Rapportagestructuren - Opbouw rapportagestructuur

Dit artikel is onderdeel van de artikelserie Rapportagestructuren. Is deze functie nieuw voor je, begin dan hier: Rapportagestructuren - Introductie 

De overzichtspagina
Deze pagina bestaat uit twee delen.

1. Links staat de ‘boomstructuur’.
2. Rechts bestaat uit een aantal tabbladen.

De boomstructuur
Deze bestaat uit de naam van de rapportagestructuur, de verdichtingen en de (reeds gekoppelde) grootboekrekeningen. Zowel nieuwe verdichtingen als ook bestaande verdichtingen van andere rapportagestructuren kunnen aan de boomstructuur worden toegevoegd. Alle verdichtingen kunnen afzonderlijk worden in- en uitgeklapt. Alles tegelijk in- of uitklappen kan met het plusteken (+) of het minteken (-) boven in het scherm. Nieuwe verdichtingen kunnen worden aangemaakt door de link Nieuwe dimensiegroep toevoegen aan te klikken.

Betekenis buttons mappen
Gedeelde verdichtingen worden afgebeeld als gele mappen met een handje eronder.
 Als een verdichting niet wordt gedeeld, wordt deze afgebeeld als een gele map. 

Bestaande verdichtingen van andere rapportagestructuren en beschikbare grootboekrekeningen kunnen vanuit het rechter gedeelte van de pagina naar de boomstructuur in het linker gedeelte worden gesleept, of daaruit worden weggesleept en teruggeplaatst in de betreffende lijst aan de rechterkant.

De tabbladen

1. Geselecteerd item
2. Verdichtingen
3. Grootboekrekeningen
4. Toegangsrechten

1. Geselecteerd item
Op dit tabblad worden details gegeven van het geselecteerde item in de boomstructuur. Door een element aan te klikken in de rapportagestructuur links wordt op dit tabblad de Code, Naam en Omschrijving getoond. Deze velden kunnen dan ook worden aangevuld. 

Geselecteerd item bij verdichtingen
Bij het aanklikken van een verdichting in de rapportagestructuur worden de eigenschappen van die verdichting getoond bij het tabblad Geselecteerd item: 

Bij een gedeelde verdichting wordt ‘Ook gebruikt in’ getoond. In dat venster worden alle rapportagestructuren getoond waar deze verdichting wordt gebruikt.

Button [Verwijderen]: verwijder de verdichting. 
Button [Delen opheffen]  zorgt dat een bepaalde verdichting niet meer wordt gedeeld met andere rapportagestructuren.

(Gedeelde) verdichtingen kunnen ook worden verwijderd uit een rapportagestructuur door de gewenste verdichting van de boomstructuur naar de rechterkant van het scherm te slepen.

Geselecteerd item bij grootboekrekeningen
Bij het aanklikken van een grootboekrekening in de boomstructuur worden de eigenschappen van die rekening getoond bij het tabblad Geselecteerd item:


Met de optie Balanstype kan in het geval van debet- en creditsaldi voor dezelfde grootboekrekening een afzonderlijke (debet- en credit-)locatie in de boomstructuur worden ingesteld. Het balanstype staat standaard op Saldo, zodat de grootboekrekening ongeacht het saldo op de aangegeven locatie in de boomstructuur staat. Als een grootboekrekening op balanstype ‘Credit’ wordt gezet, dan wordt er automatisch een kopie van die grootboekrekening gecreëerd, maar dan met ‘Debet’ als balanstype. Deze kopie-grootboekrekening is te vinden in de lijst met beschikbare grootboekrekeningen bij het tabblad Grootboekrekeningen en kan eenvoudig naar de relevante (debet)locatie in de boomstructuur worden gesleept. Op deze wijze kan bijvoorbeeld de bank onder de
liquide middelen worden getoond als het saldo positief is. Is het saldo negatief dan wordt de bank vermeld onder de Kortlopende schulden.

De grootboekrekening kan uit deze rapportagestructuur worden verwijderd door de knop Verwijderen aan te klikken of door het naar de daarvoor bestemde ruimte binnen het tabblad Grootboekrekeningen te slepen.

