Algemeen
Voor het versturen en/of ontvangen van Peppol facturen via het e-Invoicing portaal is het verplicht u te registreren bij het access point Codabox.
De authentificatie gebeurt op basis van:
- De naam van uw onderneming.
- Het bankrekeningnummer van uw onderneming.
- Het ondernemingsnummer van uw onderneming.
U vindt de registratie terug onder Peppol registratie in het hoofdmenu in de linker marge.
Meer info over het registreren van uw onderneming vindt u hier: Hoe beheer ik de ondernemingen (Peppol-registraties) waarvoor ik elektronische facturen wil versturen en ontvangen op het nieuwe e-Invoicing portaal (2025)?
|
Het is belangrijk dat de gegevens van uw onderneming, zoals ze in uw eigen dossierfiche in uw Wolters Kluwer-boekhoudsoftware staan, overeenkomen met:
- de gegevens waarmee u geregistreerd bent in de Kruispuntenbank van de Ondernemingen.
- de gegevens waarmee u geregistreerd bent in de Peppol registratie.
|
Deze data worden immers gebruikt om u op het Peppol portaal te identificeren, zodat het uitgaande en inkomende Peppol verkeer bij de juiste entiteit terechtkomt. Daarnaast worden deze gegevens ook opgenomen in de XML van de Peppol factuur.
Als deze gegevens niet exact overeenkomen zal de authentificatie van de onderneming niet lukken.
Opmerkingen
- De Peppol registratie is niet hoofdlettergevoelig. Als in de dossierfiche de naam als "ONDERNEMING X" geschreven staat, zal een registratie onder zowel "ONDERNEMING X" als "Onderneming X" voldoende zijn. U hoeft hiervoor geen alias toe te voegen aan de Peppol registratie.
- Tekens zoals spaties, liggende streepjes of toevoegingen zoals "NV" worden wel meegerekend. Als in de dossierfiche de naam "Onderneming NV" geschreven staat, maar in de Peppol registratie enkel "Onderneming" ingegeven werd, zal er een alias met "Onderneming NV" toegevoegd moeten worden.
Meer info:
Foutmelding
In geval dat de gegevens van uw onderneming in uw Wolters Kluwer-applicatie niet overeenkomen met de gegevens in de Peppol registratie, zal u de volgende meldingen zien:
- De Peppol factuur krijgt de status Aandacht vereist op het e-Invoicing portaal.
- In de detailweergave van de factuur ziet u bovenaan de waarschuwing: "Gelieve de UBL-gegevens op deze factuur te vergelijken met die van de onderneming zoals u deze op het Peppol netwerk geregistreerd hebt. Zijn de gegevens op de factuur onjuist, dan zult u deze moeten archiveren en opnieuw boeken vanuit uw boekhoudsoftware."
- Indien u bij Voorkeuren ingesteld hebt dat u een e-mail ontvangt wanneer een Peppol factuur niet verstuurt kan worden vanuit het e-Invoicing portaal, zal u een e-mail krijgen met de melding "Factuur zonder bijpassende onderneming."
Meer info over de e-mail instellingen op het e-Invoicing portaal:
Beschikbare instellingen op het nieuwe e-Invoicing portaal (2025)
Oplossing
U kan dit probleem op twee mogelijke manieren oplossen:
- Ofwel wijzigt u de gegevens van uw onderneming in de dossierfiche in uw boekhoudsoftware zodat deze overeenkomen met de gegevens in de Peppol registratie op het e-Invoicing platform. (Opgelet, dit kan gevolgen hebben binnen bepaalde modules van uw boekhoudsoftware!)
- Als uw onderneming onder meerdere namen gekend is, dan kunt u ervoor kiezen om meerdere namen mee te geven bij registratie van uw onderneming op het e-Invoicing portaal. Let er dan echter wel op dat de officiële benaming van uw bedrijf zeker deel uitmaakt van de lijst van benamingen. Na registratie kan u indien gewenst nog extra benamingen of bankrekeningnummers definiëren.
Zie ook
