Stap 7: De doeladministratie Na het leggen van de verbinding met Twinfield is het tijd om te bepalen naar welke administratie je de gegevens uit de auditfile of via de API (indien aanwezig) vanuit de bronapplicatie over wil zetten. In deze stap wordt gevraagd te kiezen voor een bestaande doeladministratie of om een nieuwe doeladministratie aan te maken (indien je hier de rechten voor hebt).
Doeladministratie selecteren Wanneer je kiest voor doeladministratie selecteren dan zie je onderstaand scherm. Je kunt in het dropdown kiezen uit administraties waar je met je ingelogde gebruiker toegang tot hebt. Na het openen van het dropdown is er ook de mogelijkheid om te zoeken op naam of code.
Klik na het selecteren van de administratie uit de lijst op de knop 'administratie selecteren'. Het pop-up scherm sluit automatisch en je komt dan weer in de conversietool terug die een samenvatting geeft van de geselecteerde administratie.
Mocht je deze administratie niet willen en je wenst te kiezen voor aan andere, dan kun je kiezen voor 'verwijder administratie'. Hierbij wordt de geselecteerde administratie uit de conversietool verwijdert en niet uit Twinfield. Hierna kan je een andere administratie selecteren als doeladministratie.
Doeladministratie toevoegen Wanneer je de juiste rechten hebt op de ingelogde gebruiker is het ook mogelijk om een nieuwe administratie aan te maken in Twinfield vanuit de conversietool. Je kunt hierbij kiezen uit template administraties waar je met de ingelogde gebruiker toegang tot hebt. Heb je niet de juiste rechten om zelf een nieuwe administratie aan te maken, dan kan je deze aanvragen: Hoe vraag ik een nieuwe administratie aan?
Na het selecteren van de mogelijkheid om een doeladministratie toe te voegen kom je in onderstaand scherm. Hier vul je de belangrijkste gegevens in die nodig zijn voor het aanmaken van een administratie in Twinfield.
Sjabloon: Kies hier het sjabloon op basis waarvan je de administratie aangemaakt wil hebben. Denk hierbij na over het rekeningschema welke je wenst te hanteren. Wil je gebruik blijven maken van het rekeningschema uit de bronapplicatie, kies dan sjabloon 'NL Leeg'. Wil je je eigen rekeningschema gebruiken, dan kun je later in stap 8 bij 'configureer en converteer' in de conversietool het rekeningschema vanuit de bron omnummeren naar het rekeningschema in je doeladministratie. Kies in dit geval voor een sjabloon met het gewenste rekeningschema als template voor de nieuw aan te maken administratie.
Code: Vul een administratiecode in die nog niet aanwezig is in Twinfield. Naam: Vul de naam van de administratie in. Max. 40 karakters mogelijk. De basisvaluta staat standaard op Euro, maar is aanpasbaar indien gewenst via het dropdown menu. De rapportagevaluta is leeg gelaten, maar dient wel ingevuld te worden. Gebruik de dropdown voor de juiste valuta. Het verschil tussen beiden is dat je transacties vastlegt in de basisvaluta, maar je hebt in Twinfield de mogelijkheid om te rapporteren in een andere valuta. Twinfield rekent dit dan om aan de hand van de ingegeven koersen.
Na het invullen van de gegevens en klikken op de knop 'Administratie aanmaken' sluit het pop-up scherm en kom je terug in de conversietool waar een samenvatting te zien is.
