De rapportagestructuur is belangrijk voor de weergave van de rapporten. Het is aan te raden om het beheer van de rapportagestructuren slechts voor enkele gebruikers toe te staan. Zie voor meer informatie over rapportagestructuren de volledige handleiding: Is er een handleiding voor rapportagestructuren?
Grootboekrekeningen kunnen automatisch worden gekoppeld aan de rapportagestructuur op de volgende manier:
- Kies een administratie waarin de grootboekrekeningen gekoppeld zijn aan de juiste verdichtingen.
- Maak in deze administratie eventueel ook nieuwe grootboekrekeningen aan.
- Ga in deze administratie naar Rapporten > Rapportagestructuren. Open de gewenste rapportagestructuur voor het koppelen van een grootboekrekening.
- Controleer de tab grootboekrekeningen en koppel grootboekrekeningen aan de gewenste verdichtingen.
- Kies [Opslaan], nu opent het menu 'Opties voor opslaan van koppelingen'.
- Kies bij Administraties selecteren: Alle. Deze optie toont de lijst met alle administraties die voor de gebruiker beschikbaar zijn. Vink de gewenste de administraties aan: naar welke administraties moeten de koppelingen ook worden gekopieerd?
De vier opties voor selecteren van administraties zijn:
- Gekoppeld aan structuur: toont de lijst van administraties die al deze rapportagestructuur hebben. Hier kunnen de andere administraties worden uitgevinkt, behalve de administratie waarin de aanpassingen worden doorgevoerd.
- Alle: toont de lijst met alle administraties die voor de gebruiker beschikbaar zijn. Hier is alleen de huidige administratie aangevinkt en kunnen de gewenste administraties worden aangevinkt.
- Via sjabloon: ga hiervoor naar Instellingen > Administratie-instellingen > Administratie-instellingen. Bij Financiële informatie kan het Administratie sjabloon worden geselecteerd.
- Via groep: ga hiervoor naar Instellingen > Administratie-instellingen > Omgevingsinstellingen > Administratie-groepen. Maak hier een groep aan. De groep kan vervolgens in de Administratie-instellingen worden vastgelegd bij Administratie informatie.
De automatische koppeling van grootboekrekeningen aan verdichtingen kan vervolgens op twee manieren tot stand worden gebracht:
- Niet-bestaande grootboekrekeningen aanmaken en koppelen: niet alleen de koppelingen tussen de grootboekrekeningen en de verdichtingen worden gekopieerd, maar ook worden er automatisch grootboekrekeningen aangemaakt voor zover deze rekeningen nog niet bestaan in de administraties waarnaar de veranderingen worden gekopieerd.
- Koppeling voor bestaande grootboekrekeningen aanmaken: alleen de koppelingen tussen grootboekrekeningen en de verdichtingen worden gekopieerd. Alle niet-bestaande grootboekrekeningen worden niet aangemaakt.
Daarnaast moet gekozen worden in hoeverre er wordt gesynchroniseerd:
- Volledig: Bij deze optie wordt gekeken naar het volledige rekeningschema en de gemaakte instellingen. Deze worden doorgevoerd naar de administraties die zijn aangevinkt bij de administratieselectie.
- Veranderingen: In dit geval wordt dezelfde actie uitgevoerd als hierboven, met dit verschil dat er nu alleen wordt gekeken naar de wijzigingen die nu zijn doorgevoerd in de rapportagestructuur.
Wanneer alle gewenste instellingen zijn gemaakt kan gekozen worden voor [Opslaan] om de rapportagestructuur op te slaan en de koppelingen te kopiëren.
