In deze artikelserie worden algemene boekhoudtermen toegelicht.
Andere delen in deze serie:
Begrippenlijst E t/m K
Van kolommenbalans en jaarsuppletie, tot bankkoppeling en RGS. Als ondernemer heb je te maken met veel financiële en/of boekhoudkundige vaktermen. Wij hebben er zoveel mogelijk voor je op een rij gezet inclusief een duidelijke uitleg van deze terminologie.
Klik op één van de onderstaande termen om de definitie te bekijken!
Eigen vermogen
Het eigen vermogen van een organisatie is het verschil tussen wat een organisatie aan bezittingen heeft (activa) en wat een organisatie aan schulden heeft (vreemd vermogen). Door de schulden van de bezittingen af te trekken, houd je het eigen vermogen over. Het eigen vermogen vermeerdert door het maken van winst en vermindert door o.a. geleden verliezen of dividenduitkeringen. Het eigen vermogen staat rechts (credit) onder de passiva op de balans als een ‘schuld’ van de organisatie aan de eigenaren.
Eindbalans
De eindbalans binnen een boekhouding is een vast onderdeel van de kolommenbalans en is de balans aan het einde van een boekjaar. Met de eindbalans wordt inzichtelijk wat op dat moment de bezittingen, schulden en het eigen vermogen zijn. De balans is een overzicht in kolommen met links (debet) de waarde van alle bezittingen zoals tegoeden, gebouwen en goederen (activa), en rechts (credit) alle bronnen waarmee de betreffende bezittingen zijn gefinancierd (de passiva), zoals het eigen vermogen (bank, kas) en het vreemd vermogen (geleend geld, schulden).
ERP: wat is ERP-software?
ERP staat voor Enterprise Resource Planning. ERP-software is het informatiesysteem waarmee organisaties hun bedrijfsprocessen zoals logistiek, voorraadbeheer en financiële administratie intern integreren om daar voordelen mee te behalen. Alle data van een organisatie zoals klantgegevens en voorraden worden in een ERP-systeem centraal en eenmalig ingevoerd en opgeslagen waar vervolgens alle afdelingen bij kunnen. Zodoende kan bijvoorbeeld in een ERP-systeem een ingevoerde verkooporder automatisch verwerkt worden tot een inkooporder en een personeelsplanning. Niet alleen grote bedrijven gebruiken ERP – zoals van oudsher de groothandels en productiebedrijven. Vandaag de dag maken ook kleine bedrijven en organisaties ziekhuizen, gemeenten en dienstverleners er gebruik van, mede door de opkomst van specifieke standaardpakketten in de cloud. De voornaamste redenen voor organisaties om met ERP-software te werken, zijn de voordelen van het efficiënter kunnen (samen)werken, de te behalen kostenverlaging en de verbeterde communicatie met klanten en tussen collega’s.
Factuur
Een factuur is het document dat ondernemingen sturen bij de verkoop van een product of dienst. Op een factuur staat onder meer wat er aan producten of diensten geleverd is, wat de prijs van deze producten of diensten is en wat het totaalbedrag is dat de ontvanger verschuldigd is. De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan een factuur om een factuur een factuur te mogen noemen. Zo moet op de factuur bijvoorbeeld het woord ‘factuur’ duidelijk vermeld staan. Ondernemers en organisaties zijn verplicht facturen te sturen aan andere ondernemers en aan rechtspersonen zoals verenigingen en stichtingen (ook buitenlandse) aan wie zij producten en diensten verkopen. En in een aantal gevallen is het ook verplicht facturen te sturen aan particulieren. Dit geldt bijvoorbeeld voor ondernemers die via afstandsverkoop verkopen (zoals webshops).
Lees meer over de vereisten voor facturen in dit artikel:
Aan welke voorwaarden moet een factuur voldoen?Wat is factureren?Factureren is het versturen van een verkoopfactuur aan degene aan wie een product of een dienst is verkocht. Aan facturen worden door de Belastingdienst wettelijke eisen gesteld. Zo moet een aantal gegevens verplicht op een factuur vermeld worden. Gegevens als: je bedrijfsnaam en die van je klant, je adres en dat van je klant, je btw-identificatienummer, je KvK-nummer, de factuurdatum, een opeenvolgend uniek factuurnummer, omschrijving van de goederen of diensten, het woord ‘factuur’, de hoeveelheid of de omvang, de afleverdatum of de datum van een vooruitbetaling, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief, de eenheidsprijs en het btw-bedrag of de btw-bedragen. Ondernemers die verkopen aan particulieren zijn in sommige gevallen ook verplicht een factuur te sturen. Je kunt op verschillende manieren facturen maken en versturen: handmatig in Word of Excel die je als pdf-bestand mailt, met een speciaal factureerprogramma of online in een online boekhoudprogramma waarvandaan je de facturen ook direct kunt versturen.
