Dit artikel is onderdeel van de artikelserie Rapporten & Opvraagresultaten. Is dit de eerste keer dat je de module gebruikt? Begin dan hier:
Rapporten & Opvraagresultaten - Introductie.
In Twinfield Boekhouden bestaat de mogelijkheid om een rapport vast te leggen in een te kiezen bestandsformaat. Aan de hand van de functie 'Exporteren' is de rapportage weg te schrijven in een bestand om het rapport vervolgens digitaal te bewaren, te versturen of om af te drukken.
Zodra een gewenst rapport is geopend, verschijnt er boven in beeld een knoppenbalk met oranje buttons waarmee vervolgacties zijn uit te voeren. Zo ook de vervolgactie [Exporteren].
- Klik op de oranje button [Exporteren] om het geopende rapport vast te leggen in een bestand.
Let op: Dezelfde functie 'Exporteren' is ook vanuit het venster 'Criteria' (bij het openen van een rapport) direct aanklikbaar via de button [Exporteren] (zie onderstaande afbeelding).
- Het venster dat na het aanklikken van [Exporteren] verschijnt, bestaat uit een sectie 'Bestand exporteren naar Bestandsbeheer' waar diverse voorkeuren voor de export zijn op te geven. Selecteer in eerste instantie het gewenste bestandsformaat.
De beschikbare bestandsformaten zijn: 'Portable Document Format (PDF)', 'Webpagina (HTML)', 'Comma Seperated Values (CSV)' of 'Excel Spreadsheet (XLS en XLSX)'.
- Geef bij 'Groep op nieuwe pagina starten' eventueel aan of het rapport zo wordt opgesteld dat groepen uit het rapport (zoals administraties en relaties) starten op een nieuwe pagina.
- Vervolgens vul je de oriëntatie en de lettergrootte van het rapport in en is een eventuele voettekst van de rapportage op te geven. Klik op [Volgende] om het rapport te genereren via het onderdeel Bestandsbeheer.
Bij het rapportontwerp is de voettekst en/of lettergrootte van het rapport standaard vast te leggen.
Zoek het rapport op in Bestandsbeheer
- Vervolgens geeft de toepassing aan dat het bestand automatisch in het onderdeel Bestandsbeheer zal verschijnen, zodra het is gegenereerd. Klik onder de boodschap op [Bestandsbeheer] om dit onderdeel te openen.
- Het aangemaakte bestand is in Bestandsbeheer terug te vinden in de map 'Rapporten' onder het kopje 'Mijn bestanden'. Klik op de bestandsnaam om het bestand te downloaden en vervolgens te openen.
In het bovenstaande voorbeeld is gekozen voor het exportformaat 'PDF'. De export in dit formaat bevat de volledige Twinfield lay-out en is gelijk aan de rapportweergave bij het openen van het rapport binnen de toepassing. Betreft het een export naar een Excel-formaat (XLS of XLSX), dan wordt het rapport zonder lay-out geëxporteerd. Zo zijn subtotalen binnen een rapport in Twinfield Boekhouden onderdeel van de lay-out. Deze subtotalen maken dan ook geen onderdeel uit van een export naar Excel. Zie voor meer informatie het artikel: Kan ik een rapport met subtotalen exporteren naar excel? Let op: Het onderdeel Bestandsbeheer is een persoonlijke omgeving van de ingelogde gebruiker. Met andere woorden: het geëxporteerde rapport is in eerste instantie enkel zichtbaar voor de gebruiker die ook daadwerkelijk de export heeft uitgevoerd! Detailinformatie over Bestandsbeheer is te vinden in de gelijknamige artikelserie: Handleiding bestandsbeheer H1 - Introductie.Verder lezen?Ga dan verder naar het volgende artikel in deze artikelserie:
Acties in rapporten
