Met een omnummering worden de bestaande dimensie codes aangepast naar een andere code. Het is mogelijk grootboekrekeningen om te nummeren, maar ook codes van debiteuren, crediteuren of kostenplaatsen. Omnummeren betekent dat een bestaande code vervangen moet worden door een andere, unieke, code. Dit is vaak wenselijk bij het standaardiseren van administraties of kan een vereiste zijn van een ander, te koppelen, pakket.
We kennen in Twinfield Boekhouden 2 typen omnummeringen:
- omnummeren van grootboekrekeningen
- omnummeren van debiteuren, crediteuren en/of kostenplaatsen
Dit is een betaalde opdracht. Het huidige tarief staat aangegeven in het volgende overzicht: Tarieven
Wil je een administratiecode aanpassen? Lees dan: Is het mogelijk om mijn administratiecode aan te passen?
Omnummeren
Om codes te kunnen omnummeren, hebben we de oude en de nieuwe codereeksen nodig. Om dit uniform bij ons te kunnen aanleveren hebben we een voorbeeld omnummerbestand in Excel gemaakt, deze is te vinden in de bijlage. Dit omnummerbestand lever je bij ons aan door middel van een case. Weet je niet hoe je een case moet maken? In het volgende artikel wordt dit uitgelegd: Hoe kan ik contact opnemen met Technical Support?
Het stappenplan van een omnummering
- Aanleveren: dien een case in bij Technical support en geef aan dat het om een omnummer-aanvraag gaat. Voeg als bijlage het ingevulde omnummer-bestand in Excel toe.
- Beoordeling: Technical support controleert of het bestand uitgevoerd kan worden.
- Terugkoppeling: indien het bestand niet uitgevoerd kan worden zoals voorgesteld, dan nemen we zo snel mogelijk contact op. We zullen aangeven wat er aangepast moet worden, de omnummering kan pas worden doorgezet indien we een juist bestand hebben ontvangen.
- Opdrachtbevestiging: wij maken een opdrachtbevestiging aan die getekend moet worden door de eigenaar, de super, van de omgeving.
- Uitvoering: na het tekenen van de opdrachtbevestiging zullen we, in overleg, de opdracht inplannen. Tijdens het omnummeren mag niemand ingelogd zijn in de desbetreffende administratie(s). We bepalen samen een tijdstip waarop iedereen uitgelogd kan zijn en voeren dan de opdracht uit.
- Terugkoppeling: direct na de omnummering wordt er een mail gestuurd om aan te geven dat de omnummering voltooid is en dat er weer in de administratie gewerkt kan worden.
Voorwaarden omnummerbestand
Samenvoegingen of splitsingen van dimensies zijn niet toegestaan. Hierbij wordt gekeken naar alle codes in de administratie, ongeacht of deze ook daadwerkelijk moeten worden ongenummerd en of de codes in Twinfield verborgen zijn.
Verborgen dimensies exporteren
Een rapport van verborgen codes kan in Twinfield geëxporteerd worden, Rapporten > Rapporten > Grootboek > Grootboekrekeningoverzicht [of] Debiteuren-, Crediteuren-, Kostenplaatsenoverzicht, criteria status: Verborgen
Als een code meerdere keren voorkomt als target- en/of als source code.
Een code mag maar één keer voorkomen als source code en als target code. Selecteer beide kolom D en E en dubbele waarde in Excel om de dubbele waarden te markeren en indien nodig eruit te halen. De regel hieronder kan niet worden doorgevoerd. Reden hiervoor is dat code 1200 twee keer voorkomt. Dan wordt er getracht de waarden van twee verschillende grootboekrekeningen naar één samen te voegen.
Indien beide oud en nieuw uniek zijn maar een code komt wel voor in beide Source en Target code dan zijn twee stappen noodzakelijk. Lees verder door bij Omnummeren in 2 stappen.
2. Voorbeeld samenvoeging deb- of crediteur bestaat al als kostenplaats
Belangrijk hierbij is bovendien dat er geen onderlinge overlap mag zijn tussen de coderingen van debiteuren, crediteuren en kostenplaatsen. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om een debiteur te coderen naar een codering die al wordt gebruikt voor een kostenplaats.
Ook hier kan de bovenste regel niet worden doorgevoerd. De code 10002 bestaat namelijk al als Kostenplaats.
Omnummeren in 2 stappen
Als een dimensie beide bij target code als bij source code voorkomt, maar wel uniek is in de Source of Target column dan moet er worden omgenummerd in twee stappen. Essentieel is dat de bovenstaande situaties nog steeds van toepassing zijn.
In de eerste stap nummeren we dan om naar een TEMP-nummer. Daarna in de tweede stap van het TEMP-nummer naar het uiteindelijke dimensie. Laat weten als dat dit in deze case speelt:
Wij hebben geen mogelijkheden om beide stappen te testen. Mocht er toch samenvoegingen of splitsingen worden geconstateerd bij de uitvoering van de tweede stap, dan zullen deze dimensies in de tweede stap op het TEMP-nummer blijven staan. Er kan dan alsnog een andere unieke code worden aangeleverd.
Toelichting termen
- Organization code: dit is de code van de omgeving.
- Company code: dit is de code van de betreffende administratie. Deze code wordt vermeld in de rapporten en is zichtbaar bij Administratie wisselen.
- Dimension type code: het type dimensie dat omgenummerd moet worden (BAS, PNL, DEB, CRD of KPL)
- Source code: dit is de huidige code in Twinfield die moet worden omgenummerd naar een nieuwe.
- Target code: dit is de gewenste nieuwe code na omnummering.
Tip: het is altijd makkelijker om coderingen van bijvoorbeeld vier- naar vijf-cijferig om te zetten, dan binnen hetzelfde formaat om te nummeren.
Als de omnummeren voltooid is
We sturen een mail nadat de omnummering succesvol is voltooid. Het formaat van het dimensietype is in bijna alle gevallen aangepast naar een * om de omnummering te kunnen doen. Deze instelling moet weer aangepast worden naar wat nu overeenkomt met de nieuwe codes. Hoe het formaat moet worden ingesteld, kan terug worden gevonden op ons Support Portaal. Zie het volgende artikel hiervoor: Beheer administratie - Dimensietypen
