In Twinfield kan de periodetabel naar wens worden ingesteld, bijvoorbeeld op basis van; weken, maanden, kwartaal of zelfs jaar. Het aantal perioden en de data zijn vrij in te geven. Het is belangrijk om bij een nieuwe administratie na te gaan hoe de periodetabel er uit moet komen te zien en dit direct in te stellen.
De functie perioden is beschikbaar voor gebruikers met level 1, 2 of 9 en gebruikers met MKB boekhouden of Extra Boekhouden abonnement.
Lees in dit artikel alles over:
- Periodetabel
- Perioden beheren omgeving
- Perioden openen en sluiten
Ga naar Instellingen > Administratie-instellingen > Perioden. Bovenin het scherm staat het boekjaar. Selecteer het gewenste jaar voor het instellen/aanpassen van de perioden, blader met de pijltjes naast het jaartal.
In het scherm worden, bij de standaard instelling van 12 maanden in een boekjaar, worden 14 perioden getoond:
- Periode 0 is de openingsbalans van het boekjaar.
- Periode 1 t/m 12 zijn de perioden waarin alle operationele financiële feiten en transacties worden vastgelegd.
- Periode 55 is een correctieperiode waarin alle eindejaarscorrecties vastgelegd kunnen worden (boekingen in het dagboek VJP(2)). Boekingen via dit dagboek hebben geen invloed op de overzichten lopende van periode "0" tot "12" zodat periodevergelijkingen in de toekomst mogelijk blijven.
Het aantal periodes kan alleen worden aangepast in een jaar waarin nog niet is geboekt. Behalve (concept) boekingen zullen kladboekingen, verwijderde conceptboekingen of een (concept) beginbalans die is gemaakt met de functie jaarafsluiting zorgen ervoor dat de periode-instellingen in een jaar niet langer kunnen worden aangepast. Zie voor meer informatie over de opties in een administratie met boekingen: Hoe wijzig ik het aantal periodes van een administratie in een boekjaar?
Aantal periodes
Wanneer een financieel boekjaar wordt ingesteld, moet allereerst worden besloten hoeveel periodes er gebruikt gaan worden in de administratie. Vaak is er al een aantal boekjaren aangemaakt, de instellingen voor een nieuwe administratie worden overgenomen uit de sjabloonadministratie.
Kies eventueel onderaan de pagina voor [Verwijderen] om het betreffende boekjaar te verwijderen. Zijn er al boekingen gemaakt in dit jaar, dan is het niet meer mogelijk om het boekjaar te verwijderen. De button is dan niet oranje, maar grijs.
Een nieuw jaar toevoegen:
- Kies [Nieuw]
- Voer het gewenste aantal perioden in
- Kies [OK]
Belangrijk: kies na het maken van wijzigingen in een boekjaar voor [Opslaan] om de wijzigingen daadwerkelijk door te voeren.
Einddatum en naam van de perioden
De einddatum van een periode zal in alle gevallen automatisch worden gevuld. Bij 13 perioden houdt Twinfield per periode 28 dagen aan, en bestaat periode 13 uit 29 dagen.
De einddatum van iedere periode kan handmatig worden aangepast zolang er nog niet geboekt is in die perioden.
Wanneer de perioden gelijk zijn aan de kalendermaanden, dan wordt door een klik op het potlood automatisch elke periode voorzien van de naam van de betreffende maand. De periodenamen worden getoond in de rapporten.
Met het potlood kunnen de periodenamen automatisch worden ingevuld of worden aangepast naar het juiste boekjaar. Met het kruis worden de periodenamen gewist. De naam van een periode wijzigen is op elk moment mogelijk, ook als er al in die periode geboekt is.
Gebroken boekjaar
In Twinfield kan een gebroken boekjaar worden ingesteld. Hiervoor hoeven feitelijk alleen de einddata van de perioden te worden aangepast.
Stel: een boekjaar loopt van 1 april 2024 tot en met 31 maart 2025.
- Verwijder alle onnodige boekjaren, begin met het laatst aanwezige jaar.
- Pas de einddatum aan van het boekjaar 2023 naar 31 maart 2024.
- Maak een nieuw boekjaar aan op basis van 12 periodes.
Verlengd boekjaar instellen
Stel, een boekjaar loopt 16 perioden.
- Kies [Nieuw].
- Geef nu 16 periodes op.
- Kies [OK].
- Voer de naam en datum van de laatste dag van elke periode handmatig in.
Zodra het boekjaar ten einde is en een nieuw boekjaar wordt aangemaakt, wordt dat standaard gebaseerd op 12 perioden. Maak dit boekjaar eventueel vast aan zoals gewenst en open of sluit de perioden naar wens.
In de perioden is het mogelijk de instellingen of wijzigingen in één keer toe te passen op alle administraties met een vergelijkbare periodetabel. Dit betreft de functie: "Toepassen op overeenkomende administraties". Deze optie staat rechts boven de optie om perioden te openen of te sluiten.
- Maak de gewenste instelling
- Vink de optie aan
- Kies [Opslaan]
- Het systeem laat een overzicht zien met administraties die dezelfde periodetabel hebben.
- Kies [Toepassen].
- De periode-instelling wordt doorgevoerd in de geselecteerde administraties.
- Voor alle administraties komt een groen vinkje te staan, kies vervolgens voor [Sluiten].
Zie ook: Is het ook mogelijk periodes te beheren voor meerdere administraties?
De laatste kolom van de periodetoegang betreft 'Open'. Een regel met een vinkje is geopend, zonder vinkje is deze periode gesloten. Het is ook mogelijk alle perioden in een jaar te selecteren door bovenaan een vinkje te zetten. Kies na het maken van wijzigingen in de beschikbaarheid van de perioden in een boekjaar voor [Opslaan].
Een handmatig gesloten periode kan geopend worden door een vinkje onder 'Open' te zetten in de gewenste periode(n) en de wijzigingen op te slaan. Wanneer een jaar definitief is afgesloten, dan zijn de perioden van het jaar ook automatisch afgesloten.
Het is van belang om perioden tijdig te openen rond de jaarwissel, anders kunnen er geen boekingen worden gemaakt in het nieuwe jaar, maar ook geen bankafschriften worden geïmporteerd. Was het voorgaande jaar een gebroken of verlengd boekjaar, stel dan ook tijdig het gewenste nieuwe boekjaar in. Ga voor meer informatie naar: Hoe wijzig ik het aantal periodes van een administratie in een boekjaar?
De periode kan na het versturen van de btw-aangifte gesloten worden, zodat er in dit tijdvak niet meer geboekt kan worden. Met name accountants- en administratiekantoren zullen dit doen zodat er niet meer, per ongeluk, in een voorgaande periode kan worden geboekt.
Let op: het handmatig sluiten van een periode voorkomt dat nieuwe boekingen kunnen worden gemaakt in die periode. Het blijft wel mogelijk om bestaande conceptboekingen te verwijderen wanneer deze geen onderdeel zijn van een btw-aangifte of betaal/incassorun.
Verder lezen?
