In Twinfield kunnen facturen, herinneringen en offertes opgesteld in de verkoopmodule (de blauwe tegels) direct per e-mail naar klanten worden verstuurd. In dit artikel wordt verder gesproken over facturen, maar hier kan herinneringen of offertes worden gelezen.
Standaard is het afzenderadres voor het sturen van digitale facturen vanuit deze module: invoicing@mailer.twinfield.com
Dit is het e-mailadres dat de ontvanger van de factuur zal zien. Het is mogelijk dit afzender e-mailadres aan te passen.
Ga voor het instellen van jouw e-mailadres naar het Factuur e-mail sjabloon met behulp van de zoekbalk of kies Verkoop > Facturen > Factuur e-mail sjabloon (rechts op de pagina onder gerelateerd).
De volgende velden kunnen worden gewijzigd:
- Van: klik op het e-mailadres om een ander mailadres in te stellen. Kies vervolgens voor [Verifiëren].
- Antwoorden aan: dit is het e-mailadres voor reacties en vragen van klanten (debiteuren). Tip: vul dit veld altijd, zeker indien het 'Van' veld niet is ingevuld. Het is dus mogelijk twee verschillende e-mailadressen in te stellen; één afzenderadres en één adres voor reacties.
- Het onderwerp en de tekst worden ook in dit sjabloon vastgelegd. Let hier op het onderscheid tussen Factuur versturen als 'Link' versus 'PDF'. De optie voor Taalkeuze is ook op deze sjablonen van toepassing.
Vergeet niet de wijzigingen op te slaan.
Eigen afzender e-mailadres instellen
Voer een eigen e-mailadres in en klik op de link in de verificatie-mail die je vervolgens ontvangt op het ingestelde e-mailadres.
Twinfield mag niet zomaar e-mails versturen vanaf jouw e-mailadres. Daarom is het noodzakelijk om instellingen te maken in het domein. In het standaard e-mailadres is het domein ‘mailer.twinfield.com’. De aanpassing heeft dus eigenlijk niet direct met Twinfield te maken, maar met regels binnen het domein.
Door een aanpassing is het domein wordt het mogelijk dat Twinfield vanaf het gewenste eigen adres e-mailberichten mag versturen: de aanpassing vindt plaats in de zogenaamde DNS-instellingen. In de DNS-instellingen van een eigen domein kunnen toevoegingen worden gemaakt in het SPF-record.
Zolang Twinfield niet als vertrouwd staat aangemerkt door middel van een toevoeging in het SPF-record, dan worden facturen als volgt naar klanten verstuurd:
invoicing@mailer.twinfield.com namens naam@domein.com
Het gevolg is dat er een verhoogd risico bestaat dat de factuur niet in de inbox, maar in de ongewenste mail van de ontvanger terecht komt.
Waarschuwing: E-mail aflevering verbeteren
In Twinfield geeft de waarschuwing 'E-mail aflevering verbeteren' aan dat de juiste DNS-instellingen ontbreken.
Neem voor een optimale afhandeling van de e-mails daarom contact op met de (systeem)beheerder van het domein en laat de volgende tekst toevoegen aan het SPF-record binnen het domein (met een spatie voor de i van include en een spatie na de m van com):
Achtergrond (technisch)
Alle SPF-records worden gepubliceerd als het type TXT en hebben meestal de volgende inhoud:
"v=spf1 mx ~all" .
Hiermee geeft de domein eigenaar aan dat alle mailservers van zijn domein vertrouwd kunnen worden en de rest van de wereld niet.
Na v=spf1 volgen de gewenste toevoegingen, de beheerder van het domein is bekend met de wijze waarop een SPF-record is opgebouwd.
Een SPF-record met uitsluitend de toevoeging voor Twinfield is als volgt opgebouwd:
v=spf1 mx include:_spf.mailer.twinfield.com ~all
Met de button [Controleer DNS-instellingen] zal Twinfield opnieuw controleren of facturen vanaf het opgegeven domein verstuurd mogen worden.
Let op: van publieke mailproviders zoals Gmail en Hotmail kunnen de DNS-instellingen niet worden aangepast. Als je een publiek e-mailadres gebruikt adviseren wij om gebruik te maken van ons standaard e-mailadres.
Daarom is er ook de optie om te herstellen naar: invoicing@mailer.twinfield.com.
Belangrijk: was er eerder al een SPF-record voor Twinfield toegevoegd?
Wij voeren in september een verbetering door in de mailafhandeling, daarom vragen we bestaande klanten om de toevoeging op het SPF-record eenmalig aan te passen. Er is tot begin november 2019 een overgangsperiode waarin de oude toevoeging op het SPF-record nog ondersteund wordt.
Het oude SPF-record voor Twinfield verwijderen
Wie al een regel op het SPF-record voor Twinfield had toegevoegd wordt dringend geadviseerd deze te verwijderen.
De oude toevoeging aan het SPF-record ziet er zo uit:
De oude toevoeging kan het beste direct verwijderd worden op het moment dat de nieuwe regel wordt toegevoegd.
Voor Twinfield is alleen include:_spf.mailer.twinfield.com noodzakelijk.
Tip: stuur dit artikel door naar de beheerder van de domeinnaam zodat deze persoon alle relevante informatie heeft om het SPF-record aan te passen.
In november zal zonder aanpassing van de SPF-record facturen voortaan als volgt aankomen bij de ontvanger:
invoicing@mailer.twinfield.com
on behalf of naam@domein.com
Eigen afzenderadres instellen voor herinneringen en offertesEen afzenderadres kan niet alleen in het factuur e-mailsjabloon worden ingesteld, maar ook in het:
- herinnering e-mail sjabloon
- offerte e-mail sjabloon
Tot slot
Het SPF-record zal eenmalig moeten worden ingesteld, of aangepast, voor de optimale afhandeling van de mail. De toevoeging op het SPF-record is een instelling op de domeinnaam en voldoet voor alle administraties waarbij in de sjablonen dit domeinnaam is ingesteld.
In de e-mail sjablonen wordt een melding getoond als deze wijziging voor jou of jouw klant van toepassing is. Zo kan eenvoudig worden nagegaan of een aanpassing vereist is.
Wil je zien hoe een mail aankomt bij de klant?
Voeg je eigen e-mailadres toe als ontvanger bij een willekeurige klant om te zien hoe de klant facturen ontvangt die jij verstuurt vanuit Twinfield.
Ga hiervoor naar Verkoop > Klanten. Zoek en selecteer de gewenste klant en ga naar de Factuurinstellingen. In het 'E-mailadres voor facturering' kan een extra e-mailadres worden toegevoegd als ontvanger, zet een komma tussen twee e-mailadressen.
Je ontvangt nu zelf ook een mail zodra er een factuur, herinnering of offerte naar deze klant wordt verstuurd.
Verder lezen?
Meer achtergrond over DNS-instellingen en het SPF-record: Ik heb een eigen afzender e-mailadres ingesteld in Twinfield: waarom komen deze e-mails niet aan bij mijn klant?
Meer informatie over DMARC en DKIM records
Wat is DMARC?
Andere functies in Twinfield:
Is het mogelijk verkoopfacturen in andere talen te maken?
Is het mogelijk om offertes te versturen vanuit Twinfield?
