Aan de slag met: Twinfield Start Relaties en contacten
Het verschil tussen relaties, klanten, contacten, bedrijven en particulieren
In het menu Relaties beheer je de klanten en contacten van het kantoor. Zowel klanten als contacten kunnen bedrijven of particulieren zijn, maar alleen de contacten zijn fysieke personen. Contacten hebben een e-mail adres en (in geval de app voor Samenwerken wordt gebruikt) een app op de mobiele telefoon.
Wanneer je kiest voor 'bedrijf' dan komen er automatisch meer tabbladen die kunnen worden ingevuld dan bij 'particulieren'.
De verschillende soorten relaties in een overzicht:
Klanten - bedrijven: een bedrijf waarmee je zaken doet; aan een bedrijf koppel je 1 of meerdere contacten. Een klant heeft of krijgt een klantnummer in de boekhouding; je hebt eerder deze klant al gefactureerd of gaat dat doen
Klanten - particulieren: een particulier waarmee je zaken doet, bijvoorbeeld voor het verzorgen van de IB aangifte;
Contacten - bedrijven: een fysiek contactpersoon dat als bedrijf in het bestand staat, meestal ZZP-ers
Contacten - particulieren: een fysiek contactpersoon bij een bedrijf, waarmee je contact hebt o.a. via de mobiele app. Je kunt klanten en contacten aan elkaar koppelen als connecties. Op dit moment moet je deze connectie nog bij beide aanbrengen (dus: je koppelt A aan B, maar je moet ook B aan A koppelen), in de toekomst gaan we dit vereenvoudigen. Je kunt een contact promoveren tot klant, door het contact in je relatielijst aan te vinken. Je krijgt dan een extra button ‘converteren naar klant’. Vanzelfsprekend krijg je daarna de beschikking over de extra tabbladen die een klant heeft ten opzichte van een contact.
Er is ook een button om een bedrijf om te zetten naar een particulier, op voorwaarde dat er geen service overeenkomsten (meer) actief zijn. Het is niet mogelijk om een klant of contact te verwijderen uit de lijst, het is anders wel mogelijk om klanten of contacten te archiveren, waarmee ze uit de actieve lijst verdwijnen.
