Er kunnen 3 oorzaken zijn waarom het saldo op de crediteurenkaart of debiteurenkaart niet aansluit met het saldo in het rapport openstaande postenlijst per crediteur/debiteur o.b.v. periode. De verschillende oorzaken worden hieronder toegelicht, waarbij ook een oplossing wordt gegeven.
We adviseren om deze punten in de aangegeven volgorde te controleren, beginnend bij punt 1:
1. Is er een actuele jaarafsluiting gedraaid?
Een recente jaarafsluiting zorgt ervoor dat het Beginsaldo van het boekjaar correct in de kolommenbalans staat. Als deze niet is gedraaid, kan het Beginsaldo afwijken.
Controleer dit door de kolommenbalans op te vragen voor de hoofdrekening debiteuren of crediteuren over het gehele jaar. De kolom Beginsaldo zal aan moeten sluiten met het saldo van de laatste kolom 'Vorig boekjaar'. Indien dit niet overeenkomt, dan zal er een jaarafsluiting gedraaid moeten worden. Ga hiervoor naar Financiële professionals > Jaarafsluiting > Jaarafsluiting. Kies voor de Status Concept, inclusief conceptboekingen, zet daarom een vinkje bij 'Ook conceptboekingen meerekenen'.
2. Is er direct op de hoofdrekening debiteuren of crediteuren geboekt zonder relatie?
Vraag hiervoor ook de kolommenbalans op voor de hoofdrekening debiteuren of crediteuren, nu inclusief de details van de debiteuren en/of crediteuren, dit is de optie 'Details weergeven van' bij de criteria. Indien er een boeking is gemaakt op de hoofdrekening, zal er een waarde staan waarbij de kolommenbalans aangeeft 'Geen relatie'. Ga na of dit gecorrigeerd kan/moet worden.
In het volgende voorbeeld is 500,00 euro geboekt op hoofdrekening 1600 Crediteuren, zonder specificatie van een relatie. Hierdoor sluit het saldo op de crediteurenkaart niet aan bij het saldo in het rapport openstaande postenlijst per crediteur.
3. Is er een aflettering gemaakt met een afletterdatum in het ene jaar (in dit voorbeeld 2023) die betrekking heeft op een boeking die is gemaakt in het daaropvolgende jaar (in dit voorbeeld 2024 of verder)?
Dit kan een saldo verschil veroorzaken doordat de openstaande postenlijst o.b.v. periode kijkt naar de afletterdatum en op basis daarvan bepaald of een post in het rapport getoond wordt terwijl de crediteuren en debiteurenkaart op basis van boekdatum bepaald of een post in het rapport opgenomen wordt.
In dit voorbeeld zijn we geïnteresseerd in 2023. Ga naar het rapport Afletteroverzicht via de Zoek-balk of via Rapporten > Rapporten: Alle rapporten.
Voer de volgende criteria in:
- Aflettersoort: Debiteuren of Crediteuren aanvinken. Afhankelijk van het geconstateerde verschil.
- Boekingsnummer: Boekstuknummer 202400001 tot en met 202499999 (alle boekstuknummers uit 2024).
- Afletterdatum: 01-01-2000 tot en met 31-12-2023 (alle eerdere data).
Indien er een resultaat is, dan is er een post verkeerd afgeletterd. Deze aflettering moet ongedaan worden gemaakt en vervolgens opnieuw afletteren op de juiste datum.
