Dit artikel is onderdeel van de artikelserie: Crediteuren en debiteuren - Introductie
Na het controleren van de Administratie-instellingen kunnen relaties worden toegevoegd. In dit artikel lees je alles over de opties voor het toevoegen van crediteuren. Wil je liever een video bekijken? Zie dan onderstaande instructievideo:
Een nieuwe crediteur kan eenvoudig worden aangemaakt in Twinfield Boekhouden.
Momenteel zijn er 2 varianten:
- Via de blauwe tegel 'Leveranciers'.
- Via de oranje tegel 'Crediteuren', dit betreft de Classic functie.
De gegevens van een ingevoerde relatie wordt vanzelfsprekend wel gesynchroniseerd in de database, met name de gebruiksvriendelijkheid en voorkeur van de gebruiker bepaalt welke functie het beste gebruikt kan worden. Een nieuwe crediteur is eveneens aan te maken tijdens de invoer van een inkoopboeking.
Aanmaken van een nieuwe leverancier/crediteur gaat als volgt:
Optie 1:
Via Inkoop > Leveranciers: + Nieuwe leverancier. Voer ten minste de naam van de relatie in, maar beter is om alle relevante stamgegevens in te voeren. Zo zorgt de invoer van de IBAN in de stamgegevens ervoor dat een betaling direct herkend wordt in de bank. Kies [Aanmaken] en de leverancier is aangemaakt.
Optie 2:
Via Financiële Professionals > Dimensies > Crediteuren.
Algemene tip: gebruik het menupad of gebruik de zoekfunctie bovenaan de pagina.
Stamgegevens
Hieronder worden de beschikbare invoervelden en de functie van deze velden voor een leverancier/crediteur in detail besproken. Afhankelijk van de functie ('Leveranciers' of 'Crediteuren') waarmee de relatie wordt geopend, zijn bepaalde velden wel of juist niet beschikbaar.
Het is ook mogelijk relaties te importeren. We adviseren voor het gebruik van de importfunctie eerst bekend te raken met de beschikbare velden, deze zijn beschreven in dit artikel.
Ga voor een instructie voor het importeren naar dit artikel: Kan ik de stamgegevens van crediteuren importeren?
Codering van een leverancier/crediteur
Maak je een nieuwe relatie aan via de blauwe tegel 'Leveranciers', dan is het van belang dat het formaat van het dimensietype 'CRD' niet is ingesteld op '*' (vrij in te geven). Is dit wel het geval, dan genereert het systeem een foutmelding. Dit geldt overigens ook voor het aanmaken van klanten via 'Verkoop > Klanten'. Voor meer informatie, zie artikel: Waarom is mijn klant niet aangemaakt en krijg ik de melding: It is not possible to generate the first free code conform this format *?
Bij het aanmaken via de oranje tegel 'Crediteuren' geef je voor de nieuwe crediteur zelf een beschikbare code op. Deze code dient te voldoen aan het formaat dat bij het dimensietype 'CRD' is vastgelegd. Voor een vooraf ingerichte administratie is dat '2[0-9][0-9][0-9]'. Meer informatie, zie artikel Beheer administraties - Dimensietypen.
Daarnaast is de optie 'Eerste vrije code' beschikbaar. Bij gebruik doet het systeem een voorstel voor een code.
Beschikbare velden (secties) via blauwe tegel 'Leveranciers'
Voor de stamgegevens van de relatie zijn diverse invoervelden beschikbaar via de volgende secties:
- Contactgegevens
- Adressen
- Banken
- Betaalspecificatie
- Betalingscondities
- Tijdlijn
Sectie Contactgegevens
- Naam: Geef hier de naam van de relatie op. Het veld is gemarkeerd als verplicht.
- Website: Voorzie dit optionele veld eventueel van een webadres van de relatie.
- Nummer: Toont de toegekende relatiecode. Deze code is niet aanpasbaar.
Sectie Adressen
- Adrestype: Geef aan of het toe te voegen adres een factuur-, post- of bezoekadres is en vul de set aan beschikbare velden 'T.a.v.' t/m 'KvK-nummer' naar behoefte in. Klik op [+ Adres] onder aan het eerste adresblok om eventueel meerdere adressen vast te leggen.
- Standaard: Zijn er meerdere adressen bij de relatie opgegeven, kies dan bij één van de adressen voor [Instellen als standaard]. Gebruik het [Prullenbak-icoon] om een adres te verwijderen (mits meer dan één adres). Het ingestelde standaardadres is niet te verwijderen.
Deze sectie biedt de optie om één of meerdere bankrekeningnummers van de relatie toe te voegen. Deze optie is sterk aan te bevelen i.v.m. de toekomstige herkenning van de relatie bij het inlezen van elektronische bankafschriften.
Vul in deze sectie de velden in die van toepassing zijn voor de bank van je leverancier:
- Naam (Banknaam): Naam van de bank (zeker van belang bij een buitenlandse bank).
- Rekeninghouder (Tenaamstelling): Naam van de relatie zoals deze bekend is bij de bank.
