Twinfield beschikt over twee facturatiemodules. De opties voor het aanmaken plus versturen van herinneringen en aanmaningen zijn per module totaal verschillend. In dit artikel zijn de verschillende opties uiteengezet:
De facturen zijn onder de blauwe tegel Facturen aangemaakt.
Vanuit deze verkoopmodule kunnen direct herinneringen gemaakt en verstuurd worden indien een factuur de status Vervallen heeft.
Voor het verzenden van een herinnering zal eerst een Herinnering sjabloon en een Herinnering e-mail sjabloon aangemaakt moeten worden. De eerste keer dat voor het verzenden van een Herinnering wordt gekozen, zal Twinfield vragen om de sjablonen aan te passen.
Meer informatie over het aanmaken en het wijzigen van een Herinnering sjabloon is hier te vinden:
Hoe wijzig ik het sjabloon voor herinneringen in de verkoopmodule?
Versturen van een herinnering gaat als volgt:
- Ga naar Verkoop > Facturen: kies in het dashboard de status Vervallen.
- Zet nu een vinkje bij de Vervallen facturen die je een herinnering wilt sturen en kies onderaan de pagina de verzendmethode.
- De keuze bestaat uit: Herinnering als link verzenden, Herinnering als PDF verzenden of Herinnering afdrukken.
In de tijdlijn van de factuur wordt vervolgens aangegeven dat een herinnering is verzonden en deze herinnering kan ook opgevraagd worden door te kiezen voor herinnering bekijken. Er kunnen binnen de module geen aanmaningen worden gemaakt. In de begeleidende tekst van het Herinnering e-mail sjabloon kan wel een eigen tekst worden ingevoerd voor de verzending van de herinnering als link of als PDF. Ga voor meer informatie over de opties in het e-mail sjabloon eventueel ook naar: Hoe kan ik verkoopfacturen versturen vanaf mijn eigen mailadres?
Hieronder wordt verder ingegaan op de module kredietbeheer, deze module is te gebruiken in combinatie met de hierboven beschreven verkoopmodule. Let wel, kredietbeheer vereist een specifieke eigen inrichting en de verkoopmodule biedt al vele mogelijkheden voor het debiteurenbeheer.
De facturen zijn onder de oranje tegel Facturen aangemaakt.
Vanuit deze facturatiemodule kunnen niet direct herinneringen worden gemaakt. Indien een factuur de status Definitief heeft, de factuur open staat en vervallen is, kan er vanuit de module Kredietbeheer een herinnering en/of aanmaning worden gemaakt. Voor het gebruik van de module is het overigens niet relevant in welke module de factuur is aangemaakt; kredietbeheer is zelfs te gebruiken indien alleen de verkoopboekingen in Twinfield zijn geboekt.
Dit betreft de opties op de pagina Verkoop, naast de tegel Aanmanen.
In deze module worden herinneringen en aanmaningen gegenereerd op basis van (een) scenario('s).
Hier bestaat de optie om bijvoorbeeld een herinnering, een eerste aanmaning en een tweede aanmaning te versturen. Iedere actie in het scenario vereist een eigen Word-sjabloon. Deze sjablonen dienen zelf ontworpen te worden of kunnen in opdracht door een Twinfield consultant gemaakt worden.
Een eigen Word-sjabloon wordt gemaakt aan de hand van het bijgesloten standaard-sjabloon. Download de bijlage en pas de opmaak aan naar eigen wens.
Let op: in dit standaard Twinfield sjabloon zijn 'mergevelden' (samenvoegvelden) opgenomen die verwijzen naar de Twinfield velden. Deze mergevelden dienen niet bewerkt te worden maar kunnen wel verschoven, verwijderd, of toegevoegd worden. Kijk voor een korte uitleg en een overzicht van de opties naar het document: Toelichting Word sjabloon Twinfield.
Het Word-sjabloon wordt als volgt beschikbaar gemaakt in Twinfield:
- Ga naar Verkoop > Word-sjablonen (kleine tegel)
- Voer een code in en kies [Volgende]
- Geef het sjabloon een naam en upload het bestand door op [Choose file] te klikken en het bestand te selecteren
- Klik op [Opslaan]
Om een aanmaning te kunnen maken met het eigen ontworpen sjabloon dient er een aanmaanscenario aangemaakt en ingericht te worden. Op basis van dit scenario wordt de aanmaanronde aangemaakt.
Zie voor meer informatie eventueel: Hoe stel ik een aanmaanscenario in?
Door een nieuwe aanmaanronde te maken zullen herinneringen en/of aanmaningen daadwerkelijk worden aangemaakt en, indien ingesteld, verstuurd. Een nieuwe aanmaanronde wordt als volgt aangemaakt:
- Ga naar Verkoop
- Klik naast Aanmanen op Ronden
- Kies [Nieuw] en selecteer het gewenste scenario indien er meerdere scenario's zijn aangemaakt
- Wijzig eventueel de naam van de nieuwe aanmaanronde en de peildatum. Geef eventueel criteria op
- Kies [Volgende]
De aanmaanronde wordt nu voorgesteld op basis van de instellingen en de openstaande facturen. Er is nu een aantal opties, oftewel acties:
- Het voorstel bekijken en eventueel bewerken. Het is mogelijk om op klantniveau of op factuurniveau facturen uit te sluiten van de aanmaanronde door de vinkjes te verwijderen. Dit is de eerste button, het potlood. Zie voor meer informatie over het bewerken van rondes het volgende artikel: Welke opties zijn er voor het bewerken van een aanmaanronde?
- Aanmaningen genereren is het, bewerkte, voorstel genereren. De aanmaningen worden gemaakt en klaargezet in het bestandsbeheer of direct naar de klant gemaild, afhankelijk van de instellingen in het gekozen scenario en de debiteur. Dit is de middelste button.
- De aanmaanronde afronden. Door na het genereren van een aanmaanronde af te ronden worden de acties verwerkt. Dit is van belang voor een eventuele volgende aanmaanronde; de afronding bepaalt de actiedatum. Deze actiedatum is, in combinatie met het aanmaanscenario, van belang voor de eventuele volgende acties. Dit is de laatste button, het vlaggetje helemaal rechts.
Een aanmaanronde kan ook nog volledig verwijderd worden door op het rode kruis aan het begin van de regel te klikken.
Aanmaning per mail verzenden
Om aanmaningen per mail te verzenden, zijn de volgende instellingen noodzakelijk:
- Debiteuren
Ga naar debiteuren en dan naar het tabblad kredietbeheer. Zet achter aanmanen/overzicht ''ja, per email'' . Vul vervolgens het e-mailadres in en sla de wijzigingen op.
- Scenario
Ga naar verkoop > scenario > klik op het gewenste scenario. Zet een vinkje bij elektronisch aanmanen, vul het e-mailadres in namens wie de e-mail wordt verstuurd, en maak een bericht aan die je wilt sturen naar de debiteur. 
Als deze instellingen zijn gemaakt, dan kunnen de aanmaningen per mail worden gestuurd.
Voor meer informatie, zie eventueel: Hoe kan ik de begeleidende e-mail van elektronische aanmaningen instellen of wijzigen?
Verder lezen?
De volledige handleiding kredietbeheer: Is er een handleiding voor de module kredietbeheer?
Twinfield heeft geen module voor incassokosten. Dit is eventueel mogelijk via een partnerkoppeling, bijvoorbeeld: Integratie Payt en Wolters Kluwer oplossingen
De opties voor het aanpassen van sjablonen in meerdere talen in de verkoopmodule: Is het mogelijk verkoopfacturen in andere talen te maken?
