Dit artikel is onderdeel van de artikelserie voor de nieuwe conversietool. Is dit onderwerp nieuw voor je? Begin dan hier: Conversies - Introductie
Let op: Dit artikel betreft een situatie na het uitvoeren van een auditfile-conversie vanuit AccountView naar Twinfield. Heb je een conversie uitgevoerd vanuit een ander boekhoudpakket, dan is dit niet het juiste artikel voor je.
Hieronder staat de bekende oorzaak voor deze situatie:
Oorzaak van de situatie:
Stel: op 1 oktober 2024 krijg je een factuur van 1200 euro. Deze wil je spreiden over de periode 1 oktober 2024 t/m 30 september 2025. Dus 100 euro per periode. In dit geval neem je 900 euro mee naar boekjaar 2025 om verder uit te spreiden. AccountView zal nu in de auditfile 9 regels van 100 euro op de beginbalans van 2025 zetten. Dus 1 regel per te spreiden periode voor 2025. Elke regel zal beginnen met de omschrijving "TP:". Dit is de afkorting voor Transitorische Post.
In andere woorden, alle transitorische posten van 2025 zitten in de beginbalans in plaats van in de daadwerkelijke periodes.
In de originele auditfile zijn alle transitorische posten geboekt op de betreffende Winst & Verlies grootboekrekeningen. In Twinfield mogen Winst & Verlies grootboekrekeningen echter niet gebruikt worden op de beginbalans. Daarom heeft de conversietool alle transitorische posten op de conversierekening geboekt.
In het commentaarveld heeft de conversietool de oorspronkelijke Winst & Verlies grootboekrekening en de daadwerkelijke boekdatum vermeld (gescheiden door een | ). Om dit inzichtelijk te maken, kan je een aangepast rapport van de grootboekkaart maken waarin je de kolom Commentaar toevoegt. Raadpleeg het volgende artikel voor het maken van een aangepast rapport: Rapportontwerp - Rapporten ontwerpen.
Je dient voor het ontwerpen van rapporten wel de juiste rechten in Twinfield te hebben. Vraag anders een collega om het rapport voor je te maken.
Oplossing:
- Exporteer de grootboekkaart van de conversierekening inclusief de kolom Commentaar naar Excel.
- Zet in Excel een filter op de kolom Omschrijving. Toon alleen de regels die met “TP:” beginnen.
- Splits de kolom Commentaar waar de winst-en-verlies-grootboekrekening en de daadwerkelijke boekdatum gescheiden door een | staan, naar twee aparte kolommen. Weet je niet hoe je moet splitsen, lees dan dit artikel van Microsoft.
- Maak een draaitabel met daarin als rijen de grootboekrekeningen, en als kolommen de daadwerkelijke boekdatums. Op die manier kun je per grootboekrekening per daadwerkelijke boekdatum de over te boeken bedragen tonen. Weet je niet hoe je een draaitabel moet toevoegen en gebruiken in Excel, lees dan dit artikel van Microsoft.
- Boek de bedragen uit de draaitabel vanaf de conversierekening over naar de juiste grootboekrekeningen op de juiste boekdatums. Gebruik het volgende artikel voor het importeren van een memoriaalboeking via Excel: Kan ik memoriaalboekingen importeren?
Goed om te weten: Een consultant kan je hierbij helpen. Dien een case in bij support om deze ondersteuning aan te vragen. Hier zijn wel kosten aan verbonden. Voor meer informatie, zie: Hoe kan ik consultancy aanvragen?
