Verstuur jij wel eens een factuur? Dan weet je vast dat het proces van factureren aan bepaalde eisen is gebonden. Maar aan welke voorwaarden moet een factuur voldoen? De Belastingdienst schrijft voor met welke wettelijke eisen je precies rekening dient te houden bij het opstellen van je facturen. Zo moeten op je factuur alle wettelijk verplichte gegevens staan en dient de factuur authentiek en integer te zijn. Daarnaast moet de Belastingdienst de factuur kunnen controleren.
We hebben in dit artikel handige informatie verzameld, neem bij vragen contact op met de Belastingdienst of je accountant.
Voorwaarden factuur
Een juiste factuur voldoet aan diverse voorwaarden:
- Maak een factuur voor alle goederen en diensten die je aan andere ondernemers levert. Twijfel je of je een verplichting hebt te factureren? Lees dan hier verder.
- Stuur een factuur als je een vooruitbetaling hebt gekregen voor leveringen van goederen en diensten.
- Vermeld op je factuur in elk geval de wettelijk verplichte gegevens .
- Verstuur de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin je hebt geleverd.
- Bewaar je facturen en voldoe aan de gestelde bewaarplicht (dit mag meestal digitaal: lees hier hoe je probleemloos aan de bewaarplicht kunt voldoen).
Wettelijk verplichte gegevens op factuur
Dit zijn de wettelijk verplichte gegevens die op je factuur moeten staan:
- Zet je volledige naam en die van je klant op de factuur.
- Vermeld ook de juridische bedrijfsnaam. De handelsnaam mag ook, als die in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd.
- Voeg je volledige adres en dat van je klant toe.
- Vermeld je volledige kantooradres, waar je onderneming feitelijk is gevestigd.
- Voeg je btw-(identificatie)nummer en je KvK-nummer toe.
- Zet de datum waarop de factuur is uitgereikt op je factuur.
- Zorg voor een uniek opeenvolgend factuurnummer.
- Geef op je facturen een omschrijving van de aard van de geleverde goederen of diensten.
- Vermeld de hoeveelheid van de goederen/omvang van de diensten die je hebt geleverd.
- Noem op je facturen de datum waarop je hebt geleverd of de datum van een vooruitbetaling.
- Vermeld het bedrag dat je in rekening brengt, exclusief btw.
- Lever je prestaties met verschillende btw-tarieven? Vermeld dan de aparte bedragen en neem daarnaast de eenheidsprijs op, als die van toepassing is.
- Geef ook het btw-tarief en het btw-bedrag weer dat van toepassing is op de geleverde goederen of dienst.
Let op: In bepaalde gevallen gelden er uitzonderingen op de genoemde eisen. Bijvoorbeeld als je zaken doet met andere EU-landen, een detailhandelaar bent of een groothandel hebt.
Factureren aan de overheid?
Per 18 april 2019 moeten de Rijksoverheid, de decentrale overheden en alle andere aanbestedingsplichtige organisaties e-facturen kunnen ontvangen en verwerken. Ben je leverancier van de Rijksoverheid? Dan ben je al vanaf 1 januari 2017
verplicht e-facturen te sturen. De verplichting tot e-facturatie is onderdeel van de inkoopvoorwaarden van de Rijksoverheid en geldt sinds 1 januari 2017 bij nieuwe contracten.
Sinds 18 april 2019 zijn ook de decentrale (lokale) overheden en alle andere aanbestedingsplichtige organisaties verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken.
Goed om te wetenAls gevolg van de inkoopvoorwaarden gelden er strenge regels voor elektronische facturen. Zo moet een e-factuur een digitaal (XML-)bestand zijn met een vaste structuur. Let op: een e-mail met een bijgevoegd pdf-bestand als factuur geldt dus NIET als e-factuur. Ga voor meer informatie naar:
Kan ik in Twinfield verkoopfacturen versturen in UBL?
Twijfel je of je moet factureren?
Sommige ondernemers hoeven geen Btw te betalen. Daardoor komt de verplichting om een facturatieadministratie bij te houden (deels) te vervallen. Lees op de site van de Belastingdienst ‘Wie verplicht zijn te factureren?’ en wat daarvan de consequenties zijn.
Verder lezen?Wat zijn de voordelen van factureren met Twinfield Boekhouden?Hoe neem ik het nieuwe btw-identificatienummer voor eenmanszaken op in Twinfield? 
