Twinfield kan de volgende foutmelding geven bij het draaien van een jaarafsluiting of het aanmaken van een valutaherwaardering: Kon het saldo in de gekoppelde valuta niet vaststellen aangezien er saldi in meerdere valuta aanwezig zijn op de gekoppelde rekeningen.
De oorzaak is dat er in de administratie één of meerdere grootboekrekeningen voor herevaluatie buitenlandse tegoeden zijn ingesteld in de module valutaherwaardering maar de betreffende grootboekrekening(en) in meer dan 1 valuta transacties heeft. Het is alleen toegestaan om op deze grootboekrekening te boeken in combinatie met de hier vastgelegde valuta. Twinfield controleert hierop bij zowel de valutaherwaardering als de jaarafsluiting.
Deze instelling is te vinden onder Financiële professionals > Valutaherwaardering en dan [Instellingen].
Lees meer over deze instelling in: Handleiding valutaherwaardering H2 - Instellingen valutaherwaardering
Op het moment dat er in het verleden een boeking is gemaakt op deze grootboekrekening met een andere (basis) valuta, dan zal het niet mogelijk zijn een valutaherwaardering of een jaarafsluiting uit te voeren.
Oplossing
Volg onderstaande stappen:
- Ga naar Financiële Professionals > Boekingen > Boekingsregels > Invoerverslag, Zet een filter op de grootboekrekeningen die geherwaardeerd moeten worden, zie eventueel Financiële Professionals > Valuta herwaardering > Instellingen > Buitenlandse tegoeden. Exporteer het invoerverslag naar Excel, en filter kolom K op valuta die hier niet op deze grootboekrekening thuis horen.
- Als de transacties in de verkeerde valuta zich bevinden in één of meerdere boekjaren die nog niet definitief zijn afgesloten dan kunnen de foutieve transacties worden verwijderd en kunnen deze opnieuw worden ingevoerd (of geïmporteerd) in de juiste valuta. Mochten er transacties zijn die definitief zijn geboekt, dan kan via Twinfield support de status van deze boekingen worden teruggezet naar 'Concept' of kunnen de foutieve mutaties handmatig worden tegengeboekt.
- Mocht een boekjaar met foutieve valuta transacties reeds definitief afgesloten zijn, dan kan de jaarafsluiting wellicht teruggedraaid worden maar dit wordt niet geadviseerd. Ga naar punt 4.
- Maak nieuwe grootboekrekeningen aan en boek het saldo in transactie-, basis en eventueel rapportagevaluta over met de valuta behorende bij deze grootboekrekening. Verberg vervolgens de oude grootboekrekeningen en verwijder deze ook uit de instellingen bij herevaluatie buitenlandse tegoeden. Aangezien het bankboek ook de grootboekrekening bevat voor de boeking van de mutatie banksaldo dient deze ook aangepast te worden. U zult zien dat dit niet kan (grootboekrekening is grijs). De oplossing is in dat geval een nieuw bankboek te maken en te koppelen aan dit grootboek.
Zijn bovengenoemde stappen doorlopen en wil je een nieuwe (concept) jaarafsluiting draaien? Verwijder eerst de oude jaarafsluitingsboekingen uit de Conceptboekingen!
Hoe kan ik conceptboekingen inzien, controleren en definitief boeken?
Verder lezen?
