Rapportagestructuren - Opties voor opslaan

Dit artikel is onderdeel van de artikelserie Rapportagestructuren. Is deze functie nieuw voor je, begin dan hier: Rapportagestructuren - Introductie

Nadat een rapportagestructuur is bewerkt wil je de wijzigingen opslaan. Dit artikel legt in detail uit welke opties er zijn en helpt fouten voorkomen. Neem de opties in dit artikel voor opslaan van koppelingen goed door.

Bij het [Opslaan] wordt er een check gedaan of de rapportagestructuur in de tussentijd door een andere persoon is gewijzigd. Zo ja, dan wordt er een waarschuwingsbericht gegeven. Als de rapportagestructuur niet is gewijzigd of als het waarschuwingsbericht wordt genegeerd, worden de opties voor opslaan in een nieuw venster getoond:

De theorie

Administraties selecteren
Veranderingen in de koppelingen van grootboekrekeningen naar verdichtingen kunnen beschikbaar worden gemaakt voor andere administraties.
Opties:

1. Gekoppeld aan structuur (standaard ingesteld): Toont een lijst van administraties die allen al dezelfde rapportagestructuur hebben als de administratie waarin de aanpassingen worden doorgevoerd.
2. Alle: Deze optie toont een lijst met alle administraties die voor de gebruiker beschikbaar zijn. Vink de gewenste opties aan om de administraties te selecteren waar de veranderingen naartoe gekopieerd moeten worden.
3. Via sjabloon: Een lijst met de beschikbare sjabloonadministraties wordt nu getoond. Bij elke sjabloonadministratie die wordt geselecteerd, worden veranderingen ook gekopieerd naar alle administraties die aan het sjabloon zijn gekoppeld en waar de betreffende gebruiker toegang toe heeft.
4. Via groep: Een lijst met groepen wordt getoond. Bij elke groep die wordt geselecteerd, worden veranderingen ook gekopieerd naar de administraties die aan die administratiegroep zijn gekoppeld en waar de betreffende gebruiker toegang toe heeft.

Ook belangrijk:
Huidige administratie: de administratie of sjabloon waarin je staat; waar van uit je de acties doet.
Bestemmingsadministratie: de administratie(s) waarin je de veranderingen wilt doorvoeren.

Automatische koppeling van grootboekrekeningen kan op twee manieren tot stand worden gebracht:

• Niet-bestaande grootboekrekeningen aanmaken en koppelen: niet alleen de koppelingen tussen de grootboekrekeningen en de verdichtingen worden gekopieerd, maar ook worden er automatisch grootboekrekeningen aangemaakt voor zover deze rekeningen nog niet bestaan in de administraties waarnaar u de veranderingen kopieert.
• Koppeling voor bestaande grootboekrekeningen aanmaken: alleen de koppelingen tussen grootboekrekeningen en de verdichtingen worden gekopieerd. Alle niet-bestaande grootboekrekeningen worden niet aangemaakt.

Synchronisatie

1. Volledig: Bij deze optie wordt gekeken naar het volledige rekeningschema en de gemaakte instellingen. Deze worden doorgevoerd naar de administraties die zijn aangevinkt bij de administratieselectie.
2. Veranderingen: In dit geval wordt dezelfde actie uitgevoerd als hierboven, met dit verschil dat er nu alleen wordt gekeken naar de wijzigingen die zijn doorgevoerd in de rapportagestructuur.

 

Combinaties opslaan rapportagestructuren

We bespreken hieronder 6 scenario's en geven tips.

1. De default instelling bij opslaan is

• Automatische koppeling: Koppeling voor bestaande grootboekrekeningen maken
• Synchronisatie: Veranderingen

Het systeem zal de verandering(en) die je zojuist hebt gemaakt doorzetten naar de geselecteerde bestemmingsadministraties.

Let op: zou je bijvoorbeeld gisteren 10 nieuwe grootboekrekeningen hebben gekoppeld en deze uitsluitend in de administratie of sjabloon waarin je staat hebt bewaard en vandaag nog 2 maar meer administraties voor het doorzetten hebben geselecteerd, dan zal het systeem alleen deze laatste 2 doorzetten naar de bestemmingsadministraties. Vorige wijzigingen worden niet onthouden.  

TIP
Wil je alleen de verandering in de huidige administratie. Selecteer dan “alle” bij de administratieselectie. Standaard staat het vinkje van je huidige administratie al aangevinkt; overige administraties uit deze omgeving (nog) niet.


2. Aanvinken van:

• Automatische koppeling: Niet-bestaande grootboekrekeningen aanmaken en koppelen
• Synchronisatie: Veranderingen

Bij deze optie zullen de nieuw aangemaakte grootboekrekeningen en de koppeling van deze rekeningen aan de rapportagestructuur worden doorgezet naar de geselecteerde bestemmingsadministraties. Als de grootboekrekening wel bestaat in de huidige administratie maar nog niet in de bestemmingsadministratie zal deze worden aangemaakt. Het betreft hier dus alleen de gemaakte koppeling van nieuwe grootboekrekening die in de handelingen van zojuist zitten.
Het vinkje "Niet-bestaande grootboekrekeningen aanmaken en koppelen" doet niets met bestaande grootboekrekeningen.

Het eerste vinkje heeft alleen betrekking op niet-bestaande grootboekrekeningen.
Het tweede vinkje heeft alleen betrekking op wel-bestaande grootboekrekeningen. Heb je bijvoorbeeld een bestaande rekening verplaatst en deze rekening bestaat ook al in de bestemmingsadministratie, zal deze rekening in de bestemmingsadministratie blijven staan op de oude plek omdat het tweede vinkje niet is geselecteerd.

