Dit artikel is onderdeel van de artikelserie voor Classic e-bankafschriften, de oranje tegels. Is dit onderwerp nieuw voor je? Dan adviseren we je te verdiepen in onze nieuwe Bankenmodule, de blauwe tegels. Ga voor de details naar:
Bankenmodule
Optimaliseer de verwerking van bankafschriften met boekingsinstructies
Door gebruik te maken van boekingsinstructies zal het verwerken van de afschriften een stuk eenvoudiger en sneller verlopen. In de bankafschriften worden deze vastgelegd bij de regelinformatie. Door het aanvinken van één of meer opties onder 'Regelinformatie' kan een boekingsinstructie worden aangemaakt voor de betreffende regel.
Belangrijk: maak
geen boekingsinstructies op een relatie, klanten of leveranciers, maar zorg dat de stamgegevens van de relaties goed ingevuld zijn. Door het opnemen van een IBAN in de debiteurenkaart en de crediteurenkaart zal de herkenning van de betaling of ontvangst direct gekoppeld kunnen worden aan de juiste relatie op basis van de IBAN.
Boekingsinstructies kunnen op 3 niveaus worden gemaakt:
- Bank: de instructie is voor een specifiek bankdagboek.
- Administratie: de instructie is voor alle transacties in de administratie, ongeacht welk bankboek het betreft.
- Sjabloon: de instructie is voor alle transacties in alle administraties met ditzelfde Administratie sjabloon.
De volledige volgorde van de toewijzing van afschriftregels op basis van boekingsinstructies is in dit artikel beschreven:
Wat is de hiërarchie in de toewijzing van de posten in bankafschriften?Hoe maak ik een boekingsinstructie?In deze video is te zien hoe een boekingsinstructie eenvoudig wordt aangemaakt:
Boekingsinstructies in elektronische bankafschriften from Wolters Kluwer TAA Nederland on Vimeo.
Aanpasbare omschrijving en mogelijkheid tot opslaan als Bankboekingsinstructie
Het is mogelijk om de omschrijving die is meegegeven op het bankafschrift aan te passen als deze niet volledig is. Het veld Omschrijving is standaard gevuld met de inhoud van de omschrijving van het bankafschrift: het eerste grijze veld onder Regelinformatie.
Rechts van het veld Omschrijving staat een (grijze) toverstaf om het 'Omschrijvingssjabloon' te openen. Om deze te activeren dient eerst in het onderdeel 'Regelinformatie' één of meer opties worden aangevinkt, bijvoorbeeld rekeninghouder.
Klik op de toverstaf om het Omschrijvingssjabloon te openen. Het omschrijvingssjabloon is verdeeld in drie delen: Sjabloon, Voorbeeld en Beschikbare velden.
Dit gedeelte toont de omschrijving die ook in de Bankafschriften-wizard wordt getoond. Deze is standaard gevuld met de omschrijving van het bankafschrift (het eerste grijze veld in het Regelinformatiegedeelte). De inhoud van het veld Sjabloon kan worden aangepast of verwijderd. Daarnaast kan het veld Sjabloon worden gevuld met vaste en variabele gegevens. Standaard is er een wit tekstveld zichtbaar dat kan worden gevuld met variabele gegevens.
Deze omschrijving wordt direct op de boekingsinstructie opgeslagen als de optie 'Op de boekingsinstructie opslaan' is aangevinkt.
Het vinkje kan worden weggehaald wanneer de boekingsinstructie uitsluitend voor dit bankafschrift zou moeten gelden. In dat geval wordt de omschrijving niet bewaard voor een vergelijkbare toekomstige actie. Wanneer deze instructie al bestaat, dan wordt automatisch de vink geplaatst.
Beheer van boekingsinstructies
Uiteraard kunnen boekingsinstructies worden verwijderd of aangepast.
Opvragen van de boekingsinstructies:
- Instructies op bankrekening-niveau. Ga hiervoor naar Kas & Banken > Bankrekeningen. Kies de gewenste bankrekening en kies vervolgens 'Boekingsinstructies bank' rechts op de pagina onder gerelateerd.
- Instructies op administratie-niveau. Ga hiervoor naar Kas & banken > Bankboekingsinstructies.
- Instructies op sjabloonadministratie. Ga hiervoor in de sjabloonadministratie naar Kas & banken > Bankboekingsinstructies. Ga voor een verdere toelichting op deze optie naar het artikel: Kan ik bankboekingsinstructies op omgevingsniveau vastleggen?
Goed om te weten:
- Verwijderen: een boekingsinstructie wordt verwijderd door te klikken op het rode kruisje voor de te verwijderen instructie. De instructie is pas daadwerkelijk verwijderd nadat vervolgens [Opslaan] wordt gekozen. Vergeet ook niet om andere wijzigingen in de boekingsinstructies op te slaan.
- Aanpassen dimensie: heeft herkenning plaatsgevonden op basis van een boekingsinstructie en wordt het grootboek of de relatie aangepast? Dan wordt deze wijziging in de toewijzing automatisch aangepast in de boekingsinstructie zodra het elektronische bankafschrift wordt opgeslagen.
- Aanpassen criteria: heeft herkenning plaatsgevonden op basis van een boekingsinstructie en worden er extra of andere criteria geselecteerd onder Regelinformatie? Dan wordt er een volledig nieuwe instructie aangemaakt. Daarnaast blijft de oude boekingsinstructie ook bestaan. Dit is in de meeste gevallen niet wenselijk, en kan er toe leiden dat de post niet (juist) herkend wordt. De overbodige boekingsinstructie zal verwijderd moeten worden. Een aanpassing in de criteria kan daarom beter niet in de elektronische bankafschriften gedaan worden, maar in de boekingsinstructies.
- Btw: Het is niet mogelijk om de btw vast te leggen als bankboekingsinstructies. De btw kan wel op grootboekniveau worden vastgelegd. Twinfield berekent dan bij het inlezen van het bankafschrift automatisch het Btw-bedrag. In het artikel Grootboekrekening toevoegen of wijzigen is beschreven hoe de btw kan worden vastgezet op een grootboekrekening.
Verder lezen?Classic bankafschriften - Bankafschriften verwerken
