Voor het eenvoudig afletteren van grote aantallen verkoopfacturen biedt Twinfield een aantal mogelijkheden.
Overleg waar nodig vooraf met een boekhouder of dit past bij de administratie waar je in werkt. Dit artikel bespreekt wat er technisch mogelijk is in Twinfield.De opties:
- Letter de verkoopfacturen af via een memoriaalboeking
- Letter de verkoopfacturen af met de functie afletteren
- Letter de verkoopfacturen af via een fictief bankdagboek
Situatieschets voor dit artikel
Stel dat op één bankafschrift één ontvangst staat met een totaalbedrag van 10.000 euro. Dit bedrag hoort bij 100 verschillende facturen van elk 100 euro. Elke factuur hoort bij een andere debiteur. De debiteuren worden niet geïncasseerd. De debiteuren maken het factuurbedrag over naar een derde partij en de derde partij maakt het totaalbedrag van 10.000 euro van alle facturen in één keer over naar een bankrekening waarvan het bankafschrift wordt ingelezen in Twinfield. Voorbeeld: een webshop.
De derde partij stuurt een vervolgens per e-mail een overzicht van alle betaalde facturen. Hoe kun je het totaalbedrag dat in het bankafschrift staat, makkelijk afletteren tegen alle facturen die erbij horen?
Maak een memoriaalboeking aan. Boek het totaalbedrag van alle facturen op een tussenrekening met daaronder elke factuur op een aparte regel. Letter elke factuur af via de factuurzoeker. Eventueel kun je op één regel in de memoriaalboeking meerdere facturen tegelijk afletteren door de bedragen van de facturen van één debiteur bij elkaar op te tellen en dan via de factuurzoeker meerdere facturen van die debiteur in één keer afletteren.
Zodra het bankafschrift met het ontvangen totaalbedrag binnenkomt, boek je dit bedrag op dezelfde tussenrekening zodat de tussenrekening weer glad loopt.
Als je veel facturen hebt, zou je de memoriaalboeking ook via Excel kunnen importeren in Twinfield. Dit artikel legt uit hoe dit werkt:
Kan ik memoriaalboekingen importeren?
Maak een nieuwe debiteur aan met bijvoorbeeld de debiteurcode 1999 en de naam Afletteren. Dit artikel legt uit hoe je een nieuwe debiteur kunt aanmaken:
Hoe maak ik een nieuwe debiteur of crediteur aan?Boek het totaalbedrag in het bankafschrift op de grootboekrekening Debiteuren en de debiteur Afletteren.
Hoe dit werkt in de (nieuwe) Bankenmodule lees je hier:
Bankenmodule - Toewijzen bankregelsGebruik je nog de Classic module, ga dan naar:
Elektronische bankafschriftenGa vervolgens naar Financiële professionals > Afletteren > Debiteuren afletteren. Het totaalbedrag staat nu in de lijst. Zet een vinkje voor het totaalbedrag en voor alle facturen die erbij horen. Je kunt nu alles in één keer afletteren.
Zie voor meer aanvullende informatie eventueel ook dit artikel:
De functie afletterenDe boekingsgang en de saldi-lijst aan het einde van dit stappenplan zou er zo uit kunnen zien:
Maak een nieuwe grootboekrekening aan die je als fictieve bankrekening gaat gebruiken. Maak daarna een nieuw fictief bankdagboek aan. Gebruik een fictief bankrekeningnummer zoals bijvoorbeeld 123456789 en koppel de nieuwe grootboekrekening aan het nieuwe bankdagboek.
Dit artikel legt uit hoe je een grootboekrekening aanmaakt: Hoe maak ik een nieuwe grootboekrekening?
Dit artikel legt uit hoe je een bankdagboek aanmaakt: Dagboeken - Bankdagboek
Vraag aan de partij die het totaalbedrag van alle facturen bij elkaar naar de echte bankrekening overmaakt of ze een overzicht van alle facturen in csv-formaat kunnen aanleveren. In dit csv-bestand moeten ten minste deze gegevens staan die vermeld worden in de onderstaande tabel.
Maak vervolgens een csv-sjabloon aan op basis van de tabel hieronder om dit csv-bestand te importeren in het fictieve bankdagboek. Dit artikel legt uit hoe je dit kunt doen: Hoe kan ik een CSV sjabloon maken om een bankbestand in te lezen?
Zet daarna het vinkje Gebruik dimensie herkenning aan in het fictieve bankdagboek.
In dit artikel wordt uitgelegd hoe dit werkt: Wat is de functie van de optie "dimensie herkenning" in een bankdagboek?
| Kolom in csv-bestand | Waarde in csv-sjabloon |
| Datum waarop de debiteur betaald heeft | Afschriftdatum |
| Debiteurcode die in de administratie voorkomt | Omschrijving 1 |
| Factuurnummer | Omschrijving 2 |
| Het bedrag dat de debiteur betaald heeft | Bedrag |
Importeer daarna het csv-bestand. Het geïmporteerde csv-bestand zal nu als bankafschrift verschijnen bij Kas & Banken > Bankafschriften. Als het csv-bestand goed is ingevuld, zal de bankafschriftmodule automatisch alle facturen afletteren die hij herkent. De overige facturen kun je zelf afletteren vanuit dit bankafschrift.
Vervolgens verwerk je het bankafschrift zodat het wordt geboekt. Alle facturen zijn nu afgeletterd en het totaalbedrag van alle facturen bij elkaar staat nu op de fictieve bankrekening.
Lees in dit artikel hoe de Classic bankafschriftmodule werkt: Elektronische bankafschriften
Zodra je het bankafschrift van de echte bankrekening binnenkrijgt met daarin het ontvangen totaalbedrag van alle facturen, dan boek je het totaalbedrag op een tussenrekening.
Als laatste boek je de grootboekrekening van het fictieve bankdagboek weer leeg. Dit kun je doen door handmatig een bankafschrift in te voeren via Kas & Banken > Invoer. Voer het totaalbedrag dat je in het echte bankafschrift hebt ontvangen in als betaling en boek het ook op de tussenrekening.
Let er bij deze werkwijze goed op dat je geen dubbele bedragen in de administratie overhoudt.
De boekingsgang en de saldi-lijst aan het einde van dit stappenplan zouden er zo uit kunnen zien:
Mocht de derde partij die het totaalbedrag naar je overmaakt bijvoorbeeld 10% transactiekosten in rekening brengen en maar 270 euro naar je overmaken in plaats van 300 euro, dan kun je het bankafschrift in het dagboek BNK-ECHT ook op deze manier boeken:
Verder lezen?
Afletteren in Twinfield - een overzicht
