Een omgeving bestaat uit een verzameling administraties (bedrijven). Elke administratie is gebaseerd op een andere administratie. We adviseren voor dit doel 'sjabloonadministraties' in te richten. Sjabloonadministraties helpen accountants- en administratiekantoren, maar ook grote organisaties, bij het efficiënt en eenvoudig aanmaken van nieuwe administraties. Zie ook:
Beheer administraties - Sjabloonadministraties.
Door een nieuwe administratie bij aanmaak te baseren op een sjabloonadministratie, is de nieuw aangemaakte administratie feitelijk een kopie van de sjabloon. Vervolgens is deze nieuwe administratie eenvoudig aan te vullen en kunnen er specifieke instellingen worden vastgelegd.
Nieuwe administratieLet op! De optie nieuwe administratie is alleen zichtbaar als je op dat moment in een administratie zit.
Kies daarom altijd eerst een administratie, bijvoorbeeld de gewenste sjabloonadministratie, en ga naar het administratie-overzicht. Kies nu [+ Nieuwe administratie].
De tweede optie is via de zoekbalk te zoeken op de term 'Nieuwe administratie' en deze vervolgens te selecteren. Houd er rekening mee dat enkel Level-1 gebruikers een administratie kunnen aanmaken in de betreffende omgeving. Gebruikers zonder deze rechten dienen voor een nieuwe administratie contact op te nemen met de beheerder van de omgeving. Voor een nadere toelichting, zie artikel:
Hoe vraag ik een nieuwe administratie aan?.
Nieuwe administratie aanmaken
- Administratie sjabloon: selecteer de gewenste administratie die als basis dient voor de nieuw aan te maken administratie. Instellingen en gegevens uit de sjabloonadministratie, waaronder alle stamgegevens, worden meegenomen. Boekingen komen overigens niet mee! Twinfield stelt de huidige, reeds geopende administratie als basis voor, maar iedere administratie waar de gebruiker toegang toe heeft, is selecteerbaar. Het is aan te raden om één of meerdere sjabloonadministraties in te richten om ervoor te zorgen dat de sjabloon de gewenste standaardinstellingen al bevat.
- Administratiecode: een code voor een nieuwe administratie dient uniek te zijn. Bij accountantskantoren wordt vaak het cliëntnummer als administratiecode gebruikt. Kies zorgvuldig de gewenste code aangezien deze na creatie van de administratie niet meer zelf aanpasbaar is.
- Administratienaam: de naam voor de nieuwe administratie. Deze naam is na aanmaken van de administratie wel aanpasbaar via de instellingen.
- Demo-, test- of trainingsadministratie: vink deze optie aan als de administratie voor demo's, trainingen of testdoeleinden wordt gebruikt. Van deze administraties wordt geen back-up gemaakt. Er zijn maximaal 5 demo/test-administraties binnen een omgeving toegestaan. Deze optie is alleen beschikbaar in de omgeving van een accountants- of administratiekantoor.
Kies [Aanmaken] en de nieuwe administratie wordt aangemaaktHet aanmaken van de nieuwe administratie zal enige tijd in beslag nemen. Gedurende dit proces blijft de huidige administratie actief. De toepassing toont een notificatie zodra de nieuwe administratie beschikbaar is. Wissel vervolgens van administratie voor het in gebruik nemen en inrichten van deze administratie.
Kosten administratieDe bijkomende kosten van een extra administratie zijn afhankelijk van het abonnement. Meer informatie voor accountants is beschikbaar in het volgende artikel:
Hoe wordt de totaalprijs van mijn administraties op mijn factuur berekend?Verder lezen?