G-rekening
Een g-rekening is een deels geblokkeerde bankrekening die inleners, aannemers en bestuurders van vennootschappen die personeel inhuren, beschermt tegen de aansprakelijkheid voor het door anderen niet betalen van loonheffingen. In principe is een persoon of bedrijf bij wie personeelsleden in loondienst zijn, verantwoordelijk voor het betalen van diens loonheffingen. Als uitzondering op deze regel kunnen echter ook inleners, aannemers en bestuurders van vennootschappen die personeel inhuren hiervoor door de Belastingdienst aansprakelijk gehouden worden. Daarom kunnen deze partijen bij het inhuren van personeel de betreffende uitlener of onderaannemer vragen een g-rekening te openen. De opdrachtgever kan vervolgens daar het geschatte bedrag aan loonheffingen en/of btw op storten. Omdat er vanaf deze rekening uitsluitend loonheffingen en btw aan de Belastingdienst of onderaannemers betaald kunnen worden – andere betalingen zijn simpelweg niet mogelijk – beperkt de inhurende partij het risico bij wanbetalingen. Een g-rekening begint altijd met 99 en is dus eenvoudig te herkennen (bijvoorbeeld: NLXX ABNA 99XX XXXX XX) en is aan te vragen bij de Belastingdienst.
Lees alles over de opties in Twinfield Boekhouden in dit artikel:
Hoe kan ik betalen aan of vanaf een g-rekening?
GDPR
GDPR staat voluit voor General Data Protection Regulation, in het Nederlands de ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)’. Het is de privacywet die in Europa vanaf 25 mei 2018 van kracht is gegaan om persoonsgegevens van derden te beschermen. Het hoofddoel van de wet is de bescherming van de burger en de wet vervangt daarvoor de uit 1995 daterende ‘Data Protection Directive’ waar de wet bescherming persoonsgegevens op gebaseerd was. Met name de continue stroom van online informatie die we zowel privé als zakelijk aan elkaar versturen, maakt deze wetgeving zo belangrijk. In deze wet is scherper vastgelegd hoe je als organisatie kunt voldoen aan je verplichting om persoonsgegevens van klanten en online bezoekers te beschermen.
Investeringen
Investeringen zijn in boekhoudtermen de bedrijfsmiddelen (vaste activa) die je als bedrijf aanschaft om je producten of diensten te kunnen ontwikkelen en te verkopen. Denk aan de aanschaf van computers, machines, transportmiddelen, gereedschappen, inventaris en dergelijke. Maar ook vergunningen en goodwill zijn investeringen. Als je investeert in bedrijfsmiddelen, heeft dat 2 belangrijke gevolgen voor de inkomstenbelasting: je moet afschrijven en je kunt investeringsaftrek krijgen. Iedere ondernemer in Nederland die belastingplichtig is voor de inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting, kan voor deze regelingen in aanmerking komen. Van belang is de aankoopnota’s en facturen overzichtelijk bij elkaar te bewaren, omdat je deze gegevens nodig hebt voor het invullen van je aangifte.
Welke investeringsregelingen zijn er?
Als je investeert als ondernemer, dan kun je financieel je voordeel doen met 3 soorten investeringsaftrek en de VAMIL-regeling.
- Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek
- Milieu-investeringsaftrek voor bedrijfsmiddelen die het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en het Ministerie van Financiën hebben erkend als milieu-investeringen
- VAMIL-regeling voor bepaalde milieuvriendelijke investeringen
- Energie-investeringsaftrek voor bedrijfsmiddelen die het Ministerie van Financiën en het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat hebben erkend als energie-investeringen. Kies je voor deze energie-investeringsaftrek, dan vervalt de milieu-investeringsaftrek als optie
In sommige gevallen moet je investeringsaftrek terugbetalen via de zg. desinvesteringsbijtelling.
Jaarafsluiting
De jaarafsluiting is een proces waarbij de financiële boekhouding van het voorgaande boekjaar wordt afgerond. Dit dient als basis voor het opmaken van de financiële verantwoording over dat boekjaar: de jaarrekening.
