer zorgen te maken over de (nieuwste) wet- en regelgeving en de veiligheid van al je data, inclusief die van je klanten. Ook heb je overal ter wereld en op elk moment inzicht in je boekhouding en worden er dagelijks backups gemaakt.
Daarnaast kun je automatisch facturen en bankafschriften inboeken en kun je diverse andere administratieve handelingen vereenvoudigen via koppelingen (API’s) met andere systemen. Denk bijvoorbeeld aan koppelingen met je bank, je CRM-pakket en een app voor het inscannen van facturen en bonnen. Online boekhouden met Twinfield helpt je om boekhoudkundige routine-taken voor een groot gedeelte te automatiseren zodat je je tijd aan andere dingen kunt besteden.
Samengevat, werk je door online te boekhouden doorgaans:
- slimmer omdat je diverse rapportages kunt genereren
- eenvoudiger, vaker en sneller doordat je veel handelingen automatiseert
- realtime ongeacht plaats en tijd omdat je altijd via internet toegang hebt
- betrouwbaarder op basis van bijgewerkte cijfers
- veilig versleuteld en backups in de cloud door de softwareleverancier
- makkelijker samen met je accountant, financiële afdeling en/of andere collega’s
- efficiënter door softwarekoppelingen met o.a. je bank, je CRM-pakket, etc.
- toekomstgericht conform de nieuwste wet- en regelgeving van o.a. de Belastingdienst
- milieuvriendelijker op afstand en zonder papier
Btw
Btw staat voor Belasting Toegevoegde Waarde en dit is de belasting die ondernemingen betalen over de omzet. Ook wel omzetbelasting genoemd. Btw is een belangrijke inkomstenbron voor de overheid waarvoor op elk product en dienst een heffing wordt opgelegd. De btw die je als ondernemer moet betalen, bereken je door aan je klant. Dit doe je door een btw-percentage op je verkoopprijs extra te rekenen. Na ontvangst draag je de btw af aan de Belastingdienst. In de meeste gevallen ben je als ondernemer dus slechts een doorgeefluik en drukken btw-betalingen niet op je omzet of winst. De meeste ondernemers moeten btw betalen, sommige ondernemers komen echter in aanmerking voor belastingvermindering en er zijn nog meer uitzonderingen waardoor je vrijgesteld kunt zijn van de btw-plicht. Er gelden verschillende btw-tarieven voor verschillende groepen producten en diensten. Dit zijn er drie, te weten: 0%, 9% en 21%.
Btw-aangifte doenOm het btw-bedrag te bepalen dat je verschuldigd bent, ben je verplicht maandelijks, ieder kwartaal of jaarlijks btw-aangifte te doen. Btw die je zelf betaald hebt over zakelijke kosten, mag je aftrekken van de omzetbelasting die je verschuldigd bent. Dit verreken je op je aangifte. De btw die je uiteindelijk verschuldigd bent aan de Belastingdienst, betaal je ook maandelijks, elk kwartaal of jaarlijks, direct nadat je je btw-aangifte hebt ingediend.
Btw in Twinfield:
Handleiding btw H1 - Introductie
Budgetteren
Budgetteren – oftewel begroten, beramen of het opmaken van een zakelijke begroting – is het maken van een jaarlijkse prognose waarmee je als organisatie een realistisch beeld schetst van de financiële resultaatverwachtingen. Het budget of de begroting vormt zo een financieel overzicht van de inkomsten en uitgaven van de onderneming waarin beoogde doelen (targets) en ambities worden vastgesteld die het komende jaar in het verlengde van de strategische organisatiedoelstellingen moeten worden gerealiseerd. Met een budget is het mogelijk om gedurende het jaar periodiek de werkelijke financiële situatie (in- en uitgaven) van een organisatie te controleren en bij te sturen als de doelstellingen uit het budget niet gerealiseerd dreigen te worden. Tijdens het budgetteren stel je doelen en maak je inschattingen van bijvoorbeeld de omzet, inkomsten, uitgaven, inkoopkosten, investeringen, financiering, etc.
Budgetteren in TwinfieldBudgetten - IntroductieIs er een handleiding voor de rapporten?
CRM
CRM staat voor Customer Relationship Management: het managen van klantrelaties. CRM wordt veelal geautomatiseerd in een CRM-softwarepakket waarin enerzijds alle klant- en relatiegegevens centraal opgeslagen worden en waar anderzijds deze database toegankelijk wordt voor ieder voor wie dat intern in een organisatie van toepassing is. Zo kunnen zowel de accountmanager als de medewerker van support en de receptionist in hetzelfde CRM-systeem teruglezen wie de klant is, wat hij of zij gekocht heeft en wanneer er bijvoorbeeld eerder contact is geweest waarover. CRM biedt zo organisaties de mogelijkheid om met grote hoeveelheden klantdata steeds persoonlijker met klanten te communiceren en om dit klantcontact tegelijkertijd te intensiveren, te verdiepen en efficiënter te onderhouden. Het biedt de mogelijkheid om (potentiële) klanten een zo optimaal mogelijke beleving te bieden, op zoveel mogelijk ‘touchpoints’ (contactmomenten) die een klant met de organisatie heeft. Met een CRM-pakket wordt het makkelijker om onder andere proactief marketingcampagnes en -acties te initiëren en biedt zo strategische ondersteuning aan marketing en verkoop.
Wolters Kluwer biedt Alure Online Practice Management, een pakket voor CRM, tijdregistratie, facturering en documentmanagement, planning en boekhouding. Perfect afgestemd op financiële toepassingen.
Lees er alles over op:
https://www.wolterskluwer.com/nl-nl/solutions/alure-online-practice-management
