Hoe maak ik boekingsregels aan voor debiteuren of crediteuren?

Wanneer een factuur van een bepaalde relatie altijd naar dezelfde kosten of omzet grootboekrekening geboekt moeten worden, dan kunnen er in Twinfield boekingsregels ingesteld worden voor het sneller en juist invoeren van facturen. Vanzelfsprekend kan elke invoer naar wens worden aangepast, maar indien bij een debiteur of crediteur (bijna) altijd op dezelfde grootboekrekening geboekt moet worden, dan is het aan te raden om boekingsregels aan te maken. Een boekingsregel bespaart tijd en kan fouten voorkomen.

Deze boekingsregels zijn alleen van toepassing op de invoer van inkoopfacturen of verkoopfacturen via de Classic functie 'Invoer' in Twinfield of bijvoorbeeld Basecone. De boekingsregel(s) op een debiteur en/of crediteur zorgen ervoor dat wanneer die debiteur of crediteur wordt geselecteerd de waarden uit de boekingsregel in de andere velden worden ingevoerd bij een nieuwe invoer van een inkoopfactuur of verkoopfactuur.

Voorbeeld
Voor crediteur 2000 - Wolters Kluwer is een boekingsregel aangemaakt; de facturen moeten op grootboekrekening 4820 - Abonnementen geboekt worden.
Wanneer nu bij Inkoop > Invoer de crediteur 2000 - Wolters Kluwer geselecteerd wordt, dan zal op de detailregel automatisch grootboekrekening 4820 worden ingevuld. Het is overigens altijd mogelijk de waarden op de detailregel naar wens aan te vullen en/of aan te passen.
 

Boekingsregels opstellen

De eenvoudigste wijze om een boekingsregel toe te voegen is door de optie 'Boekingsschema bijwerken'
aan te vinken in de pop-up met het boekstuknummer:

De boekingsregel zal nu worden aangemaakt of bijgewerkt op basis van de zojuist ingevoerde boeking.

Daarnaast is het mogelijk de aangemaakte boekingsregels in te zien en toe te voegen via de debiteuren of crediteuren.
Hieronder volgt de beschrijving voor crediteuren, voor debiteuren werkt dit hetzelfde.

• Ga naar Financiële professionals > Dimensies > Crediteuren
• Kies de gewenste crediteur
• Ga naar het tabblad Boekingsregels
• Klik op [Toevoegen] voor het aanmaken van een nieuwe regel
• Vul de Grootboekrekening in, de overige velden zijn optioneel: kostenplaats, project/activum, de ratio, de btw-code en de omschrijving
• Klik op Opslaan

De volgende velden zijn optioneel en hebben de volgende functie:

• Valuta: het is mogelijk om de valuta in te stellen indien er meerdere valuta worden gebruikt in de administratie.
• Bedrag: vul eventueel het (vaste) factuurbedrag in.
• Omschrijving: geef een vaste omschrijving mee. Dit kan zowel in de kopregel als op de detailregel(s).
• Kostenplaats, project en activum: alleen invullen indien van toepassing.
• Ratio: kan gebruikt worden wanneer de boekingsregel meerdere detailregels kent om aan te geven met welke ratio het bedrag over de verschillende boekingsregels verdeeld moet worden in de boeking.
• Btw-code: hier worden de verkorte namen van de btw-codes getoond.

Voorbeeld van de boekingsregel op de debiteur


Het invoerscherm ziet er vervolgens als volgt uit:


Basecone
De boekingsregels worden ook overgenomen door gekoppelde pakketten, zoals bijvoorbeeld Basecone. Wanneer een inkoopfactuur in Basecone wordt ingelezen en er wordt aangegeven dat het om een specifieke crediteur gaat waar boekingsregels voor zijn ingesteld, dan worden de boekingsregels toegepast en zullen de grootboekrekeningen automatisch ingevuld worden in Basecone.

Op basis van de boekingsregel in Twinfield krijg je een voorstel in Basecone. Het is mogelijk de voorgestelde boekingsregel aan te passen in Basecone indien je hiervan wilt afwijken.

Exporteren en inzien van boekingsregels op administratieniveau
Het is mogelijk de boekingsregels te exporteren (en eventueel wijzigingen te importeren).

1. Ga naar Financiële professionals > Dimensies > Crediteuren (of Debiteuren). 
2. Kies nu [Alles exporteren]
3. Kies [Exporteren], het juiste import-/exportsjabloon is automatisch geselecteerd: Boekingsregels voor crediteuren.
4. Het bestand is te vinden in het Bestandsbeheer.

Meerdere detailregels op een relatie zullen getoond worden als meerdere regels in de Excel. Het is ook mogelijk dit bestand aan te passen en de gewijzigde boekingsregels vervolgens te importeren via het bestandsbeheer. 

Verder lezen?
Algemeen: Is er een handleiding voor debiteuren en crediteuren?
Bij de invoer van verkoopfacturen kunnen herhalende facturen worden ingesteld of kunnen facturen eenvoudig worden gedupliceerd. Lees er meer over in: Is het mogelijk herhalende facturen te maken in Twinfield?  
Importeren: Standaard importfuncties - Introductie