In dit artikel leest u wat u kunt doen om ervoor te zorgen dat uw conversie naar Adsolut vlot verloopt.
Wat wordt geconverteerd?
Als u met de accimporter converteert naar Adsolut, converteren wij:
- het rekeningstelsel
- de klanten en de leverancier
- alle geselecteerde boekjaren en hun mutaties (inclusief analytische)
- investeringen
- de btw-listing
Opmerking
Omdat niet iedereen met een analytische boekhouding werkt, laten we de analytische controles in dit document buiten beschouwing. |
Welke controles moet ik doorlopen na een conversie?
- Stel de btw-regimes in in Adsolut
- Vervolledig de dossiersettings
- Controle 1: tabel met de boekjaren correct interpreteren
- Controle 2: balans in Adsolut vergelijken met de balans van de geconverteerde software.
- Controle 3: controle van de vervaldagboeken
- Controle 4: controle saldo van het eerst in te boeken uittreksel en het saldo ervan op de balans
- Controle 5: controleer of de afschrijvingstabel in Adsolut overeenstemt met de balans in Adsolut
| Let op:
Na conversie en voor het starten met boeken in Adsolut dient u enkele controles uit te voeren voor elk geconverteerd dossier. Boek niet verder in een geconverteerd dossier zolang die controles niet zijn uitgevoerd. Een onderlinge vergelijking is dan niet meer mogelijk tussen beide dossiers.
De hieronder beschreven controles zijn niet louter technisch, maar ook boekhoudkundig. Op die manier weten we dat de conversie zowel technisch als boekhoudkundig juist is uitgevoerd.
|
Na de conversie doorloopt u onderstaande werkwijze, in samenspraak met uw consultant. Zo bent u zeker dat de conversie goed werd uitgevoerd en dat uw dossier klaar is om te beginnen met Adsolut!
Btw-regimes instellen
De btw-regimes zijn belangrijk omdat u nog de btw-rekeningen moet instellen waarop Adsolut zal boeken.
Open het scherm met de btw-regimes via het menu
Parameters >
Boekhouding >
btwregimes.
Tip
Wanneer u twijfelt, vraag dan aan uw accountant of software- consultant om u hiermee te helpen. |
Onderstaande afbeelding is een voorbeeld, de rekeningen bij u zien er misschien anders uit.
Dossiersettings vervolledigen
Deze zijn doorgaans al ingevuld voor u. Als u het dossier zo goed mogelijk naar eigen wens wil instellen, gebruik dan het menu
Systeembeheer >
Dossiersettings.
Controle 1: tabel met de boekjaren correct interpreteren
Het is van belang dat u de tabel met boekjaren correct interpreteert.
De tabel van de boekjaren roept u op via het menu
Boekhouding >
algemeen boekjaren.
In ons voorbeeld ziet u dat de boekjaren 2006 tot en met 2017 afgesloten zijn.
- De eindbalans van 2017 is dus overgezet naar boekjaar 2018. Daarom staat er een vinkje bij boekjaar 2017.
- De rekeningen van 2018 zijn nog niet overgedragen naar 2019. Daarom staat er bij boekjaar 2018 en 2019 nog geen vinkje
- Het hoogst actieve boekjaar is 2019.
Controle 2: balans in Adsolut vergelijken met de balans van de oorspronkelijke software
- Selecteer eerst het hoogst actieve boekjaar. In ons voorbeeld kiezen we dus 2019.
- Als u de Adsolut balans vergelijkt met de balans van de software die u converteert, let dan op dat u geen appelen met peren vergelijkt.
- Enkele aandachtspunten:
- In Adsolut moeten de rekeningen overgedragen zijn voor alle boekjaren, uitgezonderd de laatste twee boekjaren. Dit betekent in ons voorbeeld dat de rekeningen overgedragen moeten zijn voor 2006 tot en met 2017. Voor boekjaren 2018 en 2019 mogen maar moeten deze niet overgedragen zijn. De selecties die u toepast, bepalen of uw balans juist weergegeven wordt!
- Mogelijk staan er ook in de software die u converteert nog afschrijvingen op de balans die nog niet echt geboekt zijn. Hou hiermee rekening als u de balans vergelijkt. Weet u het niet, vraag het dan na bij uw accountant.
De juiste selectie toepassen (boekhouding > balans)
- In ons voorbeeld is boekjaar 2017 overgedragen, 2018-2019 nog niet
- De balans van de software die we converteren bevat al de afschrijvingen van 2019 (maar ook hier zijn ze nog niet geboekt – lees: ook in andere boekhoudpakketten kunt u de afschrijvingen simuleren en dus afdrukken op de balans, hoewel ze nog niet geboekt zijn).