- Rekeningnummer: Oude notatie (BBAN) van het rekeningnummer.
- IBAN: Huidige notatie (IBAN) van het rekeningnummer.
- BIC (BIC-code): Internationale identificatiecode van de (buitenlandse) bank, ook bekend als SWIFT-code.
- Nationaal bank ID-nummer (Nationale bankcode): Filiaalcode van de bank. In voorkomende gevallen ook bekend als Switch-code.
- Adresregel 1 (Adres) / Huisnummer (Nr.) / Postcode / Staat: Geef hier i.c.m. de banknaam (het veld 'Naam') de adresgegevens op van de buitenlandse bank.
- Plaats: De vestigingsplaats van de bank.
- Land: Het land van de bank. Bij de selectie 'Netherlands' controleert het systeem bij opslaan van de relatie of het rekeningnummer (BBAN) en IBAN overeenkomen en voldoen aan de voorwaarden voor een geldige Nederlandse bankrekening.
Klik eventueel op [+ Banken] onderaan het vak om meer rekeningnummers te koppelen. Geef bij meerdere gekoppelde rekeningen met [Instellen als standaard] aan welke rekening voor de relatie als standaard vast te leggen. Verwijder met het prullenbak-icoon eventueel het rekeningnummer dat niet als standaard is ingesteld.
Sectie Betaalspecificatie
De toepassing maakt het mogelijk om een betaalspecificatie aan te maken wanneer er een betaalronde wordt aangemaakt. Deze specificatie kan met de relatie worden gedeeld. Geef in deze sectie aan of de betaalspecificatie voor deze relatie per e-mail wordt verstuurd of dat deze in het onderdeel Bestandsbeheer als bestand wordt gegenereerd. Geef bij de keuze 'E-mail' het gewenste e-mailadres op waar de eventuele specificatie naartoe wordt verstuurd. Zie ook: Betalen & incasseren - Kan ik een betaalspecificatie of incassospecificatie vanuit Twinfield versturen?
Sectie Betalingscondities
Het is mogelijk om betalingscondities in te stellen bij de leverancier die vervolgens worden toegepast op de inkoopfacturen. De onderstaande velden komen overeen met de velden die beschikbaar zijn op het tabblad Betalingscondities via 'Financiële professionals > Dimensies > Crediteuren'. Het betreft de volgende velden:
- Aantal vervaldagen: Leg hier het aantal (kalender)dagen vast waarbinnen de betaling aan deze crediteur dient plaats te vinden. Het aantal dagen staat standaard ingesteld op 30 dagen.
- Kortingspercentage (% Betaalkorting): Is er sprake van een vaste betalingskorting bij de leverancier, voer dan het afgesproken percentage in dit veld in. Het kortingspercentage wordt toegepast op het te betalen bedrag exclusief btw.
- Aantal kortingsdagen (Dagen betaalkorting): Als een betalingskorting met de leverancier is overeengekomen, geef dan het aantal dagen op waarbinnen de betaling dient plaats te vinden voor de toepassing van de betalingskorting.
In het artikel Kan ik korting toepassen bij het betalen van mijn inkoopfacturen? wordt middels een stappenplan uitgelegd hoe de korting in te stellen en hoe deze wordt toegepast op de inkoopboeking.
Sectie Tijdlijn
Deze sectie toont een lijst in chronologische volgorde van acties rondom de stamgegevens van de betreffende relatie. Zo is in de tijdlijn bijvoorbeeld eenvoudig te zien door welke gebruiker de relatie is aangemaakt en wie welke waarde(n) eventueel heeft aangepast/aangevuld.
Zijn alle gewenste gegevens via de beschikbare secties ingevuld, kies dan voor [Opslaan] om de relatie vast te leggen. Bij deze actie kent de toepassing automatisch een code toe aan de leverancier. Zie ook het kopje Codering van een leverancier/crediteur eerder in dit artikel.
Beschikbare velden (tabbladen) via oranje tegel 'Crediteuren'
Voor de stamgegevens van de crediteur zijn diverse invoervelden beschikbaar via de volgende tabbladen:
- Algemeen
- Adressen
- Banken
- Overig
- Betaalspecificatie
- Boekingsregels
- Betalingscondities
Tabblad Algemeen
De beschikbare velden 'Code (Nummer), 'Naam' en 'Website' zijn gelijk aan de gelijknamige (eerder beschreven) velden in de sectie Contactgegevens van 'Leveranciers'. Zoals eerder aangegeven hebben deze velden een verband met elkaar (synchronisatie).
Tabblad Adressen
Velden op dit tabblad corresponderen met de benoemde invoervelden van de sectie Adressen bij de blauwe tegel 'Leveranciers'. Gebruik op het tabblad 'Adressen' eventueel de oranje knop [Toevoegen] om meerdere adressen aan de relatie te verbinden. Geef bij meerdere adressen vervolgens aan (met behulp van de radiobutton 'Standaard') wat het standaardadres is. Gebruik de rode button [X] om een adres te verwijderen.
