Ja, het is mogelijk om de betaalspecificatie of incassospecificatie direct vanuit Twinfield per e-mail te versturen. Hiervoor dient er eerst een specificatie sjabloon gemaakt en gekoppeld te worden.
Het maken en koppelen van een sjabloon betaalspecificatie en incassospecificatie is hier beschreven:
Hoe maak ik een betaalspecificatie of een incassospecificatie?Voor het verzenden van de specificatie per e-mail moeten er twee instellingen gemaakt worden.
- In het betaaltype moet worden aangegeven dat er gebruik gemaakt wordt van een betaalspecificatie.
- Er moet een e-mailadres worden ingevuld bij 'Antwoorden op'.
Ga naar Kas & Banken > Typen. Selecteer het gewenste betaaltype en maak de instellingen onder Betaalspecificatie. Kies [Opslaan].
Daarnaast dient er bij de betreffende relatie ingesteld te worden dat de betaalspecificatie per e-mail verstuurd moet worden.
Dit kan op de volgende manier ingesteld worden:
- Ga naar Financiële Professionals > Dimensies
- Klik op Debiteuren of Crediteuren afhankelijk van wat voor type de relatie is
- Selecteer de relatie waar het om gaat
- Ga naar het tabblad Betaalspecificatie
- Vul het e-mail adres waarop de klant de betaalspecificatie wil ontvangen in
- Selecteer bij verzendmethode de optie per e-mail
- Klik op [Opslaan]
Of ga naar Klanten of Leveranciers en naar Betaalspecificatie
Wanneer nu de betaal- of incassorun aangemaakt en geautoriseerd wordt, kan de betaalspecificatie aangemaakt worden. Kies: 'Betaalspecificatie aanmaken'.
Op basis van de instelling op de relatie zal de betaalspecificatie in het bestandsbeheer aangemaakt worden of per e-mail verstuurd worden. Na deze actie zal er in het bestandsbeheer ook een .log bestand aangemaakt worden waarin staat of de betaalspecificatie succesvol verstuurd is of niet.
Indien er in de betaal- of incassorun een relatie zit waarop is ingesteld dat deze de betaalspecificatie per email ontvangt, en een relatie waarop is ingesteld dat de specificatie naar het bestandsbeheer dient te gaan, worden deze acties beide uitgevoerd op het moment dat de betaalspecificatie aangemaakt wordt.
De klant ontvangt de volgende mail wanneer de betaalspecificatie per e-mail verstuurd wordt:
Wanneer de klant wil reageren op de mail, dan zal het antwoord worden verstuurd naar het e-mailadres dat bij het betaaltype is ingesteld.
Verder lezen?Betalen & incasseren - Introductie