- Via boekhouding > boekhoudplan controleert u dus in boekjaar 2019 of het saldo van rekeningen die met 63 beginnen, gelijk is aan 0. Dat is het geval.
- Voor onze controle willen we ook het vorige boekjaar 2018 erbij.
- We drukken ook de lijst met openstaande klanten en leveranciers voor 2018 en 2019 af.
Dit zijn dus onze selecties in het menu boekhouding > balans
Controle 3: controle van de vervaldagboeken
In dit voorbeeld is het actief boekjaar nog steeds 2019.
Het saldo van de rekening 400000 handelsdebiteuren van de balans die u hierboven afdrukt moet overeenstemmen met het saldo van het vervaldagboek relaties (en is dus eigenlijk het saldo van de rekening 400000 klanten, voor de boekjaren 2018 en 2019)
Het saldo van de rekening 440000 leveranciers van de balans die u hierboven afdrukt moet overeenstemmen met het saldo van het vervaldagboek leveranciers (en is dus eigenlijk het saldo van de rekening 440000 leveranciers, voor de boekjaren 2018 en 2019).
Controle 4: saldo van het eerst in te boeken uittreksel vergelijken met het balanssaldo
Op uw balans treft u ook rekeningen aan die beginnen met 5.
Controleer per financieel dagboek of het saldo van het eerst in te boeken uittreksel overeenstemt met het saldo van de grootboekrekening (gekoppeld aan dat financieel dagboek)
U roept de dagboeken op via het menu
Boekhouding >
Algemeen >
Dagboeken.
Bijvoorbeeld: het dagboek F02 (CBC EUR) is gekoppeld met de grootboekrekening 551000.
Op de P&S balans (
Boekhouding >
Balans) zien we dat de rekening 551000 een saldo heeft van 5.589,67 euro. Wanneer u dus een nieuw uittreksel inboekt, moet Adsolut dit saldo voorstellen.
Controle 5: afschrijvingstabel in Adsolut vergelijken met de balans in Adsolut
Controleer of er al geboekt is op klasse 63 via
Boekhouding >
Boekhoudplan in het hoogst actieve boekjaar (in ons voorbeeld dus 2019). Als dit saldo gelijk is aan 0, dan werden de afschrijvingen voor het actieve boekjaar nog niet geboekt.
- Waarom is dat van belang?
- Via Boekhouding > investeringen ziet u al de nieuwe boekwaarde van de investeringen voor het hoogst actieve boekjaar 2019. (ook al zijn ze nog niet geboekt)
- Wanneer u dus de balans afdrukt en vergelijkt met de afschrijvingstabel, kiest u dus best om de afschrijvingen op te nemen, zodat de vergelijking juist is.
- Onderstaande afbeelding toont dat op de afschrijvingstabel de nieuwe boekwaarde van de rekening machines 3.519,93 is. Wanneer u dus via boekhouding > boekhoudplan het saldo raadpleegt van de investeringsrekening 231000 Machines en de daaraan gekoppelde afschrijvingsrekening 231009, moet u in principe hetzelfde saldo krijgen.
Boekhouding > investeringen > rekening 231000 Machines
Boekhouding > afdrukken > balans
Wat als u onregelmatigheden vaststelt na de conversie?
Geval 1: het Adsolut team voerde de conversie minder dan 5 dagen geleden uit
- Deel binnen de 5 werkdagen na de conversie, via een reply op het interventieverslag, volgende informatie:
- Versie van Adsolut
- Versie en naam van de accimporter (conversietool)
- Code en naam van het subdossier
- Voor welke controles is er een probleem?
- Maak een backup van het Adsolut-dossier
- Bezorg ons zowel de backup van het Adsolut-dossier als de backup van de software die u converteerde.
- Maak een ticket aan en deel het bestand met ons, zie: Kan ik een bijlage toevoegen aan mijn ticket?
Geval 2: de conversie door het Adsolut team is meer dan 5 werkdagen geleden, of u hebt de conversie zelf uitgevoerd
- Creëer een nieuw ticket via ons Support Portaal met dezelfde gegevens zoals hierboven beschreven.
Opmerking
Deze interventie valt niet onder de voorwaarden van het Wolters Kluwer updatecontract voor uw softwarepakket.
De interventie zal in regie worden uitgevoerd aan het gangbaar tarief.
De tijd wordt geregistreerd per begonnen half uur. |