2.  Verdichtingen
Dit tabblad is alleen zichtbaar als er meerdere rapportagestructuren in de omgeving beschikbaar zijn. In het tabblad wordt de lijst met beschikbare rapportagestructuren getoond. Door het selecteren van een rapportagestructuur uit die keuzelijst kan (een gedeelte van) een bestaande rapportagestructuur worden gedeeld met de huidige structuur. De groepen die gedeeld moeten worden kunnen eenvoudig naar de boomstructuur aan de linkerzijde worden gesleept. Veranderingen in gedeelde verdichtingen in de ene rapportagestructuur worden dan automatisch verwerkt in de andere rapportagestructuur. De optie ‘Gedeelde verdichtingen aanmaken’ kan ook worden uitgezet, zodat uitsluitend een kopie van de verdichting(en) wordt gemaakt. Alle verdere veranderingen in die verdichting(en) vinden vervolgens onafhankelijk van elkaar plaats.


Wanneer verdichtingen vanuit het tabblad Verdichtingen naar de rapportagestructuur worden gesleept met dezelfde code als een al in die rapportagestructuur bestaande verdichting, worden deze aan de linkerzijde rood gemarkeerd en verschijnt er een foutmelding bij die groep in het tabblad Geselecteerd item.

Als mappen niet horizontaal sleepbaar zijn, ziet u in het rechtergedeelte dat deze niet meer geel zijn maar grijs. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer u aan de rechterkant een rapportagestructuur kiest waarmee u de verdichtingen in uw huidige rapportagestructuur deelt. In het voorbeeld is dat de Standaard Rapportagestructuur.

3. Grootboekrekeningen
Dit tabblad bevat een lijst met de in de administratie aangemaakte grootboekrekeningen, voor zover deze nog niet in de rapportagestructuur aanwezig zijn. De rekeningen kunnen naar de gewenste verdichtingen aan de linkerkant worden gesleept, waarna zij niet meer in de lijst aanwezig zijn. Ook kunnen rekeningen naar de lijst worden teruggesleept of (verticaal) binnen de boomstructuur worden verplaatst.

In het onderstaande voorbeeld zijn verschillende rekeningen nog niet in de rapportagestructuur aanwezig. Deze zijn dus nog beschikbaar om naar een verdichting gesleept te worden. Ook kan er een vinkje worden gezet bij "Verborgen Grootboekrekeningen tonen". In dit voorbeeld is de rekening Huur (4100) verborgen. Dit
blijkt uit het rode kruisje voor het grootboekrekeningnummer:


Opvragen dimensies
Op elke grootboekrekening wordt in het tabblad "Groepen" getoond aan welke rapportagestructu(u)r(en) deze rekening is gekoppeld. Ga hiervoor naar Financiële professionals > Dimensies > Balans of Winst & verlies en vraag de gewenste grootboekrekening op. Of maak een export via [Alles exporteren].

4. Toegangsrechten
De functie Rapportagestructuren is algemeen beschikbaar voor de levels 1 tot en met 4 en Level 9. In Rollenbeheer kan voor deze rollen toegang verleend of uitgesloten worden. De level 1 en level 2 gebruikers kunnen bovendien nieuwe rapportagestructuren aanmaken.
Bewerkingsrechten staan standaard alleen ingesteld voor de gebruiker die de rapportagestructuur heeft aangemaakt.

Aansluitend daarop kan in het tabblad Toegangsrechten naar wens toegang tot die specifieke rapportagestructuur worden verleend, beperkt of uitgesloten. Dit geldt voor administraties, rollen en gebruikers voor zover zij toegang hebben tot de algemene functie Rapportagestructuren.

