e-Facturatie - De e-Factuur versturen

Dit artikel is onderdeel van de artikelserie e-Facturatie en UBL in Twinfield Boekhouden. Is dit onderwerp nieuw voor je? Begin dan hier: e-Facturatie - Introductie

Nadat in de administratie alle instellingen voor UBL zijn gemaakt, dan wordt automatisch een UBL factuur meegestuurd. Voor het versturen van een e-factuur is het van belang dat deze via het PEPPOL-netwerk wordt verstuurd, zie eventueel voor meer informatie: e-Facturatie - Aanmelden bij een Billing Service Provider
 

Instellingen voor UBL op de klant

Ga in Twinfield Boekhouden naar Verkoop > Klanten en kies een klant om deze aan te passen.
In het tabblad Factuurinstellingen moet een e-mailadres worden ingevuld, en hier moet 'PDF' of 'Link' worden aangevinkt: 

• PDF: de ontvanger ontvangt een PDF plus een XML-bestand. De combinatie van een PDF en een XML-bestand is samen UBL, dus om een factuur in UBL te versturen kies je deze optie!
• Link: de ontvanger ontvangt een link en kan zelf de UBL factuur downloaden.

Welk e-mailadres moet bij een e-facturatieklant worden ingevuld? 
In de aanmeldprocedure bij eConnect krijgt je een eigen platform, eigen mailbox en dus een eigen e-mailadres. Dat mailadres dient ingevuld te worden bij alle klanten waarnaar je via het e-Facturatienetwerk een e-Factuur wilt sturen.

Tip: wil je de instellingen bij alle klanten controleren en instellen? Kies dan voor het exporteren van het klantenbestand en importeer vervolgens eventueel de aangevulde Excel.
Ga voor meer informatie naar: Kan ik alle klantgegevens eenvoudig wijzigen?
 

De e-Factuur versturen vanuit Twinfield Boekhouden

Na het maken van alle instellingen voor de inrichting van e-Facturatie is het versturen van een e-Factuur niet anders dan het versturen van een factuur in PDF. Als bij de klant de verzendwijze op PDF staat ingesteld, wordt dit bij het versturen herkend. Kies voor E-mail met PDF verzenden om een UBL-factuur te versturen: 



Vervolgens wordt in bovenin Twinfield een bevestiging getoond dat de factuur met UBL is verstuurd: 

 

Hoe ziet een e-Factuur er uit voor de ontvanger? 

De door Twinfield verstuurde mail ziet er als volgt uit: 


De e-mail bevat twee bijlagen:

• een bestand in programmeertaal, de XML
• een PDF met de leesbare variant van de factuur.

Het XML-bestand kan door de boekhoudrobot worden gelezen, de PDF kan door mensen worden gelezen. 

Let op: Houd contact met klanten of de e-Facturen wel goed worden ontvangen, zeker wanneer wordt begonnen met e-Facturatie. Het kan zijn dat overijverige spamfilters het XML-bestand als gevaar zien, en de facturen in een spambox plaatsen. 
 

De factuur via een link versturen vanuit Twinfield Boekhouden in combinatie met UBL

Zoals hierboven is aangegeven, wordt bij het versturen van een PDF factuur automatisch het bijbehorende XML-bestandje meegestuurd, dat het geheel tot een UBL-formaat maakt. 
Maar ook voor de gebruikers die werken met de tijdlijn in Twinfield Verkoop, is UBL ontwikkeld: Waar kan ik meer informatie vinden over de acties op de factuur?
Indien als verzendwijze gekozen is voor het e-mailen van een link naar de klant, in plaats van een PDF, kan bij het gebruik van de link door Twinfield niet automatisch een XML-bestandje worden meegestuurd - zoals we bij PDF doen. De ontvanger kan dit bestand downloaden. 

Hoe ziet een factuur met link er uit voor de ontvanger die een UBL wil downloaden? 
De gebruiker ontvangt de e-mail met daarin de link, dat ziet er als volgt uit:


Vervolgens klikt de ontvanger op de link om de factuur te bekijken. Onderaan de factuur wordt een button getoond waarmee de UBL kan worden gedownload: