In Twinfield is het mogelijk om stamgegevens en boekingen vanuit excel te importeren. Hiervoor is een aantal importsjablonen beschikbaar, het is van belang om het juiste sjabloon te gebruiken.
Stamgegevens en boekingen kunnen als volgt geïmporteerd worden:
- Download het juiste importsjabloon in de bijlage van dit artikel of maak een export in Twinfield.
- Vul de stamgegevens/boekingsgegevens in het sjabloon aan en sla het bestand op.
- Upload het bestand in het bestandsbeheer via de optie [Uploaden], selecteer het bestand en kies nogmaals [Uploaden]. Het bestand zal onder 'Mijn bestanden' komen te staan.
- Klik op het actiemenu voor het bestand, het blauwe vierkant, en kies de optie importeren.
- Selecteer het juiste excel werkblad wanneer de excel uit meerdere tabbladen bestaat en kies bij import voor het juiste sjabloon.
- Klik op [Verwerken].
De gegevens zullen nu geïmporteerd worden.
Indien er fouten in het bestand zitten zal het bestand niet geïmporteerd worden en zal er een foutmelding in een .log bestand aangemaakt worden door Twinfield wat in het bestandsbeheer onder het importbestand geplaatst wordt.
Een uitgebreide toelichting op de importfunctie is te vinden in dit artikel:
Standaard importfuncties - Hoe gebruik ik een Excel importsjabloon?Problemen met importeren voorkomen
- We adviseren om het document 'Twinfield veldbeschrijvingen importsjablonen' door te nemen, deze is te vinden in de bijlage. In dit bestand staat de indeling beschreven en hoe regels moeten worden aangeleverd aan Twinfield.
- Een veel voorkomende fout is dat het verkeerde sjabloon is geselecteerd bij het importeren. De volgende foutmelding kan worden gegeven: De code voldoet niet aan het formaat 6[0-9][0-9][0-9][0-9].
- Daarnaast is het van belang om geen kolommen uit de sjablonen te verwijderen omdat de herkenning plaatsvindt op basis van het aantal kolommen, deze kolommen bepalen de sjabloonopties om de boekingen op de juiste manier te verwerken.
- De importsjablonen werken optimaal in combinatie met het Windows besturingssysteem en Excel.
Ondanks het feit dat de verschillende sjablonen en importbestand kunnen worden geopend in OpenOffice, kan het aanpassen van deze bestanden in OpenOffice foutmeldingen opleveren. Deze foutmeldingen komen niet voor indien gebruik wordt gemaakt van Microsoft Office.
Stamgegevens importeren
Het is mogelijk om via sjablonen de volgende gegevens te importeren:
Bij het dimensiebeheer via Financiële professionals > Dimensies kunnen bestaande stamgegevens ook eenvoudig geëxporteerd worden naar excel. Zo kan het juiste importformaat ook opgehaald worden inclusief voorbeelden van de gegevens die in Twinfield worden getoond. Hiermee wordt inzichtelijk wat de verhouding is tussen de velden in Twinfield en de importsjablonen. Deze export kan ook gebruikt worden om aanvullingen of wijzigingen te maken. Kies bij debiteuren en crediteuren bij voorkeur voor het SEPA-formaat bij het Import-/exportsjabloon.
Boekingen importeren
Het is mogelijk om via importsjablonen de volgende boekingen te importeren:
Momenteel zijn er twee vaste activa modules. De diverse opties zijn in verschillende artikelen besproken:
