De administratie-instellingen kunnen het beste worden gedefinieerd in de sjabloonadministratie. De administratie-instellingen van een nieuwe administratie dienen dan uitsluitend te worden nagelopen en aangevuld. Zie voor meer informatie ook:
Beheer administraties - SjabloonadministratiesDe administratie-instellingen zijn alleen toegankelijk voor gebruikers met de juiste rechten, dit is level 1. Gebruikelijk maakt de beheerder van de omgeving de gewenste wijzigingen.
Gebruikers in de omgeving MKB en Boekhouden kunnen verzoeken voor wijzigingen, zoals de invoer van het btw-nummer en het tijdvak, het beste doorgeven via een case:
Hoe kan ik contact opnemen met Technical Support?Ga naar
Instellingen > Administratie-instellingen > Administratie-instellingen.
Deze pagina heeft een menu aan de linkerzijde, dit bestaat uit:
Administratie informatieAdresgegevensFinanciële gegevensVaste activaSamenwerkingSysteemrekeningenBelastingFacturatieAlgemene instellingenTijdlijnAdministratie verwijderenAdministratie informatie
- Code: De code die is gebruikt bij het aanmaken van de administratie. Deze code kan niet gewijzigd worden. Mocht dit wel wenselijk zijn: Hoe werkt een omnummering en hoe kan ik deze uit laten voeren?
- Naam: Voer de naam van het bedrijf in.
- Verkorte naam: Je kunt een nieuwe naam of een bestaande naam voor het bedrijf invoeren. De verkorte naam is relevant voor bijvoorbeeld het instellen van rekening courant verhoudingen.
Kamer van Koophandel: Optioneel veld. Hier kunt je het KvK-nummer invoeren.
Let op, dit veld moet verplicht worden ingevuld als je een e-factuur wilt gaan versturen. Niet bekend met het onderwerp e-Facturatie? Raadpleeg dan dit artikel:
e-Facturatie - IntroductieAdministratiegroep: Als je met administratiegroepen werkt, kun je hier een bedrijf aan een groep koppelen. Administratiegroepen worden gebruikt voor het opslaan van rapportagestructuren en het samenstellen van een lijst met geconsolideerde bedrijven.
Administratietype: Dit veld wordt automatisch ingevuld op basis van het gebruikerstype. Interne administratie bij accountant (niet toegankelijk voor accountant en/of klant) als het gebruikerstype Accountant is.
Extern bedrijf bij accountant (toegankelijk voor klant en accountant) als het gebruikerstype Klant bij accountant is.
Branchecode: Indien gewenst kun je hier de branchecode voor dit bedrijf invullen.
Standaardtaal: De voertaal voor de administratie.
AdresgegevensAdresregel 1-6: Voer hier de adresgegevens in. Gebruik het noodzakelijk aantal regels, in Nederland voldoet meestal 1 regel.
Postcode: Voer hier de postcode van het bedrijf in.
Plaats: Voer hier de plaats in waar het bedrijf is gevestigd.
Land: Kies een land uit de lijst.
Telefoonnummer/Fax nummer: Vul hier het telefoonnummer en faxnummer van het bedrijf in.
Financiële gegevens
- Basisvaluta: De valuta die wordt gebruikt in het land waar het bedrijf is gevestigd.
- Rapportagevaluta: De valuta die wordt gebruikt voor rapportage en consolidatie.
- Incassant ID: Wordt alleen gebruikt voor SEPA-incasso.
- Is sjabloon: Geef hier aan of je deze administratie wil instellen als sjabloonadministratie of dat je deze administratie wil koppelen aan een sjabloonadministratie, bijvoorbeeld voor het verwerken van elektronische bankafschriften.
- Administratie sjabloon: selecteer 1 van de aanwezige sjablonen. Dit biedt de mogelijkheid om in rapporten en rapportagestructuren meerdere administraties te selecteren; dit zijn allemaal administraties met hetzelfde administratie sjabloon. Hiermee ontstaat daarnaast ook de mogelijkheid om bankboekingsinstructies op omgevingsniveau in te stellen.
Ga voor meer informatie naar:
Vaste activaDeze pagina is uitsluitend beschikbaar in een administratie nadat de (nieuwe) vaste activa module geactiveerd is. Dit betreft de instellingen voor de activa module en niet voor Classic vaste activa. Zie voor meer informatie:
Is er een handleiding voor vaste activa?+ Grootboekrekening
Wanneer een boeking (bijvoorbeeld een inkoopfactuur voor kapitaalgoederen) wordt gemaakt met een van de gedefinieerde grootboeken, is deze boeking beschikbaar voor gebruik in de activa module. Er zit geen limiet aan het aantal grootboekrekeningen.
Regimes: activeer de gewenste regimes
SamenwerkingDit gedeelte van het systeem is bedoeld voor gebruikers die de functionaliteit van Twinfield GO gebruiken voor het verwerken van inkoopfacturen.
Er zijn twee opties voor het maken van de inkoopboekingen in combinatie met Twinfield GO:
- Probeer transacties te boeken na goedkeuring als de informatie compleet is.
- Niet automatisch boeken.
De ondernemer moet alle informatie aanleveren om de factuur als gecontroleerd te kunnen markeren:
Als automatisch boeken is ingeschakeld, worden alle transacties automatisch geboekt, mits de gegevens correct zijn.
De ondernemer kan onvolledige facturen als gecontroleerd markeren:
Als automatisch boeken is ingeschakeld, worden transacties automatisch geboekt mits er voldoende informatie aanwezig is.
SysteemrekeningenTwinfield gebruikt vooraf gedefinieerde grootboeken voor specifieke financiële processen. Als een systeemrekening niet is ingesteld kan een foutmelding worden gegeven.
Algemene systeemrekeningen
- Debiteuren: de standaard grootboekrekening voor debiteuren
- Crediteuren: de standaard grootboekrekening voor crediteuren
- Uit te zoeken posten: de standaard grootboekrekening voor regels die nog moeten worden uitgezocht bij de bankafschriften. Dit is de standaardinstelling, per bankdagboek kunnen afwijkende instellingen worden gemaakt.
- Onderhanden werk: de standaard grootboekrekening voor onderhanden werk, instellen bij gebruik van de module uren en onkosten.
- Winstopslag projecten: de standaard grootboekrekening voor winst-en-verliesboekingen, instellen bij gebruik van de module uren en onkosten.
- Artikel0-verkopen: de standaard grootboekrekening voor verkopen in de verkoopmodule zonder selectie van een artikel. Instellen bij gebruik verkoopmodule.
- Uren- en onkostenkostenplaats: de standaard kostenplaats die wordt gebruikt voor de module Uren en onkosten. Niet verplicht.
- Vaste activa kostenplaats: de standaardkostenplaats die wordt gebruik voor de module Vaste activa Classic. Niet verplicht.
OmzetverdelingDeze instelling wordt gebruikt om de omzet te spreiden over meer dan één periode. Deze functie werkt alleen in de verkoopmodule, de blauwe tegels.
Door een vink te zetten bij 'Gebruik afleverdatum/leveringsperiode voor omzetverdeling' zal er een veld worden toegevoegd voor het instellen van een tussenrekening.
Koersverschillen
- Koersverschillen: wanneer er een koersverschil ontstaat bij het verwerken van een bankafschrift of kasoverzicht, kan Twinfield het verschil boeken naar afzonderlijke debet- of creditrekeningen.
- Afboekingen: wanneer er een betalingsverschil ontstaat bij het verwerken van een bankafschrift of kasoverzicht, kan Twinfield het verschil boeken naar afzonderlijke debet- of creditrekeningen.
- Korting: wanneer er een korting wordt geregistreerd bij het verwerken van een bankafschrift of kasoverzicht, kan Twinfield het verschil boeken naar afzonderlijke debet- of creditrekeningen.
Grootboekrekening bankAls een nieuwe bank automatisch wordt aangemaakt, dan is een grootboekrekening voor de bank vereist. Twinfield zal de eerstvolgend beschikbare grootboekrekening aanmaken, starten vanaf de ingestelde grootboekrekening bank. Dit veld is optioneel.
Jaarafsluiting
De grootboekrekeningen voor de jaarafsluiting worden binnen de jaarafsluitingsmodule ingesteld:
Handleiding jaarafsluiting H3 - Grootboekrekeningen voor de jaarafsluiting instellenBelastingDeze instellingen zijn toegelicht in de handleiding btw:
Handleiding btw H6 - Administratie instellingen btwFacturatieIn dit gedeelte staan twee opties:
Twinfield boekhouding is in gebruik voor deze administratie: Staat in Nederland altijd aan. Er zijn landen waar Twinfield gebruikt wordt zonder de boekhoudmodule.
Gebruik UBL voor verkoopfacturen: Voor het versturen van UBL facturen is een UBL configuratie van de verkoop btw-codes nodig. Zie voor meer informatie:
Kan ik in Twinfield verkoopfacturen versturen in UBL?Algemene instellingenSta meerdere hoofdrekeningen toe voor debiteuren/crediteuren: Wordt gebruikt voor de functie Cheques. Niet voor Nederland van toepassing.
Toestaan van bankafschriftenimport gestart in andere administratie: Optie om handmatig meerdere bankafschriften voor verschillende administraties te importeren vanuit één administratie.
Aanpasbare dimensienaam: Schakel dit vakje in als andere gebruikers de namen mogen veranderen van bijvoorbeeld debiteuren, crediteuren en grootboekrekeningen.
Word-facturen alleen lezen: Als facturen in de module Classic Facturen worden gemaakt en worden afgedrukt in Word-formaat maakt, kan de inhoud van de facturen niet worden gewijzigd.
Datumformaat: Het soort scheidingsteken voor datums is alleen van toepassing op herinneringen en facturen in Word (Classic factureren).
Scheidingstekens voor duizendtallen en decimalen: Het soort scheidingsteken voor duizendtallen en decimalen is alleen van toepassing op herinneringen en facturen in Word (Factureren Classic).
Dagen na vervaldatum (aantal): Instelling voor het gebruik van de bellijst. Raadpleeg de module Aanmanen
Classic voor meer informatie.
Dagen na vervaldatum (bedrag): Instelling voor het gebruik van de bellijst. Raadpleeg de module Aanmanen
Classic voor meer informatie.
Dagen na deelbetaling Instelling voor het gebruik van de bellijst. Raadpleeg de module Aanmanen Classic voor meer informatie..
TijdlijnDe tijdlijn laat alle wijzigingen zien die zijn aangebracht in de administratie-instellingen. Het is niet mogelijk om zelf informatie toe te voegen. Deze functie wordt automatisch uitgevoerd.
Administratie verwijderenLinksonder op de pagina van de administratie-instellingen staat een prullenbak. Hiermee wordt een administratie verwijderd.
Administraties kunnen worden verwijderd indien gewenst.
- Ga naar de betreffende administratie.
- Ga naar Instellingen > Administratie-instellingen > Administratie-instellingen.
- Kies verwijderen. Er wordt een pop-up gegeven en hier kan worden gekozen voor [Annuleren] of [Verwijderen].
Een administratie wordt niet fysiek verwijderd, deze zal worden verborgen en is niet meer opvraagbaar.
Zie voor meer informatie eventueel dit artikel:
Ik heb per ongeluk de verkeerde administratie verwijderd! Wat kan ik doen?Verder lezen?Beheer administraties - een overzicht
