Dit artikel is onderdeel van de artikelserie Rapportagestructuren. Is deze functie nieuw voor je, begin dan hier: Rapportagestructuren - Introductie
Het is mogelijk een standaardrapportagestructuur in te stellen in de administratie-instellingen. Deze rapportagestructuur zal dan standaard worden gebruikt bij het opvragen van alle rapporten.
Het is dan nog wel mogelijk om bij het opvragen van een rapport van deze standaard rapportagestructuur af te wijken: selecteer bij de criteria voor het opvragen van het rapport de gewenste rapportagestructuur.
Om de rapportagestructuur te kunnen instellen als standaard moeten de toegangsrechten op de rapportagestructuur goed zijn ingesteld: alle gebruikers met toegang tot de administratie moeten de rapportagestructuur kunnen gebruiken. Ga hiervoor naar Rapporten > Rapportagestructuren. Open de betreffende rapportagestructuur en ga naar de tab Toegangsrechten.
Staat hier een regel waarbij een gebruiker geen toegang heeft tot de rapportagestructuur, dan is deze structuur niet beschikbaar als standaardrapportagestructuur.
Er zijn verschillende opties voor de toegangsrechten. Er zal moeten worden bepaald wie de rapportagestructuur mogen gebruiken.
1. Het is mogelijk om hier te eindigen met een regel dat iedereen de rapportagestructuur mag gebruiken.
2. Het is ook mogelijk om specifieke administraties of gebruikers toegang te geven tot gebruik van de rapportagestructuur. Dit vraagt om meer onderhoud dan bovenstaande instelling.
Ga vervolgens naar Instellingen > Administratie-instellingen > Administratie-instellingen: Financiële informatie. Hier kan de rapportagestructuur ingesteld worden als standaardrapportagestructuur.
Waarom krijg ik de foutmelding 'Administratie X heeft rapportagestructuur Y als standaard ingesteld, maar hiervoor zijn geen gebruikersrechten ingesteld'?
Deze foutmelding kan optreden bij het toekennen van de toegangsrechten van een rapportagestructuur. Dit komt bijvoorbeeld voor bij een administratie die onlangs is overgezet van een oude Twinfield omgeving naar een nieuwe omgeving. In dit geval moet eerst de standaardrapportagestructuur worden verwijderd.
Ga hiervoor naar Instellingen > Administratie-instellingen > Administratie-instellingen: Financiële informatie. Het veld van de standaardrapportagestructuur lijkt leeg, omdat de structuur uit de oude omgeving niet meer beschikbaar is. Klik op het veld en selecteer nadrukkelijk de lege waarde. Klik vervolgens op Opslaan.
Ga nu terug naar de toegangsrechten van de gewenste rapportagestructuur en wijs de nodige rechten toe. Dit zal nu werken.
Daarna is het ook mogelijk om de gewenste structuur in te stellen als standaard rapportagestructuur, via dezelfde instellingen.
Twinfield Analysis
Wanneer er geen standaard rapportagestructuur is ingesteld, dan wordt er geen structuur getoond in Twinfield Analysis. Dat betekent dat in de dataverzamelingen van het grootboek geen hoofd- en subverdichtingen worden getoond.
