Met een bankkoppeling worden afschriften dagelijks automatisch ingelezen in Twinfield Boekhouden. Deze afschriften kunnen vervolgens verwerkt worden in de nieuwe bankenmodule. Ga hiervoor naar Kas & Banken > Bankafschriften (witte tegel) of ga direct naar: Toewijzen bankregels.
Ontbreekt er een afschrift?
Het is belangrijk om eerst te controleren of er daadwerkelijk een afschrift ontbreekt. Sommige banken geven iedere dag altijd een eigen afschriftnummer. Indien er een dag is zonder afschrift voor die bankrekening, dan vallen er gaten in de afschriftnummers. In deze situatie ontbreekt er geen afschrift, maar betekent het dat er die datum geen bankafschrift was. Dit is eenvoudig te controleren door te kijken in de bankomgeving zelf, of in Twinfield de saldi te controleren. Zie hiervoor ook: Hoe kan de aansluiting van het banksaldo worden gecontroleerd?
Er ontbreekt daadwerkelijk een afschrift
Er zijn verschillende oorzaken voor een ontbrekend bankafschrift in Twinfield. De specifieke foutmelding is vaak te achterhalen in de Historie.
Ga naar Kas & Banken > Historie (kleine witte button) voor een historisch overzicht van de acties in de bankafschriften. Dit overzicht toont de acties met betrekking tot de import van de bankafschriften in een administratie. Als een import is mislukt, dan kan op de melding worden geklikt voor meer informatie.
Op het moment dat een bankafschrift geweigerd is, dan zal er onder 'Actie' staan dat automatisch importeren mislukt is. Klik op de melding om te achterhalen wat de reden was om het afschrift te weigeren. Eerst dient de oorzaak van deze foutmelding te worden hersteld om het importen van de afschriften alsnog mogelijk te maken.
Waarom ontbreekt een afschrift terwijl ik een bankkoppeling heb?
Wanneer een automatische import mislukt is, klik dan in de regel op de tekst onder actie en de reden van het falen van de automatische import zal worden getoond.
Een veelvoorkomende foutmelding is:
- Automatic Import (Failed). Error: An error occurred on the server. Hierbij wordt ook een D-melding gegeven.
Bij deze melding gaat het meestal om een server time-out. Het is alsnog mogelijk om het ontbrekende bankafschrift te importeren, zoals hieronder omschreven.
Een andere veel voorkomende foutmelding:
- Error: It is not allowed to configure allocation rules with a suspense account
- of in het Nederlands Fout: Het is niet toegestaan om boekingsinstructies te definiëren bij een uit te zoeken posten rekening.
Wanneer er achter Error een andere melding staat, dan moet eerst de oorzaak van deze foutmelding worden opgelost voordat het afschrift opnieuw kan worden geïmporteerd. Voor de meeste foutmeldingen is reeds een kennisartikel beschikbaar. Zoek de foutmelding op in het Support portaal voor meer informatie over de oorzaak van de melding en een oplossing.
Is het bankafschrift verwijderd in Classic bankafschriften voordat het geboekt is?
Het verwijderen van een afschrift in de Classic bankafschriften, de oranje tegel, wordt niet actief getoond. Hoe is te achterhalen dat een afschrift verwijderd is? Dan is een afschrift wel geïmporteerd, maar heeft ditzelfde afschrift niet de actie geboekt en staat het niet meer bij de bankafschriften om te verwerken. Als het afschrift wel de actie geboekt heeft, maar niet meer in de administratie terug te vinden is, dan is dit in het rapport verwijderde boekstukken opgenomen.
Kan ik een afschrift alsnog importeren?
In veel gevallen is dit mogelijk. Ga hiervoor naar Kas & Banken > Bankrekeningen. Aan het einde van de regel heb je meerdere opties. De juiste optie verschilt per bank:
ING en ABN AMRO
De ING en de ABN AMRO bankkoppelingen hebben de volgende functie beschikbaar:
[Importeer afschriften]: zo kunnen ontbrekende afschriften worden opgehaald. Hierbij is sprake van duplicaat detectie, dus afschriften komen in principe niet dubbel binnen via de koppeling.
Afschriften met een oude koppeling blijven op de achtergrond 60 dagen opvraagbaar, en kunnen gedurende deze periode opnieuw worden aangeboden. Mocht de fout zich langer geleden hebben voorgedaan, dan dient er een MT940 of csv-bestand ingelezen te worden. Het is ook mogelijk het bankafschrift handmatig in te voeren.
Rabobank en Knab
Voor de Rabobank en Knab bankkoppeling geldt dat afschriften tot 15 maanden terug kunnen worden opgehaald.
[Importeer bankregels]: zo kan over een op te geven periode bankregels worden geïmporteerd.
Indien de ingegeven periode meerdere dagen beslaat, dan wordt er per dag een bankafschrift aangemaakt (mits er bankregels zijn voor de desbetreffende dag).
❗ Let op: Bij het importeren van de bankregels vindt geen duplicaatdetectie plaats. Als voor de opgegeven periode of deel van de opgegeven periode al bankafschriften zijn geïmporteerd, via een bestand of via de oude/nieuwe bankkoppeling, dan worden de bankafschriften opnieuw geïmporteerd.
Eventuele dubbele bankafschriften kunnen eenvoudig via Classic bankafschriften, de oranje tegel, worden verwijderd.
Is het toch niet gelukt?
Mochten de afschriften niet binnenkomen in Twinfield, maak dan een case aan bij Technical Support. Vergeet niet te vermelden voor welke bankrekening en welke datum de afschriften ontbreken.
