Wat is RGS?RGS (Referentie Grootboekschema) is een grootboek rekeningschema dat gebaseerd is op een gestandaardiseerde codering van financiële gegevens. RGS vergroot de standaardisatie binnen de financiële administratie. Het opstellen van zowel interne als externe rapportages is voor bedrijven makkelijker door deze standaardisatie. Daarnaast maakt RGS het mogelijk om financiële gegevens makkelijker en op betrouwbaardere wijze te vergelijken, bijvoorbeeld voor een benchmark.
De referentiecode is het hart van RGS: het is een unieke code die is gekoppeld aan alle grootboekrekeningen. Een referentiecode is weer gekoppeld aan SBR. Zo kan RGS in de gehele financiële keten worden gebruikt.
ReferentiecodeOnderstaande tabel laat zien hoe de referentiecode is opgebouwd, met in de laatste twee kolommen een voorbeeld:
(bron: www.referentiegrootboekschema.nl)
Voor meer informatie over RGS ga naar deze
website.
Voordelen RGSHet gebruik van RGS zorgt voor een aantal voordelen:
- Efficiënt boekhouden: alle administraties zijn gekoppeld aan een standaard referentieschema
- Standaardisatie van financiële gegevens: iedere administratie heeft zijn eigen rekeningschema. Door deze eenmalig in Twinfield te mappen in alle administraties is het niet meer nodig om ze in andere (rapportage) applicaties elke keer opnieuw te mappen.
- Snel inzicht krijgen: gegevens zijn eenvoudiger uit te wisselen tussen verschillende systemen.
- Beoordelen administratie eenvoudiger: het beoordelen van de administratie wordt eenvoudiger, omdat gegevens vergelijkbaar worden.
RGS in Twinfield In Twinfield hebben wij de basis voor RGS geïmplementeerd. Twinfield maakt gebruik van
RGS 3.2. Wij hebben RGS opgenomen in de vorm van een rapportagestructuur
TWFRGS32. In deze rapportagestructuur zijn alle niveaus van RGS opgenomen. Op deze wijze kunnen we gebruik maken van de rapportagestructuur functionaliteit. Lees
Rapportagestructuren - Introductie voor meer informatie over de werking van een rapportagestructuur.
Mappen van rekeningenOm gebruik te maken van de functionaliteit van RGS moet het grootboek rekeningschema
Grootboek - Grootboekrekening koppelen aan verdichting worden aan deze TWFRGS32 rapportagestructuur. Uiteraard kan het gebruik van een eigen rapportagestructuur gehandhaafd blijven.
Bestaat de behoefte om de koppeling(en) met de rapportagestructuur ook te kopiëren naar andere administraties, dan is dat ook mogelijk. Bij deze actie kunnen zelfs grootboek rekeningen automatisch worden aangemaakt voor zover deze rekeningen nog niet bestaan in andere administraties. In dat geval is het erg belangrijk om de opties 'Automatische koppeling' en 'Synchronisatie' te begrijpen en op de juiste manier toe te passen. In het volgende artikel worden deze opties nader toegelicht:
Hoe koppel ik grootboekrekeningen automatisch aan mijn rapportagestructuur?De RGS-structuur staat op alfabetische volgorde onder 'Balans' en op alfabetische volgorde onder 'Winst en verlies'. Bij handmatig mappen kun je snel zoeken op deze manier. Bepaal zelf op welk niveau je grootboekrekeningen wil gaan mappen. De mate van gedetailleerd vastleggen bepaal je zelf. De manier van rapporteren zorgt voor de manier van vastleggen.
TIP! Implementeer een standaard rekeningschema voor alle administraties en neem deze op in een template administratie. Dit zorgt ervoor dat het beheer van dit schema maar in 1 administratie hoeft plaats te vinden voor alle administraties in die omgeving. Vraag aan jouw contactpersoon bij Twinfield desgewenst hulp hierbij. Er zijn mogelijkheden om huidige administraties om te nummeren.
TIP! Het kan zijn dat het huidige rekeningschema niet voldoet t.o.v. RGS. In sommige gevallen kan het handig zijn om wat grootboekrekeningen aan te maken, zodat de rapportage specifiek genoeg is.
TIP! Maak gebruik van de mogelijkheid om grootboekrekeningen te splitsen (debet/credit settings). Zo is er een mogelijkheid om debet bedragen op een bepaalde RGS-code te presenteren en credit bedragen op een andere RGS-code.
De autorisatie voor het gebruik van de TWFRGS32 rapportagestructuur is veranderd voor de RGS-rapportagestructuur. Zo is het toevoegen, wijzigen en verwijderen van verdichtingen in deze structuur niet mogelijk. Dit is vanwege het feit dat RGS een standaard is.
RGS importeren en exporterenHet is mogelijk om de rapportagestructuur te exporteren naar Excel. De te nemen stappen staan vermeld in:
Is het mogelijk een rapportagestructuur te exporteren en vervolgens te importeren in een andere omgeving? Dit bestand kun je gebruiken om grootboekrekeningen te koppelen in Excel om deze later te importeren.
Het exporteren van mutaties met RGS-codes kan ook via ons product
Twinfield Analysis. Via de Twincube Grootboek (details) V3 is het mogelijk een rapportagestructuur te kiezen en komen alle RGS-niveaus mee.
We hebben ook zaken aan onze webservices toegevoegd.
TIP! Heb je al een standaard rekeningschema en heb je deze al in een andere boekhoudapplicatie gemapt? Gebruik dit dan om in Excel met VERT.Lookup de Twinfield sheet te vullen. Importeer deze dan via het bestandsbeheer.
Dit is ook beschreven in:
Is het mogelijk een rapportagestructuur te exporteren en vervolgens te importeren in een andere omgeving?Wat kun je in ieder geval nog van ons verwachten m.b.t. RGS in Twinfield?
- Het switchen van saldi (debet/credit).
- Ondersteuning van nieuwe RGS-versies.