Tabblad Banken
Het tabblad biedt de optie om één of meer bankrekeningnummers te koppelen aan de crediteur. Naast de herkenning van de relatie bij het inlezen van bankafschriften, biedt het toevoegen van een rekeningnummer ook de mogelijkheid om vanuit de toepassing de crediteur mee te nemen in een betaalbestand voor de bank. Kies de optie 'Betaaltype' bij instellingen voor automatisch betalen en selecteer het gewenste betaalformaat om de relatie mee te kunnen nemen in een betaalvoorstel.
De sectie 'Instellingen voor automatisch betalen' biedt de volgende opties:
- Geen: Selecteer deze optie om de crediteur niet mee te nemen in een toekomstig betaalbestand.
- Betaaltype: In Nederland is de toepassing standaard ingesteld voor betalingen volgens het SEPA-formaat. Als het betaaltype 'SEPA betalingen Nederland' is geselecteerd, dan geeft het systeem middels een sterretje aan welke velden in de sectie 'Instellingen per bank' verplicht zijn. Zonder deze gegevens van de bankrekening kan de bank de betalingen niet verwerken en is de relatie simpelweg niet op te nemen in een betaalbestand. Zie voor meer informatie over betaaltypen de artikelserie Betalen & incasseren - Introductie.
De sectie 'Instellingen per bank' bevat de velden die van toepassing kunnen zijn voor de bank van de crediteur. Let op: Voor betalingen aan buitenlandse leveranciers dienen alle velden te worden ingevuld.
Deze velden ('Tenaamstelling' t/m 'Land') komen overeen met de benoemde velden van de sectie Banken bij 'Leveranciers'. Voorzie het veld 'Land' van de juiste landcode (bijvoorbeeld 'NL') in plaats van de naam van het land. Dubbelklik in dit veld voor suggesties.
Gebruik de oranje knop [Toevoegen] om eventueel meerdere rekeningnummers voor de crediteur vast te leggen. Markeer dan wel welk rekeningnummer de standaardrekening is. De standaardrekening van de crediteur wordt vervolgens gebruikt voor betalingen. Zie ook: Betalen & incasseren - Bankrekeningen van leveranciers vastleggen. Klik op de rode button [X] om een rekeningnummer bij de crediteur te verwijderen.
Om te kunnen betalen naar een g-rekening (geblokkeerde rekening) moet deze eerst worden toegevoegd aan de bankgegevens van de betreffende crediteur. Dit is momenteel alleen mogelijk via 'Financiële professionals > Dimensies > Crediteuren'. Is de g-rekening als extra bankrekening aan de crediteur toegevoegd, vergeet dan niet het vinkje te plaatsen bij de optie 'Geblokkeerde rekening'. Zie voor meer informatie over betalingen naar een g-rekening het artikel: Betalen & incasseren - Hoe kan ik betalen aan of vanaf een g-rekening?
Tabblad Overig
Op het tabblad zijn de onderstaande velden beschikbaar:
Tabblad Betaalspecificatie
Stel via het tabblad de methode van versturen in voor een eventuele betaalspecificatie van een betaalronde voor deze specifieke crediteur. De beschikbare velden zijn gelijk aan die van de sectie Betaalspecificatie voor 'Leveranciers' (blauwe tegel).
Tabblad Boekingsregels
Als de kosten van de leverancier geregeld op dezelfde grootboekrekeningen worden verwerkt, stel dan vaste boekingsregels voor deze crediteur in. Dit komt de snelheid en accuraatheid van de boekingsgang ten goede. De boekingsregels zijn ook te gebruiken in combinatie met Basecone. In het volgende artikel Hoe maak ik boekingsregels aan voor debiteuren of crediteuren? wordt uitgelegd hoe boekingsregels voor een relatie aan te maken en/of te bewerken.
Tabblad Betalingscondities
De velden in de sectie 'Betalingsinstellingen' te weten 'Aantal vervaldagen', '% Betaalkorting' en 'Dagen betaalkorting' komen overeen met de opties van de sectie Betalingscondities van de blauwe tegel 'Leveranciers'. Meer informatie over de betalingskorting bij een crediteur, zie ook het artikel Kan ik korting toepassen bij het betalen van mijn inkoopfacturen?
Geef in de sectie 'Instellingen geblokkeerde rekening' eventueel aan welk percentage van de inkoop naar een g-rekening van de leverancier moet worden overgemaakt en bepaal of de berekening van dit deel in- of exclusief btw is. Deze opties zijn van kracht als via het tabblad 'Banken' een bankrekening van de crediteur als 'Geblokkeerde rekening' is gemarkeerd. Zie ook het artikel: Betalen & incasseren - Hoe kan ik betalen aan of vanaf een g-rekening?
Zijn alle tabbladen voorzien van de gewenste waarden, gebruik dan de oranje button [Opslaan] om de crediteur op te slaan. Het is overigens niet nodig om dit per tabblad te doen. De toepassing geeft vervolgens een bevestigingsmelding met een groene stip dat de dimensie is opgeslagen.
