Checklist voor Peppol facturatie in Adsolut Boekhouding en KMO-beheer

Raadpleeg dit artikel indien het niet lukt om een e-factuur vanuit Adsolut via het Peppol platform te versturen. Door het controleren van onderstaande aandachtspunten kunt u de meest voorkomende vragen zelf oplossen.

Hoe werkt het?
Wilt u eerst beter begrijpen hoe e-facturatie werkt? Ga naar: Peppol facturatie via het E-invoicing platform

Checklist
Deze checklist helpt u vermoedelijk het probleem zelfstandig op te lossen:

A. Vragen met betrekking tot de activatie en configuratie van Peppol facturatie.

B. Vragen met betrekking tot problemen of foutmeldingen tijdens het versturen of ontvangen van Peppol facturen 

1. Hoe kan ik zien of de ontvanger van de Peppol factuur reeds geregistreerd is op het Peppol netwerk?

2. Kan ik een e-factuur naar mezelf sturen?

3. Hoe weet ik of de factuur die ik verstuurd wordt correct werd opgemaakt?

A. Vragen met betrekking tot de activatie en configuratie van Peppol facturatie.

1. Vragen met betrekking tot de activatie van E-invoicing.

• Heeft u al een TAA-account om in te loggen op het E-invoicing portaal?

  • Antwoord: een TAA-account is nodig om gebruik te kunnen maken van de verschillende functionaliteiten op de Panda omgeving.

• Werd uw werknemer toegevoegd aan de onderneming en goedgekeurd door de beheerder?

  • Antwoord: voordat een werknemer toegang kan krijgen tot het E-invoicingportaal, moet deze op de Panda omgeving worden toegevoegd aan de organisatie en goedgekeurd worden door de beheerder van de organisatie via Beheer onderneming. Tenslotte dient de optie E-invoicing aangevinkt te worden voor de gebruiker, zodat deze kan inloggen op het E-invoicing portaal via de Panda omgeving.

• Krijgt u een foutmelding bij de activatie van de integratie E-invoicing?

  • Antwoord: indien u een foutmelding krijgt nadat u de eerste keer de integratie E-invoicing activeert door in Adsolut de juiste gegevens in te vullen (Wolters Kluwer-account nummer, btw- nummer en postcode) in de pop-up, kan u best even contact opnemen met onze Helpdesk. Onderaan dit artikel vindt u hoe u een ticket kan aanmaken.

• Werd de onderneming reeds geregistreerd bij Codabox?

  • Antwoord: Sinds november 2021 is het voor het aanmaken/versturen van Peppol-facturen verplicht om u als leverancier te registreren bij Codabox. Tot nu toe was dit enkel verplicht voor de ontvangers van een Peppol factuur. U kan deze aanvraag gemakkelijk indienen bij Codabox via het tabblad Onderneming(en) in het menu op het E-invoicingportaal. Om de registratie te voltooien hebt u ook een kopie nodig van de identiteitskaart van de zaakvoerder (geregistreerd in het KBO).

• Komen de gegevens opgenomen in de aanvraag bij Codabox overeen met de gegevens in het KBO en het MasterKB?

  • Antwoord: om de aanvraag succesvol te kunnen indienen bij Codabox, moeten de gegevens (de naam, het btw-nummer en het rekeningnummer van de onderneming) overeenkomen met de gegevens uit de Kruispuntbank van Ondernemingen. Indien deze gegevens verschillen met de gegevens waarmee u uw onderneming identificeert in Adsolut, kunnen deze als “alias” worden toegevoegd worden in de aanvraag. Een voorbeeld hiervan zou een afgekorte naam kunnen zijn: WK in plaats van Wolters Kluwer.

• Heeft Codabox de aanvraag al bevestigd?

  • Antwoord: het kan ongeveer een drietal werkdagen duren voordat Codabox de aanvraag bevestigt. U kan de status van uw aanvraag opvolgen het tabblad Onderneming(en) in het menu op het E-invoicingportaal. Wanneer de aanvraag rond is, zal de status wijzigen naar “Goedgekeurd”.

