Dit artikel is onderdeel van de artikelserie Betalen & incasseren. Is dit de eerste keer dat je deze module gebruikt? Begin dan hier:
Betalen & incasseren - IntroductieDit artikel is een aanvulling op dit artikel:
Betalen & incasseren - Een incasso is mislukt. Wat kan ik doen?Hieronder staan veelgestelde vragen over PAYRESULTS-boekingen:
In dit artikel wordt uitgelegd welke grootboekrekeningen ingesteld moeten worden in het bankdagboek voor het maken van de PAYRESULTS boekingen:
Bankrekening(en) vastleggen in een bankdagboekWanneer niet alle grootboekrekeningen zijn ingevuld, dan zullen er geen PAYRESULTS-boekingen worden aangemaakt na het boeken van een bankafschrift. Stel als eerst alle grootboekrekeningen in bij het bankdagboek.
Heb je het bankafschrift al geboekt en staat het bankafschrift nog als conceptboeking in de administratie? Verwijder dan de conceptboeking die voor het bankafschrift is aangemaakt. Het bankafschrift wordt dan teruggeplaatst bij Kas & Banken > Bankafschriften. Je kunt daarna het bankafschrift opnieuw boeken. Als je de grootboekrekeningen inmiddels hebt ingesteld, zullen de PAYRESULTS-boekingen dit keer wel aangemaakt worden.
Heb je het bankafschrift al geboekt en staat het bankafschrift als een definitieve boeking in de administratie? Het is dan niet meer mogelijk om de PAYRESULTS-boekingen voor dit bankafschrift aan te maken. Je zult de boekingen die gewoonlijk automatisch worden aangemaakt in het dagboek PAYRESULTS nu handmatig moeten invoeren via bijvoorbeeld het dagboek Memoriaal. Indien gewenst kun je de memoriaalboeking daarna weer meenemen in een nieuwe incassoronde.
Extra controlestapGa naar Kas & Banken > Historie en zet het filter Actie op Verwerkingsinformatie mislukt en het filter Afschriftdatum op de filter van het bankafschrift. Controleer of je hier een foutmelding ziet staan.
Wanneer een PAYRESULTS-boeking wordt aangemaakt, wordt het end-to-end-ID dat de bank heeft doorgegeven aan Twinfield in het veld Omschrijving geplaatst. Vervolgens zoekt Twinfield naar een INCASSO-OW-boeking met hetzelfde end-to-end-ID.
Als er geen INCASSO-OW-boeking kan worden gevonden met hetzelfde end-to-end-ID, dan wordt het bedrag dat hoort bij de incasso geboekt op een uit te zoeken postenrekening. Mogelijke oorzaak hiervoor kunnen zijn:
- Er is een incassoronde vanuit Twinfield aangemaakt voor de betreffende incasso, maar het incassobestand van deze incassoronde is niet geüpload bij de bank. In plaats daarvan is de opdracht voor incasso op een andere manier doorgegeven aan de bank.
- Er is geen incassoronde vanuit Twinfield aangemaakt voor de betreffende incasso. De opdracht voor incasso's wordt buiten Twinfield om doorgegeven aan de bank.
Als er twee (of meer) INCASSO-OW-boekingen gevonden worden met hetzelfde end-to-end-ID, dan wordt het bedrag dat hoort bij de incasso ook geboekt op een uit te zoeken postenrekening.
De reden hiervoor heeft te maken met hoe het incassoproces in Twinfield is ingericht. Wanneer je tijdens fase 4 van de incassoronde gaat boeken, wordt er een INCASSO-OW-boeking aangemaakt met daarin een end-to-end-ID. Mocht je daarna de incassoronde terugdraaien, dan wordt er een tweede INCASSO-OW-boeking aangemaakt om de eerste boeking weer tegen te boeken. Beide boekingen hebben hetzelfde end-to-end-ID.
Na het terugdraaien van de incassoronde wordt de oorspronkelijke boeking in het dagboek Verkoop weer teruggeplaatst op de openstaande postenlijst van de klant. De twee INCASSO-OW-boekingen worden daarna tegen elkaar afgeletterd. Dit proces wordt in detail uitgelegd in dit artikel:
Het boeken van een betaal- of incassorondeAls er tijdens het aanmaken van de PAYRESULTS-boeking twee INCASSO-OW-boekingen met hetzelfde end-to-end-ID worden gevonden, gaat Twinfield er vanuit dat de incassoronde is teruggedraaid en dat de oorspronkelijke boeking in het dagboek Verkoop dus al tijdens het terugdraaien weer was opengezet als openstaande post.
Omdat Twinfield deze situatie niet had verwacht, wordt de mislukte, geweigerde of gestorneerde incasso geboekt op een uit te zoeken postenrekening.
Mogelijke oorzaak hiervoor kunnen zijn:
- Je hebt een incassoronde aangemaakt en het incassobestand geüpload bij de bank. Vervolgens heb je de incassoronde teruggedraaid. Daarna heeft de bank de incasso's uitgevoerd en teruggekoppeld via het bankafschrift.
- Een ander softwarepakket heeft een koppeling naar Twinfield gebouwd. Vanuit het andere pakket start je een incassoronde in Twinfield. In plaats van de end-to-end-ID's te gebruiken die Twinfield hanteert, geeft het andere pakket aan Twinfield de opdracht om andere end-to-end-ID's te gebruiken. De incasso van een factuur die is meegenomen in een eerste incassoronde mislukt, dus je start vanuit het andere pakket een tweede incassoronde. Dezelfde factuur wordt opnieuw door de bank geïncasseerd en opnieuw mislukt de incasso. Het andere pakket heeft tijdens de eerste en tweede incassoronde hetzelfde end-to-end-ID gebruikt voor de factuur. Er zijn nu dus twee INCASSO-OW-boekingen aanwezig in de administratie met hetzelfde end-to-end-ID.
Stel dat je een bankafschrift boekt waar een mislukte, geweigerde of gestorneerde incasso in staat. Er wordt dan tijdens het boeken van het bankafschrift een PAYRESULTS-boeking aangemaakt. Als je vervolgens bij kijkt bij Financiële professionals > Boekingen > Conceptboekingen, zie je het bankafschrift en de PAYRESULTS-boeking staan.
Als je daarna het bankafschrift verwijderd bij de conceptboekingen terwijl je de PAYRESULTS-boeking laat staan, dan wordt het bankafschrift teruggezet bij Kas & Banken > Bankafschriften. Als je vervolgens het bankafschrift opnieuw boekt, wordt het bankafschrift weer teruggezet bij de conceptboekingen en zal er een tweede, identieke PAYRESULTS-boeking zijn aangemaakt.
De extra PAYRESULTS-boekingen kun je gewoon verwijderen via de conceptboekingen.
De PAYRESULTS-boeking is gekoppeld aan het bankafschrift waardoor het is aangemaakt. Zodra je het betreffende bankafschrift definitief maakt, zal de PAYRESULTS-boeking automatisch ook definitief gemaakt worden.
