Het is mogelijk om handmatig een factuuractie toe te voegen aan een factuur, bijvoorbeeld om acties vast te leggen of om correcties uit te voeren.
De acties kunnen als volgt toegevoegd worden:
- Ga naar Verkoop > Klantfacturen
- Geef de debiteurencode in en klik op [Volgende]
- Klik op het + teken rechts achter de factuur
- Geef vervolgens de gewenste actiecode op, vul bij datum, de datum waarop de factuur weer terug moet zijn in de bellijst in, en geef bij commentaar het gewenste commentaar op
- Klik op [Opslaan] en de actiecode is toegevoegd aan de factuur
De functie klantfacturen laat enkel openstaande facturen zien die definitief zijn. Afgeletterde facturen of facturen met de status 'Fact. voorstel Aut.' op de debiteurenkaart worden niet getoond in het overzicht van deze functie.
Indien de actiecode handmatig toegevoegd wordt om te registreren dat een factuur niet ontvangen is om deze vervolgens nogmaals te verzenden is het van belang dat op de handmatig toegevoegde actiecode de optie elektronisch factureren aangevinkt is. Standaard wordt de code 304 gebruikt om te registreren dat een factuur niet is ontvangen en is het dan ook van belang dat op actiecode 304 de optie elektronisch factureren aan gevinkt staat om de factuur nogmaals te kunnen versturen indien de code 304 gebruikt wordt. Zie voor meer informatie ook het artikel:
Hoe kan ik een factuur nogmaals verzenden? Belangrijk: zodra er handmatig een actiecode aan een factuur wordt toegevoegd en deze factuur is al in een eerdere aanmaanronde, dan zal in de eerst volgende aanmaanronde met hetzelfde aanmaanscenario de factuur automatisch de volgende actie uit het scenario voorgesteld krijgen.
Ter illustratie:
- Het standaard scenario hanteert als eerste de actiecode 300, gevolgd door 301, en als derde actie de actiecode 302.
- Er wordt een aanmaanronde met het standaard scenario gemaakt waardoor een factuur de actiecode 300 krijgt.
- Vervolgens wordt er handmatig een actiecode 304 toegevoegd aan de factuur, waarbij het wel van belang is dat op de actiecode 304 de optie aanmanen aangevinkt staat en het aantal dagen uit de bellijst gecontroleerd wordt.
- Hierna wordt er een nieuwe aanmaanronde gemaakt met het standaardscenario waarin de factuur weer meegenomen wordt. Twinfield zal de factuur nu automatisch de code 301 geven in het aanmaanvoorstel. Dit kan wel handmatig aangepast worden in het aanmaanvoorstel per factuur, maar automatisch zal altijd de volgende actie uit het scenario geselecteerd worden indien de factuur al in een eerdere aanmaanronde met hetzelfde aanmaanscenario gezeten heeft.
