Het overzetten van een of meerdere administratie verloopt via een kopieeropdracht.
Deze opdracht bevat vier stappen:
- De aanvraag
- Tekenen
- Inplannen van het kopiëren
- Kopiëren
Hieronder is schematisch weergegeven hoe de aanvraag van indienen tot uitvoering verloopt.
Klik op de link hieronder voor het aanvraagformulier voor het verhuizen van een administratie:
Aanvraagformulier administratie verhuizen
Wij vragen in het formulier het volgende:
- De huidige en nieuwe administratiecode(s)
- De huidige en nieuwe omgevingscode
- De contactgegevens van:
- De beheerder van de oude omgeving
- De contactpersoon van het bedrijf waar de administratie van is.
- De beheerder van de nieuwe omgeving.
Om deze codes te vinden, zie eventueel het volgende kennisartikel: Wat is mijn omgevingscode, administratiecode of gebruikerscode?
Na het verzenden van het aanvraagformulier controleert de klantenservice de ingevulde gegevens. Indien hier vragen over bestaan, zal er zo snel mogelijk contact worden opgenomen.
Zodra het aanvraagformulier compleet is wordt de opdrachtbevestiging gefaseerd verzonden. Wanneer de eerste partij de opdrachtbevestiging geaccordeerd heeft, wordt deze automatisch doorgestuurd naar de volgende partij. De volgorde is:
- Beheerder van de huidige omgeving;
- De eigenaar van de administratie;
- De beheerder van de nieuwe omgeving.
De opdrachtbevestiging wordt per e-mail verzonden middels DocuSign.
Met DocuSign kan online de opdrachtbevestiging getekend worden.
Inplannen van het kopiëren
Nadat alle partijen akkoord zijn gegaan met de opdracht verstuurt Twinfield Support een bericht omtrent de uitvoerdatum van de opdracht.
Belangrijk:
- Alleen de beheerder, de Site Supervisor, van een omgeving is tekenbevoegd.
- De beheerder van de oude omgeving zal na het uitvoeren van de verhuisopdracht zelf de gebruiker en de administratie moeten verwijderen.
- De beheerder van de nieuwe omgeving moet zelf, indien van toepassing, een nieuwe gebruiker maken en deze gebruiker aan de gekopieerde administraties koppelen. Vergeet ook niet deze gegevens te delen met de klant.
- De volgende functionaliteiten worden niet mee gekopieerd en zullen opnieuw moeten worden vormgegeven en/of ingesteld:
- Rapportagestructuren,
- Aangepaste rapportages,
- Administratiegroepen,
- Koppelingen met derden (m.u.v. bankkoppeling),
Let op! de koppelingen van de Rabobank en de Knab worden NIET meegekopieerd. Deze koppeling dient na het kopiëren nogmaals gelegd te worden. Je kunt hierover meer lezen in de aparte kennisartikelen: Rabo bankkoppeling of Knab bankkoppeling - Poorten en certificaten,
- Omgevingsinstellingen zoals toegangsrechten voor btw en voor rapportagestructuur.