Er gelden vier soorten toegangsrechten tot een specifieke rapportagestructuur:

1. Geen: geen toegangsrechten. De rapportagestructuur is niet opvraagbaar in Rapportagestructuurbeheer.
2. Gebruiken: rechten om de rapportagestructuur te gebruiken. De rapportagestructuur is ook hier niet opvraagbaar in Rapportagestructuurbeheer, maar alleen te gebruiken in een aantal rapporten.
3. Koppelen: hierbij geeft u een gebruiker rechten om naast het gebruik van de rapportagestructuur ook rekeningen aan de rapportagestructuur te koppelen.
4. Bewerken: de gebruiker heeft dan rechten om de rapportagestructuur te gebruiken en te bewerken, evenals rechten om rekeningen aan de rapportagestructuur te koppelen.

Voorbeeld
Een voorbeeld van toegangsrechten tot een specifieke rapportagestructuur:


Deze toegangsrechten worden regel voor regel gevalideerd:
1) Gebruiker MARTIJN kan deze rapportagestructuur bewerken.
2) Administratie TPA (ML003) heeft geen toegangsrechten.
3) Gebruiker X heeft koppelingsrechten.
4) Gebruiker Y heeft gebruiksrechten.
5) Level 1-gebruikers hebben bewerkingsrechten.
6) Level 2-gebruikers hebben koppelingsrechten.
7) Overige gebruikers hebben geen toegangsrechten.

De toegang tot deze rapportagestructuur in administratie TPA (ML003) is alleen beschikbaar voor gebruiker MARTIJN. Overige gebruikers en rollen hebben geen toegang tot deze rapportagestructuur in administratie TPA, ook al is men gebruiker X of Y, óf heeft men een Level 1- of Level 2-rol. Dit komt omdat de regel met de blokkering van administratie DEMO boven die betreffende regels is geplaatst.

Gebruiker X heeft koppelingsrechten, ook al zou deze gebruiker een Level 1-rol (in dit voorbeeld heeft Level 1 bewerkingsrechten) hebben. Dit komt omdat de regel met koppelingsrechten voor gebruiker X boven de regels met rechten van de rollen is geplaatst.

De zevende regel is toegevoegd om de toegang tot deze rapportagestructuur te blokkeren voor alle overige gebruikers. In dit voorbeeld hebben Level 9-gebruikers geen toegang tot deze rapportagestructuur (uitgezonderd gebruiker MARTIJN of gebruiker X, in het geval dat zij een Level 9-rol zouden hebben). Deze regel kan direct worden toegevoegd door degene die de toegangsrechten instelt. Bij afwezigheid van deze regel wordt deze regel met verzamel toegangsrecht bij het opslaan automatisch toegevoegd. Dit wordt gemeld door middel van een waarschuwingsbericht. Klik opnieuw op de knop opslaan om de rapportagestructuur te bewaren.

Geen toegangsrechten
In het onderstaande voorbeeld logt Anke in. Gebruiker Anke heeft in deze administratie geen toegang tot Rapportagestructuur 01 en kan daar dan ook niet geselecteerd worden:


Gebruiksrechten
Bij alleen gebruiksrechten kan de rapportagestructuur ook niet worden geselecteerd conform het bovenstaande voorbeeld. De gebruiker kan de rapportagestructuur wel gebruiken in zijn rapporten.

Koppelingsrechten
Als gebruiker Anke nu een andere administratie kiest, kan de rapportagestructuur Structuur geselecteerd worden omdat de gebruiker Anke hiervoor wel koppelingsrechten heeft. Bij een gebruiker met koppelingsrechten ziet dit er als volgt uit:

Er zijn nu slechts twee tabbladen zichtbaar in de rapportagestructuur. Het tabblad Verdichtingen is verdwenen: verdichtingen kunnen niet worden aangemaakt of gedeeld of naar de rapportagestructuur worden versleept. Ook is het tabblad Toegangsrechten niet beschikbaar: toegangsrechten kunnen hier niet worden ingesteld. De mappen van de verdichtingen zijn niet meer geel maar grijs.

Een verdichtingsmap is grijs van kleur als een gebruiker slechts koppelingsrechten heeft in de rapportagestructuur EN geen toegang heeft tot één of meerdere rapportagestructuren waarmee de verdichting wordt gedeeld. Grijze mappen zijn van het type Alleen-lezen. Alle acties waarmee een andere rapportagestructuur zou worden aangepast, kunnen niet plaatsvinden.

