Als accountant met een eigen omgeving komt het regelmatig voor dat je een nieuwe klant toevoegt aan jouw omgeving. In sommige situaties heeft de klant al een bestaande administratie in een andere Twinfield omgeving. In dat geval kan de administratie van de klant worden verhuisd naar jouw omgeving.
Dit kennisartikel ligt toe hoe dit proces te werk gaat, waar jij als accountant rekening mee moet houden bij de overname van de administratie, en welke stappen jij als beheerder van de omgeving moet uitvoeren om te zorgen dat jouw nieuwe klant toegang krijgt tot de administratie.
De administratie over latten zetten
In de basis wordt de administratie van de klant verhuisd van de oude omgeving naar de nieuwe omgeving.
Als jij één of meerdere administraties van een klant overneemt, dan verloopt dit deel van het proces in principe op dezelfde manier, beginnend met een aanvraag voor het verhuizen van de administratie(s). Belangrijk is dat alle partijen akkoord moeten geven voor de opdracht: de beheerder van de oude omgeving, de klant, en jij als beheerder van de nieuwe omgeving. Het is daarom goed om dit vooraf aan alle partijen te communiceren, zodat zij hiervan op de hoogte zijn en de opdracht kunnen anticiperen.
Nadat de administratie is overgezet
Hieronder staan een aantal stappen beschreven om uit te voeren nadat de administratie van de klant is overgezet naar jouw omgeving.
-
Een nieuwe gebruiker maken en deze gebruiker aan de gekopieerde administratie(s) koppelen.
Bij het aanmaken van de nieuwe gebruiker, nodig de klant uit via het Wolters Kluwer Account. Gebruik hiervoor het bestaande Wolters Kluwer Account van de klant. Vraag eventueel bij de klant na welk e-mailadres hiervoor wordt gebruikt.
Voor het aanmaken van de gebruiker en deze te koppelen aan de juiste administratie(s), zie ook: Beheer gebruikers - Een nieuwe gebruiker aanmaken
-
De volgende functionaliteiten worden niet mee gekopieerd uit de oude omgeving en zullen opnieuw moeten worden vormgegeven en/of ingesteld nadat de administratie is overgezet. Het algemene advies is om vooraf met de klant te bespreken of gebruik wordt gemaakt van deze functionaliteiten, en in hoeverre deze al beschikbaar zijn in jouw omgeving:
Controleer hierbij of de klant zelf de koppeling beheerde, of dat dit vanuit de vorige accountant werd beheerd. Gebruik je een andere koppeling in jouw omgeving, bespreek de opties dan met de klant.
-
De bankkoppelingen van de Rabobank en de Knab worden NIET mee gekopieerd. Deze koppelingen dienen na het kopiëren nogmaals gelegd te worden. Je kunt hierover meer lezen in de aparte kennisartikelen: Rabo bankkoppeling of Knab bankkoppeling
-
Poorten en certificaten,
-
Omgevingsinstellingen zoals toegangsrechten voor btw en voor rapportagestructuur.
Verder lezen
Hoe zorg ik er voor dat de Twinfield-gebruiker van mijn klant rechtstreeks aan deze klant gefactureerd wordt?
Rapporten ontwerpen
PKIoverheid-certificaat en Digipoort
