Betalen & incasseren - Een incasso is mislukt. Wat kan ik doen?

Dit artikel is onderdeel van de artikelserie Betalen & incasseren. Is dit de eerste keer dat je deze module gebruikt? Begin dan hier: Betalen & incasseren - Introductie

Het kan voorkomen dat de bank niet alle incasso's uit het incassobestand goed heeft kunnen uitvoeren. Stel dat je de bank de opdracht hebt gegeven om 10 incasso's uit te voeren, maar de bank heeft er maar 7 kunnen uitvoeren.

Enkele redenen voor het niet goed kunnen uitvoeren van de incasso kunnen zijn:

• De incasso is mislukt vanwege het doorgeven van een verkeerd bankrekeningnummer.
• De klant heeft de incasso geweigerd.
• De klant heeft een aantal dagen na de incasso het geïncasseerde bedrag teruggeëist. Het terugstorten van een eerder geïncasseerd bedrag wordt storneren genoemd. Een ander woord hiervoor is storno.

 

Wat kan ik doen?

Het is van belang dat je bekend met hoe een boeking er uit ziet, fase 4 van de incassoronde, en dat je weet wat een end-to-end-ID is. Dit wordt hier uitgelegd: Betalen & incasseren - Het boeken van een betaal- of incassoronde

De bank zal op het bankafschrift alle 10 de incasso's tonen als ontvangen bedragen. De bank kan dit als 10 aparte bedragen op het bankafschrift vermelden, maar ook als één totaalbedrag. Vervolgens zal de bank elke mislukte incasso als betaling op het bankafschrift vermelden.

Zie de boekingsgang hieronder ter voorbeeld. Het toont het incassoproces voor 3 incasso's. Van deze 3 incasso's is factuurnummer 580 geslaagd, factuurnummer 581 mislukt en factuurnummer 582 gestorneerd. In deze boekingsgang is bij het betaaltype gekozen voor Detail en wordt er gebruik gemaakt van een tussenrekening. In dit artikel wordt uitgelegd wat de verschillende manieren zijn om te incasseren: Betalen & incasseren - Instellen hoe je facturen wilt incasseren

Doordat mislukte en gestorneerde incasso's op het bankafschrift eerst binnenkomen als ontvangen bedrag en daarna als betaald bedrag verandert er niets aan het saldo van de bankrekening. Houdt er rekening mee dat de ontvangst en de betaling op hetzelfde bankafschrift kunnen staan, maar dat het ook mogelijk is dat ze op verschillende bankafschriften staan. Soms kan er zelfs een paar dagen tussen zitten.

De bank vermeld per mislukte en gestorneerde incasso een transactiefoutcode. De foutcode vertelt wat er fout is gegaan tijdens de incasso. Ga voor meer informatie over de foutcodes naar: Betalen & incasseren - Welke transactiefoutcodes zijn er?

De foutcode staat op een verborgen plek in het bankafschrift, dus je kunt de foutcode nog niet zien tijdens het verwerken van het bankafschrift. Twinfield herkent de foutcode echter wel automatisch.

Als je het bankafschrift in Twinfield opent, zul je zien dat er bij de betaalde bedragen automatisch al een grootboekrekening is ingevuld. Dit is de grootboekrekening die je hebt ingesteld voor mislukte, geweigerd of gestorneerde incasso's in het bankdagboek. In dit artikel wordt uitgelegd hoe dit wordt ingesteld: Betalen & incasseren - Bankrekening(en) vastleggen in een bankdagboek

Voor een goede verwerking van mislukte, geweigerde en gestorneerde incasso's is het belangrijk dat je de grootboekrekeningen die automatisch door Twinfield zijn ingevuld niet wijzigt.

Wanneer je het bankafschrift boekt, worden de betaalde bedragen op de grootboekrekening voor mislukte, geweigerde en gestorneerde incasso's geboekt. Vervolgens zal Twinfield automatisch voor elke mislukte, geweigerde en gestorneerde incasso ook een boeking aanmaken in het dagboek Bankverwerkingsinformatie.

Er wordt één boeking aangemaakt per incasso. De code van dit dagboek is PAYRESULTS. De PAYRESULTS-boekingen vind je na het boeken van het bankafschrift bij de conceptboekingen. De PAYRESULTS-boeking boekt het betaalde bedrag weer over vanaf de grootboekrekening voor mislukte, geweigerde of gestorneerde incasso's naar de grootboekrekening Debiteuren onder vermelding van de debiteurcode.

In de omschrijving van elke PAYRESULTS-boeking wordt het end-to-end-ID en de transactiefoutcode vermeld. Op deze manier kun je per PAYRESULTS-boeking zien om welke factuur het gaat en waarom de incasso's mislukt, geweigerd of gestorneerd is.

Als laatste wordt de afletterstatus van de oorspronkelijke boeking in het dagboek Verkoop (VRK) weer op Beschikbaar gezet. Dit zorgt ervoor dat de verkoopfactuur weer als openstaande post zichtbaar wordt op de openstaande postenlijst van de betreffende debiteur. De oorspronkelijke VRK-boeking kan nu indien gewenst weer worden meegenomen in een nieuwe incassoronde.

Na het boeken van het bankafschrift ziet de boekingsgang er zo uit:

 

Er gaat iets fout bij het aanmaken van een PAYRESULTS-boeking. Wat kan ik doen?

In dit artikel wordt de oorzaak en oplossing gegeven voor veelvoorkomende vragen over PAYRESULTS-boekingen: Er gaat iets fout bij het aanmaken van een PAYRESULTS-boeking. Wat kan ik doen?