Lees in dit artikel meer over DNS-instellingen en het SPF-record en waarom dit ertoe kan leiden dat jouw mails niet bij de ontvanger aankomen. Dit artikel biedt enige achtergrond.
Standaard wordt bij verzenden van facturen en offertes vanuit Twinfield het volgende mailadres gebruikt: invoicing@mailer.twinfield.com
Veel ondernemers stellen hier een eigen e-mailadres in.
Zie voor meer informatie: Hoe pas ik het afzender e-mailadres aan in elektronische facturen?
Het komt voor dat facturen en offertes die gemaakt zijn in de verkoopmodule, de blauwe tegels, en verstuurd worden vanuit Twinfield niet aankomen bij klanten. Dit ligt in de meeste gevallen aan het SPF-record van het door de klant ingestelde afzender e-mailadres. In een enkel geval ligt het aan de DNS-instellingen.
Ga voor het instellen van het e-mailadres naar het Factuur e-mail sjabloon met behulp van de zoek-balk of kies Verkoop > Facturen > Factuur e-mail sjabloon (rechts op de pagina onder gerelateerd).
Twinfield zal hier een waarschuwing geven indien de juiste instellingen op het domein ontbreken:
Indien de DNS-instellingen niet correct zijn ingesteld wordt dit weergegeven in Twinfield doordat er bij het factuur email sjabloon naast het eigen ingestelde e-mailadres de oranje melding 'e-mail aflevering verbeteren' zichtbaar is. Door op deze melding te klikken wordt meer informatie gegeven. Op basis van deze informatie kunnen de eigen DNS instellingen aangepast worden.
Wat de SPF-record inhoudt en welke instellingen er gemaakt dienen te worden, wordt aan de hand van het onderstaande voorbeeld uitgelegd:
Als accountant Anna een eigen mailadres wil gebruiken voor facturatie vanuit Twinfield (facturatie@domeinnaam-klant.nl) dan wordt door de mailserver van de ontvanger geverifieerd of vanuit Twinfield mail verstuurd mag worden namens domeinnaam-klant.nl. Hier voor wordt de inhoud van het SPF-record van het domein domeinnaam-klant.nl geraadpleegd. Indien het SPF-record niet aangepast is voor gebruik vanuit Twinfield, dan worden facturen en betalingsherinneringen geweigerd door mailservers, verwijderd door spam-filters of belanden ze in de ongewenste email of spambox van de geadresseerde.
Een SPF-record is een speciale entry binnen DNS en geeft de servers aan die geautoriseerd zijn om email te verzenden namens een domein.
Alle SPF-records worden gepubliceerd als het type TXT en hebben meestal de volgende inhoud:
"v=spf1 mx ~all" .
Hiermee geeft de domein eigenaar aan dat alle mailservers van zijn domein vertrouwd kunnen worden en de rest van de wereld niet.
Als hier het volgende toegevoegd wordt, dan zal tevens mail afkomstig van de mailservers van mailer.twinfield.com door een eerste SPAM-check komen:
De juiste toevoeging op het SPF-record:
Controle (voor beheerders)De inhoud van het SPF-record word bepaald door iedere domein
eigenaar zelf en kan vele vormen hebben.
Het hier gegeven voorbeeld komt het meeste voor.
Via
http://www.kitterman.com/spf/validate.html kan gecontroleerd worden of een domein een SPF-record heeft en de inhoud inzichtelijk worden gemaakt.
Twinfield e-mailadres terugzettenZolang de netwerk domein instellingen van het eigen e-mailadres niet goed staan kunnen er geen e-mails door Twinfield worden verstuurd, klanten ontvangen de mail dus niet. Het is daarom aan te raden om hiervoor het e-mailadres van Twinfield weer in te voeren: invoicing@mailer.twinfield.com. Kies [Verifiëren] en daarna voor [Opslaan] van het factuur e-mail sjabloon.
Verder lezen?Een eigen e-mailadres instellen in de verkoopmodule: waar moet ik op letten?