En alleen dus als de grootboekrekening onderdeel is van de “verandering” van zojuist.

3.  Aanvinken van:

• Automatische koppeling: Niet-bestaande grootboekrekeningen aanmaken en koppelen plus
• Automatische koppeling: Koppeling voor bestaande grootboekrekeningen maken
• Synchronisatie: Veranderingen

De wijzigingen die je zojuist hebt gemaakt met bestaande en nieuw aangemaakte rekeningen (die nog niet in de bestemmingsadministratie bestaan) zullen worden doorgevoerd. 
Rekeningen die je niet hebt verplaatst blijven in de bestemmingsadministratie gewoon op de daar bepaalde (oude) plaats staan. Nieuwe rekeningen die je in een vorige wijziging hebt gemaakt worden niet doorgevoerd. Het betreft ten slotte alleen de handelingen van zojuist.

4. Aanvinken van:

• Automatische koppeling: Koppeling voor bestaande grootboekrekeningen maken
• Synchronisatie: Volledig

Alleen bestaande grootboekrekeningen die ook daadwerkelijk in de administratie van bestemming voorkomen zullen gekoppeld worden.

Let op: grootboekrekeningen die in de bestemmingsadministratie aan een andere verdichting is gekoppeld worden gecorrigeerd. Deze wordt nu gekoppeld aan de verdichting zoals ingericht in de huidige administratie of sjabloon waar van uit je de actie doet. 
Er worden geen nieuwe, nog niet bestaande grootboekrekeningen aangemaakt in de bestemmingsadministratie die wel voorkomen in de huidige administratie en grootboekrekeningen die niet voorkomen in de huidige administratie maar wel al gekoppeld zijn in de bestemmingsadministratie worden ontkoppeld.
Met andere woorden, het systeem zet eerst alle rekeningen terug in het “bakje” grootboekrekeningen en bouwt de rapportagestructuur opnieuw volgens, in overeenstemming met de administratie of sjabloon waarin je staat voor de grootboekrekeningen die ook voorkomen in de bestemmingsadministratie. Er wordt dus nog niets gedaan met nieuw aangemaakte grootboekrekeningen. Grootboekrekeningen die niet voorkomen in de huidige administratie laat het systeem in de bestemmingsadministratie staan in het bakje grootboekrekeningen.

5. Aanvinken van:

• Automatische koppeling: Niet-bestaande grootboekrekeningen aanmaken en koppelen 
• Synchronisatie: Volledig

Alle grootboekrekeningen die niet in de bestemmingsadministratie voorkomen zullen worden aangemaakt en gekoppeld. De overige koppelingen blijven op de plaats.

6. Aanvinken van:

• Automatische koppeling: Niet-bestaande grootboekrekeningen aanmaken en koppelen plus
• Automatische koppeling: Koppeling voor bestaande grootboekrekeningen maken
• Synchronisatie: Volledig

Dit is een combinatie van 4 en 5.

Aandachtspunten:

PAS OP!
Bij de optie "Niet-bestaande grootboekrekeningen aanmaken en koppelen" in combinatie met "volledig", dus scenario 5 of 6 hierboven, zal het systeem iedere grootboekrekening in de bestemmingsadministratie koppelen zoals in de huidige administratie.
Door de optie “Koppeling voor bestaande grootboekrekeningen aanmaken” zullen de grootboekrekeningen die al gekoppeld zijn in de bestemmingsadministratie en waarvan de koppeling NIET in de huidige administratie voorkomt worden ONTKOPPELD! Dus alle later bijgemaakte grootboekrekeningen die je op administratieniveau hebt gekoppeld in de bestemmingsadministratie zet het systeem terug. Je vindt deze weer terug onder het tabblad grootboekrekeningen. Er wordt dus echt gesynchroniseerd met het sjabloon (of administratie) waarin je staat.

Goed voor als je administraties gelijk wilt trekken met het sjabloon. De bijgemaakte grootboekrekeningen die niet aan een bestaande grootboekrekening van het sjabloon zijn gekoppeld worden weer teruggezet en dwingt je deze opnieuw te vergelijken met het voorgeschreven sjabloon.

TIP 1
Maak een zo groot mogelijk allesomvattend sjabloon speciaal voor het onderhoud van de rapportagestructuren. Klant specifieke grootboekrekeningen die ook generiek te gebruiken zijn zou je dan in dit sjabloon kunnen opnemen.

Let dus goed op bij het geregeld synchroniseren met de optie volledig van een sjabloon naar meerdere administraties, bijvoorbeeld bij het inrichten van het RGS-rapportagestructuur. Staan de laatst bijgemaakte rekeningen in administraties niet in dit sjabloon (zie bovengenoemde tip) zullen deze rekeningen weer worden ontkoppeld. Synchroniseer naar een administratie één keer volledig en werk daarna alleen met de optie verandering.

TIP 2 
Met scenario 2 ("Niet bestaande grootboekrekeningen aanmaken en koppelen" i.c.m. verandering) kan je bijgemaakte rekeningen in een administratie eenvoudig in het allesomvattende sjabloon zetten als je deze zojuist hebt gekoppeld. Het beste is deze actie te doen na de eerste synchronisatie. Het sjabloon is nu de bestemmingsadministratie.

Kies [Opslaan] om de wijzigingen door te voeren.
In het Bestandsbeheer verschijnt een logbestand.

Verder lezen?
Opbouw rapportagestructuur