Wat is een jaarrekening?De jaarrekening is een financieel eindverslag van je onderneming dat elk jaar wordt opgesteld. Een jaarrekening geeft weer welke financiële keuzes het betreffende boekjaar zijn gemaakt. De jaarrekening sluit aan op bonnen, facturen en bankafschriften. De wettelijke benaming voor een jaarrekening is de balans, verlies en winstrekening.
Wat is het doel van de jaarrekening?Het doel van de jaarrekening is om inzicht te geven in het vermogen van een onderneming en de financiële resultaten.
Lees hier alles over de jaarafsluiting in Twinfield Boekhouden:
Jaarafsluiting
Jaarsuppletie
Een jaarsuppletie is een correctie die aan de Belastingdienst wordt doorgegeven als er te veel of te weinig btw is betaald. Doorgaans wordt dit ontdekt bij het opstellen van de jaarrekening en dan wordt een jaarsuppletie ingediend. Ook kan een suppletieaangifte worden gedaan over te veel of te weinig betaalde loonbelasting of premies volksverzekeringen. Een suppletieaangifte dien je in over een belastingaangifte die niet ouder is dan 5 jaar en kun je alleen digitaal doorgeven. Dit kan via het formulier ‘Suppletie omzetbelasting’ van de Belastingdienst of, als de software geavanceerd genoeg is, direct vanuit het online boekhoudprogramma waarmee je werkt.
Wanneer is een suppletie verplicht?Als in het lopende jaar of in de afgelopen 5 jaar te veel of te weinig btw betaald is, ben je verplicht dit aan de Belastingdienst door te geven. Dit doe je ofwel door de aangifte over een bepaald tijdvak te corrigeren ofwel door een heel jaar te corrigeren (jaarsuppletie). Blijkt het te gaan om € 1.000 of minder, dan mag je dit verwerken in je eerstvolgende aangifte. Tenzij je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling. Dan moet je na afloop van het jaar een correctie indienen als je in de loop van het jaar voorlopige verminderingen in je aangiften hebt toegepast of dat niet hebt gedaan maar daar wel recht op hebt. Je verrekent dan het te verrekenen bedrag in je aangifte over het laatste aangiftetijdvak van het betreffende jaar bij vraag 5d ‘Vermindering volgens de kleineondernemersregeling’.
Lees meer over de opties in Twinfield Boekhouden in:
Suppleties en jaarsuppletie
Kengetallen
Kengetallen zijn financiële waarden van een organisatie uitgedrukt in percentages waarmee je inzichtelijk maakt hoe een organisatie er op een bepaald moment financieel voor staat. Het gebruik van kengetallen maakt het bovendien mogelijk om via een benchmark de financiële gezondheid van een organisatie te vergelijken met soortgelijke andere organisaties. Zo zijn er normen op basis van onderzoeken waarmee een vergelijking kan worden gemaakt met andere organisaties binnen bijvoorbeeld een bepaalde branche, bepaald gebied of segment. Voorbeelden van kengetallen zijn: solvabiliteit, liquiditeit (o.a. current ratio, quick ratio), rentabiliteit en omloopfrequenties (o.a. omloopsnelheid debiteuren, omloopsnelheid crediteuren).
Kolommenbalans
Een kolommenbalans is zowel de balans als de winst- & verliesrekening, gepresenteerd in kolomvorm. Het is een overzicht van alle grootboekrekeningen in de administratie, met een totaalsaldo per grootboekrekening.
Wat heb je aan een kolommenbalans?
Met de kolommenbalans heb je alle belangrijke financiële informatie op een rij; de beginbalans, de boekingen door het jaar heen, saldi per grootboekrekening, voorafgaande journaalposten richting jaarafsluiting en hoe het er uiteindelijk uit komt te zien op de balans of winst- en verliesrekening.
Koppeling
Een koppeling is een softwarematige verbinding die je maakt tussen twee softwaresystemen als je wilt dat beide systemen met elkaar communiceren. Veelal wordt een koppeling gemaakt met een API (Application Programming Interface) waarmee je het technisch mogelijk maakt dat de beide systemen gegevens met elkaar uitwisselen. Bijna alle websites en applicaties bieden tegenwoordig een API aan waarmee je de betreffende software kunt koppelen aan andere softwaresystemen waar je al mee werkt. Denk bijvoorbeeld aan de koppeling tussen je bank en je online boekhoudsoftware. Andere voorbeelden van koppelingen zijn die tussen je boekhoudprogramma, je CRM-pakket, ERP-systeem, webshop, salarisadministratiesysteem, kassasysteem, facturatiesoftware en je voorraadbeheersysteem.
Opties in Twinfield:
