Vaste activa - Excel-bestand voor activaconversie gebruiken

Dit artikel is onderdeel van de artikelserie Vaste activa. Is deze module nieuw voor je? Begin dan hier: Vaste activa - Introductie

In dit artikel lees je over het converteren van activa via een Excel-bestand. Lees eerst dit artikel voordat je aan de slag gaat met het Excel-bestand: Een bestaand activum toevoegen (activa-conversie)

Er zijn twee soorten Excel-bestanden voor de activa-conversie. De eerste is voor het aanmaken van de stambestanden en de tweede voor het importeren van de waarden. Je maakt dus eerst de activa aan in de administratie en voegt pas later de waarden toe.



Nadat je op één van de twee knoppen in de schermafdruk hierboven hebt geklikt, zie je dit scherm:



Download eerst het Excel-sjabloon door op de blauwe tekst Excel te klikken in de schermafdruk hierboven. Vervolgens kun je het Excel-sjabloon invullen en daarna weer uploaden door op de knop Selecteer bestand te klikken. De import start daarna meteen automatisch.

Goed om te weten: Staat de taal van je Twinfield gebruiker op Nederlands ingesteld? Dan krijg je bij het downloaden van het sjabloon een Nederlands sjabloon. Als je een Nederlands sjabloon importeert terwijl je Twinfield gebruiker op de Engelse taal staat ingesteld, dan krijg je een foutmelding. Hetzelfde geldt ook andersom.

Hieronder in dit artikel lees je hoe je beide Excel-sjablonen kunt invullen:

• Importeren activa stambestanden (AssetMasters (Template).xlsx)
• Importeren waarden (AssetValues (Template.xlsx)

 

Importeren activa stambestanden

Het Excel-sjabloon voor het importeren van de activa stambestanden heet AssetMasters (Template).xlsx. Dit bestand heeft twee tabbladen, namelijk Activa conversie en Activa.

Het tabblad Activa conversie

Dit tabblad moet verplicht ingevuld worden. Je hoeft slechts één regel in te vullen.
 

Kolom___________________________	Toelichting
Administratie code	Vul hier de administratiecode van de administratie waarvoor de activa geïmporteerd moeten worden. Per administratie moet een apart Excel-bestand worden ingelezen.
Conversie transactie datum	Vul hier de gewenste conversiedatum in. De opbouw van het veld is: JJJJMMDD
Conversie transactie periode	Vul hier de gewenste conversieperiode in. De opbouw van het veld is: JJJJ/MM
Tussenrekening (conversie rekening)	Vul hier de tussenrekening in voor de conversie.
Periode laatste afschrijving	Geef hier de periode in waar voor het laatst is afgeschreven. De opbouw van het veld is: JJJJ/MM

Het tabblad Activa

In dit tabblad geef je de stamgegevens op voor de activa die je wilt aanmaken.

Goed om te weten: In de tabel hieronder staat steeds fiscaal/commercieel/economisch aan elkaar geschreven. In het Excel-bestand zijn dit drie aparte kolommen. De kolommen vul je steeds op dezelfde manier in voor elk afzonderlijk regime.
 

