Twinfield Boekhouden biedt de optie om facturen naar meerdere e-mailadressen te versturen. Bestaat de behoefte om bij een enkele klant een extra e-mailadres in te stellen, dan is het mailadres eenvoudig aan de klant/debiteur toe te voegen.
Volg hiervoor de onderstaande stappen:
- Ga aan de linkerzijde naar het icoon 'Verkoop' en klik vervolgens op de blauwe tegel 'Klanten'.
- Klik op de regel van de betreffende klant om de daaraan verbonden relatiegegevens te openen.
- Klik aan de linkerzijde op de sectie 'Factuurinstellingen' en voeg in het veld 'E-mailadres voor facturering' achter het eerste e-mailadres een komma toe gevolgd door het tweede e-mailadres.
Let goed op dat er geen spaties staan tussen de e-mailadressen en enkel een komma wordt gebruikt om de e-mailadressen van elkaar te scheiden (zie bovenstaande afbeelding).
- Klik vervolgens op [Opslaan] om het tweede e-mailadres bij de klant vast te leggen.
Hoe voeg ik in bulk een extra e-mailadres (of het eigen e-mailadres) toe aan mijn klantgegevens?
De wens kan bestaan om zelf ook de factuur te ontvangen zodra deze naar een klant wordt verstuurd. Bestaat de behoefte om het eigen e-mailadres toe te voegen aan alle klantgegevens, dan is dat mogelijk door gebruik te maken van de spreadsheet Excel. Om de gegevens via een Excel-import te wijzigen, is het zaak om de klantgegevens eerst uit Twinfield te halen en op te slaan in een Excelformaat. Vervolgens zijn de klantgegevens in Excel aanpasbaar en is het spreadsheetbestand weer in te lezen in Twinfield Boekhouden.
Volg hiervoor de onderstaande stappen:
- Ga aan de linkerzijde naar het icoon 'Verkoop' en klik vervolgens op de blauwe tegel 'Klanten'.
- Klik onderaan de lijst met klantgegevens op de beschikbare button [Exporteer naar Excel].
- Open het aangemaakte exportbestand 'Klanten.xlsx' in Excel en voer de gewenste wijzigingen in het werkblad door aan de hand van de onderstaande instructievideo: Hoe voeg ik via Excel een extra e-mailadres toe aan het geëxporteerde klantenbestand?
- Sla na de aanpassingen (uitgelegd in de instructievideo) de Excel-spreadsheet op in hetzelfde bestandsformaat (.xlsx) als het origineel, eventueel met een andere (bestands)naam.
- Klik vervolgens vanuit de lijst 'Klanten' in Twinfield Boekhouden op de button [Importeren]. Deze button staat naast de eerder gebruikte knop [Exporteer naar Excel].
- Klik op [Selecteer bestand] en kies het aangepaste Excelbestand.
De import wordt nu uitgevoerd en past de klantgegevens (e-mailadressen) conform het importbestand in Twinfield Boekhouden aan. In het venster is vervolgens zichtbaar of de import is geslaagd en/of er enkele foutmeldingen zijn. Na de import is het extra mailadres toegevoegd bij alle klanten.
De bovengenoemde stappen zijn vergelijkbaar met het eenvoudig aanvullen van nieuwe klantgegevens via Excel. Zie het artikel Kan ik klantgegevens importeren? voor een gedetailleerde beschrijving met afbeeldingen van de te nemen stappen in de Verkoopmodule (blauwe tegels).Overigens is het aangevulde e-mailadres per relatie niet alleen van toepassing voor de Verkoopmodule (blauwe tegels) maar ook voor Debiteuren via de oranje tegel. Facturen die vanuit deze 'classic' module (oranje tegels) digitaal worden verstuurd, gaan nu ook naar beide e-mailadressen. De optie 'Elektronisch factureren' dient bij de betreffende debiteuren dan wel aan te staan (vinkje).
Hoe voeg ik via Excel een extra e-mailadres toe aan het geëxporteerde klantenbestand?
De onderstaande instructievideo toont de stappen hoe aan het geëxporteerde klantenbestand het eigen e-mailadres is toe te voegen. Ondanks de verouderde versie van Twinfield en Excel in de video, is de functionaliteit onveranderd.
De stappen uit de instructievideo zijn de acties die u uitvoert tussen punt 3 en 4 uit de eerder genoemde vervolgstappen.
Voeg in bulk extra e-mailadressen toe aan je klantenbestand from Wolters Kluwer TAA Nederland on Vimeo.
Verder lezen?
Standaard importfuncties - Introductie
Crediteuren en debiteuren - Debiteuren aanmaken
Crediteuren en debiteuren - Crediteuren aanmaken
