Dit artikel is onderdeel van de artikelserie over de Jaarafsluiting. Is dit onderwerp nieuw voor je? Begin dan hier: Jaarafsluiting - Introductie
Ga voor het uitvoeren van de jaarafsluiting naar Financiële professionals > Jaarafsluiting > Jaar afsluiten. Een boekjaar kan alleen worden afgesloten als het voorgaande boekjaar definitief is afgesloten. Het is niet noodzakelijk om een boekjaar af te sluiten alvorens er gewerkt kan worden in een volgend boekjaar.
Nadat de instellingen in de administratie en de boekingsinstructies zijn vastgelegd kan de jaarafsluiting worden gedraaid.
De beginbalans voor een nieuw boekjaar wordt automatisch toegevoegd door een (concept) jaarafsluiting te doen.
De opties voor het draaien van een jaarafsluiting zijn als volgt:
- Concept jaarafsluiting, met of zonder conceptboekingen: bij een concept jaarafsluiting kan er nog in het betreffende boekjaar worden geboekt. Het is mogelijk om wijzigingen te maken en er kan opnieuw, zo vaak als gewenst, een conceptjaarafsluiting worden gedraaid.
- Definitieve jaarafsluiting: doe de definitieve jaarafsluiting na de controle van de concept jaarafsluiting en zodra er geen wijzigingen meer verwacht en gewenst zijn. Is een jaar definitief afgesloten, dan kan er in het betreffende jaar niet meer worden geboekt.
Concept jaarafsluiting
Het jaareinde is te vinden via Financiële professionals > Jaarafsluiting > Jaar afsluiten.
Vink de optie Concept aan om het boekjaar concept af te sluiten. Het is mogelijk om de eventuele conceptboekingen mee te nemen in de totalen. Inclusief conceptboekingen staat standaard aangevinkt. Kies [Jaar afsluiten]. Er zal om een bevestiging worden gevraagd
Boekingen
De Winst- en verliesrekeningen worden tegengeboekt, er wordt een eindbalans gegenereerd, en een beginbalans voor het opvolgende jaar.
De journaalposten van de jaarafsluiting zijn terug te vinden bij de conceptboekingen.
Gebruik de zoekfunctie of ga naar Financiële professionals > Boekingen > Conceptboekingen.
Standaard worden de volgende drie boekingen gemaakt:
- Totalisering van de winst- en verliesrekeningen in periode 56 van het lopende boekjaar.
- Totalisering van de balansboekingen in periode 56 van het lopende boekjaar.
- De openingsbalans in periode 0 van het nieuwe boekjaar.
Het resultaat van de winst- en verliesrekeningen wordt automatisch overgeboekt naar de Tegenrekening Winst- en verlies. Wanneer na het concept afsluiten van het boekjaar nog boekstukken of correcties worden aangebracht, kan de begin- en eindbalans worden bijgewerkt door nogmaals de concept jaarafsluiting te draaien.
De eerder gegenereerde jaarafsluiting, eind- en beginbalans worden overschreven.
Specifieker: deze conceptboekingen worden automatisch verwijderd en zullen te vinden zijn in het rapport 'Verwijderde boekstukken' in het dagboek Jaarafsluiting (JAAREIND-BAL of JAAREIND-PNL).
Belangrijk
Het is niet mogelijk om wijzigingen aan te brengen in de boekingen van de concept jaarafsluiting. Om de cijfers aan te passen dienen er boekingen gemaakt en/of gewijzigd te worden en dient het proces jaareinde opnieuw te worden uitgevoerd.
Klaar voor de definitieve jaarafsluiting? Conceptboekingen kunnen automatisch definitief worden gemaakt
Dit proces is geoptimaliseerd: eventuele conceptboekingen kunnen automatisch definitief worden gemaakt tijdens het draaien van de jaarafsluiting.
Enige uitzondering zijn eventuele gespreide boekingen, deze moeten nog wel gecontroleerd worden en definitief worden gemaakt. Indien de oorspronkelijke verkoop- of inkoopboeking in het volgende jaar ligt, dient deze definitief gemaakt te worden. Dit zal er voor zorgen dat de spreidingsboekingen in het jaar dat dient te worden afgesloten ook definitief worden gemaakt. De oorspronkelijke verkoop- of inkoopboeking kan je terugvinden vanuit de gespreide boeking (indien geopend staat er rechtsbovenin een referentie naar de oorspronkelijke verkoop- of inkoopboeking).
Ga hierna voor het definitief afsluiten van het jaar naar Financiële professionals > Jaarafsluiting > Jaar afsluiten en start het definitief afsluiten van het jaar op. Er verschijnt een pop-up met informatie in welke dagboeken voor dat jaar conceptboekingen aanwezig zijn. Deze conceptboekingen worden automatisch definitief gemaakt op de achtergrond.
Klik op Definitief. Het systeem geeft de volgende melding:
Wanneer jaar 20XX definitief wordt afgesloten, is het niet meer mogelijk om boekingen aan te maken in betreffende jaar. Het afsluiten wordt opgestart als een achtergrond proces, waarvan de status terug te vinden is boven in het scherm via Procesgeschiedenis.
Weet u zeker dat u jaar 20XX in administratie XXXX definitief wilt afsluiten?
Klik nogmaals op de button [Jaar afsluiten]. Het jaar zal gesloten worden.
Twinfield zal een melding tonen zodra het proces is afgerond. Indien er fouten zijn, dan is er een logbestand te vinden in het Bestandsbeheer. Mocht de jaarafsluiting langer dan gewenst draaien dan krijgt de oorspronkelijke gebruiker de optie om de jaarafsluiting te verversen. Hiermee wordt de huidige jaarafsluiting vrijgegeven zodat deze alsnog gedraaid kan worden.
Belangrijk
Nadat een boekjaar definitief is gesloten kan er in het betreffende boekjaar niet meer worden geboekt. Een definitieve jaarafsluiting kan alleen ongedaan worden gemaakt door Technical Support.
Zie voor meer informatie: Kan ik een definitieve jaarafsluiting nog terugdraaien?
De winst- en verliesrekeningen (PNL) worden getotaliseerd in de systeemperiode 56. Het totaal saldo winst- en verlies wordt geboekt naar de Tegenrekening winst&verlies. De eindbalans wordt geboekt in periode 56 van het boekjaar dat wordt afgesloten. Het resultaat van de winst- en verliesrekeningen is terug te vinden op het Resultaat vorig boekjaar. De Eindbalans wordt automatisch de beginbalans voor het nieuwe boekjaar. De beginbalans is terug te vinden in periode 0 van het nieuwe boekjaar.
Boekingen gemaakt via boekingsinstructies
De (optioneel) ingestelde boekingsregels zorgen ervoor dat er, naast de boeking van de jaarafsluiting, ook nog een aantal grootboekrekeningen wordt leeggeboekt in periode 0 van het nieuwe boekjaar.
Stel: in de boekingsinstructies is aangegeven dat de grootboekrekeningen van de btw moeten worden leeggeboekt en dat het saldo moet worden overgeboekt naar Af te dragen btw. In dat geval zullen dus de grootboekrekeningen van de btw geen saldo meer laten zien, maar wordt het saldo zichtbaar op de grootboekrekening Af te dragen btw. In de omschrijving op de grootboekkaart voor zowel periode 56 als voor periode 0 wordt aangegeven:
Jaareinde 20XX, overgenomen van grootboek 15XX.
Verder lezen?
Na opdracht jaarafsluiting blijft het proces maar draaien, wat kan ik doen?
Jaarrekening export