Kolom	Toelichting
Administratie code	Vul hier de administratie code van de administratie waarvoor de activa geïmporteerd moeten worden. Per administratie moet een apart Excel bestand worden ingelezen.
Activum code	Geef hier de code van het activum in. De code mag maximaal 40 karakters lang zijn.
Activum omschrijving	De omschrijving van het activum mag maximaal 40 karakters lang zijn.
Methode code	Vul hier de activamethode voor het activum in. De methode moet al aanwezig zijn in de administratie
Kostenplaats	Geef hier indien van toepassing een kostenplaats op voor het activum. Laat het veld anders leeg.
Project	Geef hier indien van toepassing een project op voor het activum. Laat het veld anders leeg.
Leverancier	Geef hier indien van toepassing een leverancier op voor het activum. Laat het veld anders leeg.
Afschrijvingsmethode fiscaal/commercieel/economisch	Hier moet een van de volgende waarden worden ingegeven. Per regime kun je een afschrijvingsmethode kiezen. StraightLine ReducingBalanceExclRemainderValue StraightLineExclRemainderValue FixedAmountPerPeriod NoDepreciation In dit artikel lees je meer over de verschillende afschrijvingsmethodes: Welke afschrijvingsmethodes zijn er? Goed om te weten: Je moet altijd voor elk regime een startdatum voor de afschrijving opgeven. Ook wanneer je kiest voor NoDepreciation.
Afschrijving (bedrag, periode of percentage) fiscaal/commercieel/economisch	Vul een getal in voor het aantal af te schrijven perioden of het af te schrijven bedrag per periode. Indien de afschrijving op basis van percentage zal plaatsvinden moet achter het getal het % teken geplaatst worden. Bijvoorbeeld 25% Goed om te weten: Je mag alleen hele getallen opgeven. Dus wel 3% maar geen 3,15%. Goed om te weten: Het is niet toegestaan om de waarde 0% te gebruiken. Goed om te weten: Heb je gekozen voor de afschrijvingsmethode NoDepreciation? Laat deze kolom dan leeg.
Restwaarde fiscaal/commercieel/economisch	Geef indien van toepassing een restwaarde op voor het activum. Meer over restwaardes lees je in dit artikel: Werken met een rest- of stopwaarde Is er geen restwaarde van toepassing? Laat deze kolom dan leeg.
Stopwaarde activa fiscaal/commercieel/economisch	Geef indien van toepassing een stopwaarde op voor het activum. Meer over stopwaardes lees je in dit artikel: Werken met een rest- of stopwaarde Is er geen stopwaarde van toepassing? Laat deze kolom dan leeg.
Startdatum afschrijving fiscaal/commercieel/economisch	Geef de oorspronkelijke datum op vanaf wanneer de afschrijvingen zijn gestart zijn. De opbouw van het veld is: JJJJMMDD. Deze kolom moet altijd ingevuld worden. Dus ook wanneer je hebt gekozen voor de afschrijvingsmethode NoDepreciation.
Activa type 1	Geef indien van toepassing een activatype op niveau 1 op. Meer over activatypes lees je in dit artikel: Types vastleggen Deze kolom moet altijd ingevuld worden.
Activa type 2	Geef indien van toepassing een activatype op niveau 2 op. Laat het veld anders leeg. Meer over activatypes lees je in dit artikel: Types vastleggen
Activa type 3	Geef indien van toepassing een activatype op niveau 3 op. Laat het veld anders leeg. Meer over activatypes lees je in dit artikel: Types vastleggen
Vrij veld 1	Geef indien van toepassing een eerste vrij tekst veld op. Laat het veld anders leeg.
Vrij veld 2	Geef indien van toepassing een tweede vrij tekst veld op. Laat het veld anders leeg.
Vrij veld 3	Geef indien van toepassing een derde vrij tekst veld op. Laat het veld anders leeg.
Vrij veld 4	Geef indien van toepassing een vierde vrij tekst veld op. Laat het veld anders leeg.
Vrij veld 5	Geef indien van toepassing een vijfde vrij tekst veld op. Laat het veld anders leeg.
Datum investering	De opbouw van het veld is: JJJJMMDD. Dit veld is verplicht.
Ingebruikname datum	De opbouw van het veld is: JJJJMMDD. Dit veld is verplicht.
Kenteken	Geef indien van toepassing een kenteken op. Laat het veld anders leeg.
Locatie	Geef indien van toepassing een locatie op. Laat het veld anders leeg. Meer over locaties lees je in dit artikel: Labels vastleggen (optioneel)
Partner	Geef indien van toepassing een partner op. Laat het veld anders leeg. Meer over partner lees je in dit artikel: Labels vastleggen (optioneel)
Serienummer	Geef indien van toepassing een serienummer op. Laat het veld anders leeg.
Fiscale reden	Geef indien van toepassing een fiscale reden op. Laat het veld anders leeg.
Bedrag fiscale reden	Geef indien van toepassing een bedrag op voor de fiscale reden. Laat het veld anders leeg.

 

Importeren waarden

Het Excel-sjabloon voor het importeren van de activa stambestanden heet AssetValues (Template).xlsx. Dit bestand heeft twee tabbladen, namelijk Activa conversie en Activa.

De tabblad Activa inkoopregels, Activa afschrijvingsregels en Activa herwaarderingsregels

Dit Excel-bestand heeft drie tabbladen. Met het tabblad Activa inkoopregels kun je inkoopwaarde aan het activum toevoegen, met het tabblad Activa afschrijvingsregels kun je afschrijvingswaarde toevoegen en met het tabblad Activa herwaarderingsregels kun je herwaarderingswaarde toevoegen.

Het invullen van alle drie de tabbladen gaat op dezelfde manier. De tabel hieronder geeft een toelichting.
 

Kolom	Toelichting
Administratiecode	Vul hier de administratiecode in waarin de activa zijn aangemaakt. Je kunt dit Excel-bestand voor maximaal één administratie tegelijk gebruiken.
Activumcode	Vul hier de activumcode in van het activum waaraan je de waarde wilt toevoegen. Je kunt dit Excel-bestand gebruiken om waardes toe te voegen aan meerdere activa in dezelfde administratie.
Bron	Deze kolom is alleen van toepassing voor het toevoegen van inkoopwaarde. Geef een bron op voor de waarde die je toevoegt. Meer over bronnen lees je in dit artikel: Bronnen en redenen vastleggen
Reden	Deze kolom is alleen van toepassing voor het toevoegen van afschrijvings- en herwaarderingswaarde. Geef een reden op voor de waarde die je toevoegt. Meer over redenen lees je in dit artikel: Bronnen en redenen vastleggen
Generiek	Deze kolom is alleen van toepassing voor het toevoegen van inkoopwaarde. Geef indien van toepassing een waarde op in het regime Fiscaal. Meer over regimes lees je in dit artikel: Welke regimes zijn er?
Fiscaal	Geef indien van toepassing een waarde op in het regime Fiscaal. Meer over regimes lees je in dit artikel: Welke regimes zijn er?
Economisch	Geef indien van toepassing een waarde op in het regime Economisch. Meer over regimes lees je in dit artikel: Welke regimes zijn er?
Commercieel	Geef indien van toepassing een waarde op in het regime Commercieel. Meer over regimes lees je in dit artikel: Welke regimes zijn er?

 

Bekende fouten tijdens de import

Foutmelding	Toelichting
Sequence contains no elements	Controleer of alle datumvelden zijn ingevuld in het importbestand van de stamgegevens.