Dit artikel is onderdeel van de artikelserie e-Facturatie en UBL in Twinfield Boekhouden. Is dit onderwerp nieuw voor je? Begin dan hier: e-Facturatie - Introductie
Voordat een e-Factuur kan worden gestuurd, moeten eerst, eenmalig, de btw-codes in de boekhouding worden gekoppeld aan een internationale standaard, de UN/EDIFACT-codes.
Deze instellingen moeten in iedere relevante administratie apart worden gemaakt! De reden hiervoor is dat gebruikers van boekhoudpakketten, zoals Twinfield Boekhouden, meestal vrij zijn in het creëren van eigen btw-codes. En zo zien we dat voor Verkoop tegen het hoge btw-tarief codes voorkomen als V21 of VH.
Dit artikel geeft meer informatie over:
Het doel van het versturen van een e-Factuur is natuurlijk niet dat aan ontvangende kant menselijke interactie nodig is om de aard van de transactie en/of btw-transactie te interpreteren; het doel is juist dat aan ontvangende kant een boekhoudrobot de factuur uitleest en aan de juiste kosten- of voorraadrekening toewijst. En omdat de robot niet van alle systemen weet wat de gebruikte juiste btw-code is, wordt in een e-factuur niet de administratie-specifieke btw-code meegegeven, maar een internationale standaard. Op deze manier kan geen twijfel ontstaan over de aard van de btw-transactie.
Het gebruik van deze UN/EDIFACT-codes lijkt erg op hoe een grootboekrekening aan het Referentie Grootboek Schema (RGS) wordt gekoppeld:
Het interpreteren van de UN/EDIFACT codes vergt enig uitzoekwerk. Dat hebben wij al gedaan, en we hopen onze gebruikers met dit artikel aan de hand te nemen om deze klus snel te klaren.
Het koppelen van deze codes gaat in Twinfield Boekhouden via: Administratie-instellingen > Btw > Btw bewerken, en dient te worden uitgevoerd voor alle codes van het type "Verkoop".
De optie 'Btw bewerken' staat naast de naam van de code: het potlood icoontje.
Als dit potlood icoon niet zichtbaar is, dan heb je niet de nodige toegangsrechten voor het bewerken van de btw. Neem in dit geval contact op met de beheerder van de omgeving.
Welke versie van het UBL formaat wordt in Twinfield gebruikt?
In mei 2020 zijn de UBL-versies in Twinfield bijgewerkt:
Nederland: Het formaat van e-facturen is bijgewerkt naar het UBL formaat SI2.1 voor Nederlandse administraties (administraties met landcode = NL). Enkel facturen die naar Nederlandse klanten worden gestuurd worden ondersteunt. De btw-groep NL1E in combinatie met verkopen verlegd wordt niet ondersteund binnen Twinfield met betrekking tot de UBL.
België: In Doc-it-Easy (België) en in Twinfield (voor administraties met landcode = BE) zijn de btw-codes geconfigureerd voor het gebruik van het nieuwe Peppol 3.0 formaat voor UBL facturen en creditnota's.
Voorbeeld waarin getoond wordt waar de UBL SI mapping kan worden geselecteerd:
Echter, veel vaker krijgen we de vraag welke UN/EDIFACT-code nu precies moet worden gebruikt. Ten tijde dat Twinfield de UBL versie SI 1.1 heeft geïmplementeerd, was er bijna voor ieder type transactie een aparte UN/EDIFACT code. Inmiddels ondersteunt Twinfield Boekhouden UBL SI versie 2.0, en hebben we tijdens die upgrade de 1.1-codes vervangen door de equivalent in versie 2.0.
In de UBL SI 2.0 versie is sprake van minder verschillende codes, en zal doorgaans code "S" worden gebruikt.
In de bijlage delen we een PDF met alle codes, een toelichting en ook nog de uitgebreide omschrijving van de SI 1.1 waarden. Zo hopen we onze gebruikers te helpen bij het herleiden van een zelf gedefinieerde btw-code, die (mogelijk) voor een bepaald type transactie wordt gebruikt, naar de juiste UN/EDIFACT code. De belangrijkste kolommen in de bijlage zijn hieronder dik gedrukt,
De bijlage kent de volgende kolommen:
- UBL2.0: de UN/EDIFACT code in versie 2.0
- UBL1.1: de UN/EDIFACT code in versie 1.1
- 1.1 > 2.0: de conversie van de 1.1 codes naar de 2.0 codes, die we hebben uitgevoerd bij de overgang van versie 1.1 naar 2.0
- Omschrijving: de UN omschrijving van de code
- Wanneer gebruiken: Nederlandse interpretatie wanneer de code moet worden gebruikt
- Van toepassing NL: de mate waarin betreffende codes gebruikt zullen worden in de gemiddelde Nederlandse administratie. Mogelijkheden zijn: NL (regelmatig), Uitzondering of zonder waarde (komt niet voor)
- Toepassing: uitleg wanneer deze code toegepast wordt, dit is de kolom waar onze gebruikers de belangrijkste informatie vinden.
- Uitleg UN: de uitleg van codes afkomstig van de UN, maar doorgaans zal men 'Toepassing' gebruiken.
Tip: het beheer van btw-codes regel je in Twinfield Boekhouden op portfolio-niveau. Standaardiseer de btw-codes in alle administraties:
Beheer administraties - Sjabloonadministraties
Kan ik het btw-tarief in al mijn administraties wijzigen?
Verder lezen?
De volgende stap is het eenmalig inrichten van het eigen KvK nummer en verzend-e-mailadres: Hoe zorg ik dat mijn instellingen in Twinfield Boekhouden goed staan om te kunnen e-factureren?
