Dit artikel is onderdeel van de artikelserie: Crediteuren en debiteuren - Introductie
Na het controleren van de Administratie-instellingen kunnen relaties worden toegevoegd. In dit artikel lees je alles over de opties voor het toevoegen van crediteuren.
Wil je liever een video bekijken? Zie dan onze instructievideo's: Starten met Twinfield Boekhouden - Inkoop
Een nieuwe crediteur kan eenvoudig worden aangemaakt in Twinfield Boekhouden. Momenteel zijn er 2 varianten:
De gegevens van een ingevoerde relatie wordt wel gesynchroniseerd in de database: de gegevens blijven gelijk, ongeacht of deze via de blauwe tegel of oranje tegel worden opgevraagd en/of aangepast. Welke tegel het beste gebruikt kan worden ligt aan de voorkeur.
Naast het handmatig aanmaken van relaties is het ook mogelijk om relaties te importeren. We adviseren voor het gebruik van de importfunctie eerst bekend te raken met de beschikbare velden, deze zijn beschreven in dit artikel.
Ga voor een instructie voor het importeren naar dit artikel: Kan ik de stamgegevens van crediteuren importeren?
De blauwe tegel Leveranciers
Aanmaken van een nieuwe leverancier gaat als volgt:
Via Inkoop > Leveranciers: klik op de [+ Nieuwe leverancier]. Voer ten minste de naam van de relatie in, maar beter is om alle relevante stamgegevens in te voeren. Zo zorgt de invoer van de IBAN in de stamgegevens ervoor dat een betaling direct herkend wordt in de bank. Kies [Aanmaken] en de leverancier is aangemaakt.
Let op: Maak je een nieuwe relatie aan via de blauwe tegel 'Leveranciers', dan is het van belang dat het formaat van het dimensietype 'CRD' niet is ingesteld op '*' (vrij in te geven). Is dit wel het geval, dan genereert het systeem een foutmelding. Dit geldt overigens ook voor het aanmaken van klanten via 'Verkoop > Klanten'. Voor meer informatie, zie artikel: Waarom is mijn klant niet aangemaakt en krijg ik de melding: It is not possible to generate the first free code conform this format *?
Voor de stamgegevens van de relatie zijn diverse invoervelden beschikbaar via de volgende secties:
- Contactgegevens
- Adressen
- Banken
- Betaalspecificatie
- Betalingscondities
- Tijdlijn
Sectie Contactgegevens
- Naam: Geef hier de naam van de relatie op. Het veld is gemarkeerd als verplicht.
- Website: Voorzie dit optionele veld eventueel van een webadres van de relatie.
- Nummer: Toont de toegekende relatiecode. Deze code is niet aanpasbaar.
Sectie Adressen
- Adrestype: Geef aan of het toe te voegen adres een factuur-, post- of bezoekadres is en vul de set aan beschikbare velden 'T.a.v.' t/m 'KvK-nummer' naar behoefte in. Klik op [+ Adres] onder aan het eerste adresblok om eventueel meerdere adressen vast te leggen.
- Standaard: Zijn er meerdere adressen bij de relatie opgegeven, kies dan bij één van de adressen voor [Instellen als standaard]. Gebruik het [Prullenbak-icoon] om een adres te verwijderen (mits meer dan één adres). Het ingestelde standaardadres is niet te verwijderen.
Deze sectie biedt de optie om één of meerdere bankrekeningnummers van de relatie toe te voegen. Deze optie is sterk aan te bevelen i.v.m. de toekomstige herkenning van de relatie bij het inlezen van elektronische bankafschriften.
Vul in deze sectie de velden in die van toepassing zijn voor de bank van je leverancier:
- Naam (Banknaam): Naam van de bank (zeker van belang bij een buitenlandse bank).
- Rekeninghouder (Tenaamstelling): Naam van de relatie zoals deze bekend is bij de bank.
- Rekeningnummer: Oude notatie (BBAN) van het rekeningnummer.
- IBAN: Huidige notatie (IBAN) van het rekeningnummer.
- BIC (BIC-code): Internationale identificatiecode van de (buitenlandse) bank, ook bekend als SWIFT-code.
- Nationaal bank ID-nummer (Nationale bankcode): Filiaalcode van de bank. In voorkomende gevallen ook bekend als Switch-code.
- Adresregel 1 (Adres) / Huisnummer (Nr.) / Postcode / Staat: Geef hier i.c.m. de banknaam (het veld 'Naam') de adresgegevens op van de buitenlandse bank.
- Plaats: De vestigingsplaats van de bank.
- Land: Het land van de bank. Bij de selectie 'Netherlands' controleert het systeem bij opslaan van de relatie of het rekeningnummer (BBAN) en IBAN overeenkomen en voldoen aan de voorwaarden voor een geldige Nederlandse bankrekening.
Klik eventueel op [+ Banken] onderaan het vak om meer rekeningnummers te koppelen. Geef bij meerdere gekoppelde rekeningen met [Instellen als standaard] aan welke rekening voor de relatie als standaard vast te leggen. Verwijder met het prullenbak-icoon eventueel het rekeningnummer dat niet als standaard is ingesteld.
Sectie Betaalspecificatie
De toepassing maakt het mogelijk om een betaalspecificatie aan te maken wanneer er een betaalronde wordt aangemaakt. Deze specificatie kan met de relatie worden gedeeld. Geef in deze sectie aan of de betaalspecificatie voor deze relatie per e-mail wordt verstuurd of dat deze in het onderdeel Bestandsbeheer als bestand wordt gegenereerd. Geef bij de keuze 'E-mail' het gewenste e-mailadres op waar de eventuele specificatie naartoe wordt verstuurd. Zie ook: Betalen & incasseren - Kan ik een betaalspecificatie of incassospecificatie vanuit Twinfield versturen?
Sectie Betalingscondities
Het is mogelijk om betalingscondities in te stellen bij de leverancier die vervolgens worden toegepast op de inkoopfacturen. De onderstaande velden komen overeen met de velden die beschikbaar zijn op het tabblad Betalingscondities via 'Financiële professionals > Dimensies > Crediteuren'. Het betreft de volgende velden:
- Aantal vervaldagen: Leg hier het aantal (kalender)dagen vast waarbinnen de betaling aan deze crediteur dient plaats te vinden. Het aantal dagen staat standaard ingesteld op 30 dagen.
- Kortingspercentage (% Betaalkorting): Is er sprake van een vaste betalingskorting bij de leverancier, voer dan het afgesproken percentage in dit veld in. Het kortingspercentage wordt toegepast op het te betalen bedrag exclusief btw.
- Aantal kortingsdagen (Dagen betaalkorting): Als een betalingskorting met de leverancier is overeengekomen, geef dan het aantal dagen op waarbinnen de betaling dient plaats te vinden voor de toepassing van de betalingskorting.
In het artikel Kan ik korting toepassen bij het betalen van mijn inkoopfacturen? wordt middels een stappenplan uitgelegd hoe de korting in te stellen en hoe deze wordt toegepast op de inkoopboeking.
Sectie Tijdlijn
Deze sectie toont een lijst in chronologische volgorde van acties rondom de stamgegevens van de betreffende relatie. Zo is in de tijdlijn bijvoorbeeld eenvoudig te zien door welke gebruiker de relatie is aangemaakt en wie welke waarde(n) eventueel heeft aangepast/aangevuld.
Zijn alle gewenste gegevens via de beschikbare secties ingevuld, kies dan voor [Opslaan] om de relatie vast te leggen. Bij deze actie kent de toepassing automatisch een nieuw leveranciersnummer toe aan de relatie.
