In Twinfield bestaat de mogelijkheid om in de Classic facturatie module, de oranje tegels, vrije tekstvelden te gebruiken. Deze vrije tekstvelden kunnen ook worden meegenomen in de financiële administratie en getoond in de rapportages.
De vrije tekstvelden worden gebruikt voor bijvoorbeeld het ordernummer, een extra omschrijving of aantallen.
Om de vrije tekstvelden inzichtelijk te krijgen in de rapportages zal het tekstveld van het factuurtype gekoppeld moeten worden aan het financieel dagboek Verkoop wat als volgt gedaan kan worden:
- Ga naar Instellingen > Administratie instellingen > Dagboeken
- Selecteer het verkoopdagboek
- Ga naar de header Vrije tekstvelden
- Zet het gewenste vrije tekstveld (bijvoorbeeld vrij tekstveld 1) het 'Gebruik' op Toegestaan of op Verplicht
- Geef bij 'Plaats' aan waar de informatie vandaan gehaald dient te worden
- Kies voor Koptekst wanneer de informatie bij de kopregel vandaan gehaald dient te worden en de inhoud van het vrije tekstveld zichtbaar moet zijn bij de debiteur maar ook op de omzet grootboekrekening en de btw-grootboekrekening in de rapportages
- Kies voor Detailregel wanneer de informatie van de detailregel bij de boeking vandaan gehaald dient te worden en het vrije tekstveld zichtbaar moet zijn op de tegenrekening bijvoorbeeld wanneer het vrije tekstveld met bijv. aantallen enkel zichtbaar dient te zijn bij de btw grootboekrekening en de omzet grootboekrekening in de rapportages en niet bij de debiteur
- Geef bij Naam totaal (indien gekozen voor Koptekst) of Naam detail (indien gekozen voor Detailregel) de naam van het vrije tekstveld op die ook bij het factuurtype bij financieel vrij tekstveld opgegeven zal moeten worden
- Selecteer bij Total/Detail Type aan wat voor soort informatie er ingevuld dient te worden in dit tekstveld (in het geval van een tekst dient hier tekst opgegeven te worden, in het geval van aantallen kies getal)
- Laat de velden Defaulttype leeg
- Kies [Opslaan]
Nadat de instellingen in het verkoopdagboek gemaakt zijn dienen er een aantal instellingen op het factuurtype gemaakt te worden.
Voor het gebruik van de vrije tekstvelden voor een eigen vrij in te voeren tekst dienen de volgende instellingen gemaakt te worden op het factuurtype:
- Ga naar Verkoop > Typen
- Open het juiste factuurtype
- Ga naar de header Vrije tekstvelden
- Kies één van de 3 vrije tekstvelden voor de invoer van de vrije tekst, bijvoorbeeld vrij tekstveld 1
- Zet gebruik op Toegestaan of Verplicht
- Vul bij Label een naam in zodat duidelijk is wat er in het vrije tekstveld ingevuld dient te worden
- Zet Controleren tegen op Vrije tekst
- Laat het veld Gebruikt code leeg
- Selecteer bij Financieel vrij tekstveld de naam van het vrije tekstveld die zojuist is ingesteld op het verkoopdagboek
- Kies [Opslaan]
Indien het vrij tekstveld gebruikt wordt voor het
toevoegen van een extra dimensie die aanwezig is in de administratie, dan dienen de de volgende instellingen gemaakt te worden op het factuurtype:
- Ga naar Verkoop > Typen
- Selecteer het factuurtype
- Ga naar de Vrije tekstvelden
- Kies één van de 3 vrije tekstvelden voor de invoer van de vrije tekst, bijvoorbeeld vrij tekstveld 3
- Zet gebruik op toegestaan of verplicht
- Vul bij label een naam in zodat duidelijk is wat er in het vrije tekstveld ingevuld dient te worden
- Zet controleren tegen op dimensie 1, 2, of 3 afhankelijk van welke dimensie toegevoegd wordt in het tekstveld
- Vul het veld gebruikt code is met de betreffende dimensie code (PNL/BAS voor dimensie 1, KPL voor dimensie 2, PRJ voor dimensie 3)
- Selecteer bij financieel vrij tekstveld de naam van het vrije tekstveld die zojuist is ingesteld op het verkoopdagboek
- Kies [Opslaan]
Door deze instellingen zal
bij nieuwe boekingen de waardes die worden opgegeven in het vrije tekstveld tijdens het boeken inzichtelijk worden voor nieuwe boekingen. Dit geldt niet voor reeds gemaakte definitieve boekingen.
In de rapportages worden de tekstvelden zichtbaar door een aangepast rapport te maken. Zie voor meer informatie:
Rapportontwerp - IntroductieHet aangepaste rapport kan het beste gebaseerd worden op de grootboekkaart en wordt als volgt ontworpen om de vrije tekstvelden inzichtelijk te krijgen:
- Open de grootboekkaart en klik op [Ontwerpen]
- Sleep de velden Vrij tekstveld 1,2, en/of 3 (afhankelijk van voor welk veld gekozen is op het verkoopdagboek) van de ongebruikte velden onderaan de pagina naar boven, naar de gebruikte velden en plaats deze bijvoorbeeld links naast de boekingsstatus
- Geef het rapport een naam en een omschrijving en klik op [Kopie opslaan]
In het rapport zullen nu de waardes die ingevuld zijn in het vrije tekstveld tijdens het maken van een verkoopboeking zichtbaar zijn.
Verder lezen?Handleiding dagboeken H2 - Instellen dagboeken