Een verdichtingsmap is geel met een slotje in de volgende situaties:

a. Als een gebruiker slechts koppelingsrechten heeft en de betreffende verdichting niet is gedeeld met andere rapportagestructuren. De gebruiker met de bewerkingsrechten heeft in dit voorbeeld in de rapportagestructuur de deling opgeheven. Het veld ‘Ook gebruikt in’ is niet zichtbaar.
b. Als een gebruiker slechts koppelingsrechten heeft EN toegang heeft tot alle rapportagestructuren waarmee de verdichting wordt gedeeld.

De verdichting zelf kan niet worden aangepast, maar er kunnen wel grootboekrekeningen worden gekoppeld aan de verdichting. Gele mappen met een slotje hebben de volgende eigenschappen:

• Zij kunnen niet worden bewerkt, versleept of verwijderd;
• Nieuwe verdichtingen kunnen niet worden toegevoegd;
• Tabblad geselecteerd item: de inhoud van een verdichting kan niet worden aangepast;
• Tabblad geselecteerd item: het balanstype van een grootboekrekening mag worden aangepast;
• Grootboekrekeningen mogen worden versleept naar (gekoppeld met) een gele map met een slotje;
• Grootboekrekeningen mogen horizontaal worden gesleept van de rapportagestructuur naar het tabblad Grootboekrekeningen en vice versa;
• Grootboekrekeningen mogen vertikaal binnen de boomstructuur worden gesleept.

Bewerkingsrechten
In het onderstaande voorbeeld is ingelogd door een gebruiker met de bewerkingsrechten voor STRUCTUUR in dezelfde administratie.


Bij deze gebruiker (met bewerkingsrechten) is de map Liquide middelen geel van kleur en heeft geen slotje. De andere mappen zijn geel met een handje eronder, omdat deze wel zijn gedeeld. Deze specifieke gebruiker heeft toegang tot alle rapportagestructuren waarmee deze verdichtingen zijn gedeeld. Verder zijn alle vier de tabbladen hier aanwezig. Verdichtingen mogen worden bewerkt en toegangsrechten kunnen worden aangepast.

Let op:

• Een verdichtingsmap is geheel geel als een gebruiker bewerkingsrechten heeft EN de verdichting niet is gedeeld met andere rapportagestructuren.
• Een verdichtingsmap is geel met een handje eronder als een gebruiker bewerkingsrechten heeft EN toegang heeft tot alle rapportagestructuren waarmee de verdichting wordt gedeeld. 

In het onderstaande voorbeeld is ingelogd door een andere gebruiker met bewerkingsrechten voor de rapportagestructuur STANDAARD. Door te klikken op het Plusteken voor de map Liquide middelen blijkt dat de submap Liquide middelen hier geel is, terwijl de overige mappen een rood stopteken bevatten.


Deze specifieke gebruiker heeft geen toegang tot één van de getoonde gedeelde rapportagestructuren.
Een map bevat een rood stopteken als een gebruiker bewerkingsrechten heeft EN geen toegang heeft tot één of meerdere rapportagestructuren waarmee de verdichting wordt gedeeld.

Mappen met een rood stopteken hebben de volgende eigenschappen: 

• Zij mogen vertikaal worden versleept en verwijderd;
• Nieuwe verdichtingen kunnen worden toegevoegd;
• Tabblad Geselecteerd item: de inhoud van een verdichting kan niet worden aangepast;
• Tabblad geselecteerd item: de inhoud van een grootboekrekening kan niet worden aangepast;
• Grootboekrekeningen kunnen niet worden versleept naar /gekoppeld met een map met rood stopteken;
• Grootboekrekeningen kunnen niet horizontaal worden gesleept van de rapportagestructuur naar het tabblad Grootboekrekeningen en vice versa;
• Grootboekrekeningen kunnen niet verticaal binnen de boomstructuur worden gesleept.

 

Opties voor opslaan

Lees hier alles over in: Rapportagestructuren - Opties voor opslaan

Verder lezen?
Rapportagestructuren - Introductie