• ​​​Hebt u via het E-invoicing portaal een activatietoken kunnen aanmaken en dit kunnen invullen in WK software?

  • Antwoord: om een beveiligde koppeling te maken tussen het E-invoicing portaal en uw WK software, moet u een activatietoken genereren via het tabblad Tokenbeheer en dit token ingeven in uw WK software. In het overzichtsartikel bovenaan vindt u terug hoe en waar u dit token kan ingeven. 

• Werden de juiste zaken ingesteld in Adsolut?

  • Antwoord: om de factuur vanuit Adsolut te kunnen verzenden via het Peppol platform, dienen er nog een aantal zaken ingesteld te worden op dossierniveau. Het merendeel van deze instellingen zullen op niveau van de klantenfiches gemaakt moeten worden, bijvoorbeeld de instelling van de zendwijze van de factuur. In het overzichtsartikel bovenaan vindt u per product terug welke instellingen op dossierniveau gemaakt moeten worden.

B. Vragen met betrekking tot problemen of foutmeldingen tijdens het versturen of ontvangen van Peppol facturen

1. Ik kan elektronische facturen versturen, maar heb ook een relatiefiche waarin ik Peppol facturatie niet kan activeren. 

Indien de relatie niet als ontvanger van e-facturen geregistreerd is op het Peppol netwerk, zal het veld "Via provider met" opgevuld worden met de waarde NOT_REGISTERED. U kan de Peppol Directory (vergelijkbaar met de Peppol Gouden Gids) raadplegen om te bekijken of de ontvanger van de factuur in de mogelijkheid is om de factuur via hun software te kunnen verwerken. Meer informatie vindt u hier.

2. Kan ik een e-factuur naar mezelf sturen?

In het dossier hebt u voor uzelf ook een relatiefiche gemaakt. U wil de e-facturen ook naar uzelf versturen, maar u kan uzelf niet activeren voor elektronische facturatie (zie punt 1).

• • • De registratie als leverancier (zender) staat los van de registratie als ontvanger. Als u Peppol facturen wil ontvangen moet u zich ook ontvanger registreren. Meer info vindt u in het overzichtsdocument (hoofdstuk B).

3. Hoe weet ik of de XML die verstuurd wordt correct werd opgemaakt?

Soms krijgt de factuur de status “Geweigerd” op het E-invoicing portaal. Meestal heeft dit te maken met de opbouw van de XML. In dit geval contacteert u best onze Helpdesk. Onderaan dit artikel vindt u hoe u een ticket kan aanmaken. U kan best de XML van de factuur in bijlage aan uw ticket toevoegen.

• Werd het PO-nummer ingevuld op de factuur?

  • Antwoord: het PO-nummer (Purchase Order) dient verplicht in de XML van een e-factuur opgenomen te zijn. Dit PO-nummer kan in Adsolut ingevuld worden op het order en/of de verkoopbon. Welke waarde hier ingevuld wordt is vrij te kiezen, zolang het veld niet leeg blijft. Anders zal u bij het versturen een foutmelding krijgen dat het PO-nummer nog ingevuld moet worden. Meer informatie vindt u hier. 

Ik heb hulp nodig
Indien voorgaande controles geen oplossing bieden, dan verzoeken wij u een ticket aan te maken en hierin te vermelden waar u vastloopt.

Voorzie uw ticket dan van volgende informatie om het incident verder te kunnen onderzoeken:

• Gebruikt u Adsolut lokaal op een eigen server, of via de Adsolut Cloud?

• In welke versie van Adsolut doet het probleem zich voor?

• Doet het probleem zich voor bij één, meerdere of alle gebruikers?

• Doet het probleem zich voor op één pc, of op alle Pc's?

• Doet het probleem zich voor in één dossier, of in alle dossiers?

• Graag ook een schermafbeelding van het scherm waarbinnen het probleem zich voordoet, en/of de foutmelding.

• Graag ook via de detailweergave van de factuur op het E-invoicing portaal de XML van de factuur downloaden en als bijlage toevoegen aan het ticket.

Zie eventueel:

• Support portaal - Hoe maak ik een ticket?

• Hoe maak ik een back-up van een dossier in Adsolut?