Twinfield beschikt over twee facturatiemodules. De opties voor het opnieuw versturen van facturen zijn per module totaal verschillend. In dit artikel zijn de verschillende opties uiteengezet:
Zijn de facturen onder de blauwe tegel aangemaakt? Dan kan een factuur op de volgende manier nogmaals verstuurd worden:
- Ga naar Verkoop
- Selecteer de blauwe tegel Facturen
- Open de factuur en klik onderaan op de pagina op [Herzend]
De factuur wordt nu nogmaals verstuurd in het formaat zoals deze de eerste keer ook verzonden is. Indien de factuur dus origineel als e-mail met pdf verzonden was, dan zal [Herzend] er voor zorgen dat de factuur nogmaals als e-mail met pdf verstuurd wordt. Hetzelfde geldt voor facturen die per e-mail als link verstuurd zijn en voor facturen die als afdruk verzonden zijn.
Facturen kunnen ook als bulk opnieuw verzonden worden. Dit kan gedaan worden door de categorie waar de facturen onder vallen te openen en vervolgens meerdere facturen aan te vinken. Hierna kan er op [Herzend] geklikt worden en worden de facturen nogmaals verstuurd zoals zij origineel verstuurd waren.
In Classic facturatie, de oranje tegels, krijgt een factuur een actiecode mee wanneer deze elektronisch gefactureerd wordt. Dit is standaard de code 303 elektronisch gefactureerd. Door de standaard instellingen op de actiecode kunnen facturen die deze code hebben niet nogmaals elektronisch gefactureerd worden. Dit is een standaard controle die aanstaat om te voorkomen dat een factuur per abuis 2 maal achter elkaar verstuurd wordt. Om facturen met deze actiecode alsnog te verzenden zijn er twee mogelijkheden.
1: De instellingen op actiecode 303 worden aangepast zodat de controle niet meer toegepast wordt en de facturen met deze code nogmaals elektronisch verzonden kunnen worden. De wijziging kan als volgt gemaakt worden: Ga naar Verkoop en klik naast de tegel Aanmanen op Factuuracties. Geef de code 303 in en klik op [Volgende]. Vink de optie Elektronisch factureren aan en klik op [Opslaan]. De factuur kan nu nogmaals verzonden worden en in het factuuractie overzicht van de factuur zal de code 303 nogmaals toegevoegd worden.
Let wel, door de aanpassing kunnen alle facturen die reeds elektronisch verzonden zijn nogmaals elektronisch verzonden worden en staat de standaard controle die dit tegen houdt uit.
2: De tweede optie is om er voor te kiezen om een extra actie code aan de factuur toe te voegen waardoor de standaard controle die het opnieuw verzenden van al verzonden facturen tegen houdt aan blijft staan. Standaard wordt de factuuractie 304 Factuur niet ontvangen hiervoor gebruikt. Hierbij is het van belang dat er gecontroleerd wordt dat op actiecode 304 is de optie elektronisch factureren aangevinkt staat.
De actie code kan als volgt toegevoegd worden: ga naar Verkoop > Klantfacturen, geef de debiteur in en kies [Volgende]. Zoek de gewenste factuur en klik op het blauwe vierkant met het plus-teken aan het einde van de regel.
Geef vervolgens in het invoerscherm bij Actie de actiecode 304 in en vul het commentaar en de datum is. Klik op [Opslaan]. De factuur kan nu nogmaals elektronisch verstuurd worden door naar de Classic facturatiemodule te gaan, de gewenste factuur te selecteren en op [Factuur maken] te klikken.
Door deze actie wordt duidelijker en netter vastgelegd in het factuuractie overzicht waarom de factuur nogmaals verzonden is.
Voor optie 2 is het wel van belang dat de factuur beschikbaar is voor afletteren. Indien de factuur de status afgeletterd of Fact. voorstel aut. heeft, dan wordt de factuur niet getoond bij de optie Klantfacturen en kan er geen actie-code worden toegevoegd. De afletterstatus kan eenvoudig gecontroleerd worden door de debiteurenkaart op te roepen voor de betreffende debiteur.
Verder lezen
Hoe maak ik een herinnering of een aanmaning?
