De openstaande postenlijst van debiteuren of crediteuren geeft een overzicht van alle posten die nog niet zijn afgeletterd.
Als een post eenmaal is afgeletterd, bijvoorbeeld tijdens het boeken of via de functie Afletteren, dan zal deze post uit de openstaande postenlijst verdwijnen. Soms komt het echter voor dat een afgeletterde post nog steeds in de openstaande postenlijst wordt getoond.
In dit kennisartikel wordt omschreven wat de oorzaak hiervan kan zijn en welke gegevens gecontroleerd kunnen worden om de oorzaak te vinden en dit op te lossen.
De volgende onderdelen wordt apart uitgelicht:
In de onderstaande voorbeelden wordt een post van een debiteur gecontroleerd. De stappen voor debiteuren en crediteuren zijn hetzelfde.
Als de afletterstatus van de post aangeeft dat deze is afgeletterd, dan is de post ook daadwerkelijk afgeletterd.
Als de afgeletterde post toch terugkomt in de openstaande postenlijst, dan kan dit te maken hebben met de afletterdatum van de post. Een post moet volledig afgeletterd zijn en de afletterdatum moet in het verleden liggen. Is dit niet het geval, dan blijft de post in de openstaande postenlijst zichtbaar. In sommige gevallen kan het voorkomen dat een post een afletterdatum heeft die in de toekomst ligt, bijvoorbeeld bij een uitgestelde betaling of bij gespreide kosten. De post zal pas uit de openstaande postenlijst verdwijnen als de afletterdatum is geweest.
Als een post per ongeluk de verkeerde afletterdatum heeft, dan kan de aflettering eventueel worden teruggedraaid. Dan kan de post opnieuw worden afgeletterd. Zie hiervoor het volgende kennisartikel: Afletteringen ongedaan maken
De afletterstatus en afletterdatum van een specifieke post kan worden gecontroleerd op de Debiteurenkaart.
- Ga naar Rapporten > Debiteuren > Debiteurenkaart.
- Vul bij de criteria de gewenste debiteur in, en stel de periode in op 00 t/m 12 van het jaar waarin de boeking is gedaan, bijvoorbeeld periode 2024/00 t/m 2024/12
- Bij de Afletterstatus, vink alle opties aan voor een zo volledig mogelijk overzicht. Het is ook mogelijk om hier alleen te kiezen voor 'Afgeletterd', om zo alleen de posten te zien die al zijn afgeletterd.
- Klik op Volgende om het rapport op te vragen.
In dit overzicht van debiteur 1011 is te zien dat verkoopfactuur 2024-007, boekingsnummer 202400007, is afgeletterd. De afletterdatum is 04/03/2024. Deze post zou niet in de Openstaande postenlijst terug moeten komen.
Er zijn verschillende rapporten om de openstaande posten te bekijken. Rapportresultaten kunnen verschillen afhankelijk van welk rapport en welke criteria worden gebruikt om de openstaande postenlijst te genereren.
In de regel adviseren wij om het rapport 'Openstaande postenlijst per debiteur / crediteur' te gebruiken. Dit rapport toont de huidige stand van zaken en zal alleen posten tonen die nog niet zijn afgeletterd.
Het is wel mogelijk om (per ongeluk) een rapport aan te maken waar de afgeletterde post in terugkomt. Het rapport 'Openstaande postenlijst o.b.v. periode' is zoals de naam aangeeft specifiek per periode. Als er wordt gezocht op een voorgaande periode kan dit rapport posten weergeven die op een later moment al wel zijn afgeletterd.
In dit voorbeeld staan de openstaande posten van debiteur 1011. De drie openstaande posten komen overeen met de drie beschikbare posten in de bovenstaande debiteurenkaart. Boekingsnummer 202400007 wordt niet getoond, omdat deze al is afgeletterd.
Het rapport 'Openstaande postenlijst o.b.v. periode' kan deze informatie anders weergeven, afhankelijk van de criteria.
In onderstaande voorbeeld is de openstaande postenlijst van debiteur 1011 opgevraagd op basis van periode 2024/02. In dit overzicht wordt boekingsnummer 202400007 getoond als openstaande post, omdat deze post pas op 04/03/2024 is afgeletterd. Ook worden nieuwere posten niet getoond, omdat deze pas na februari 2024 zijn aangemaakt. Dit rapport geeft dus alleen een overzicht van de specifieke periode, en niet de huidige stand van zaken.
Als een deelbetaling is ontvangen en afgeletterd met de openstaande post, dan zal de originele post op de openstaande postenlijst blijven staan totdat deze volledig is afgeletterd. In de openstaande postenlijst wordt zowel aangegeven wat het originele bedrag van de post was, en welk bedrag er nog open staat.
Voor verkoopfactuur 2024-014 is een deelbetaling ontvangen van €400,00. De deelbetaling is afgeletterd, en van het originele bedrag van €981,31 staat nog €581,31 op de Openstaande postenlijst.
Op de Debiteurenkaart is te zien dat de afletterstatus van de deelbetaling ook 'afgeletterd' is. De originele post, verkoopfactuur 2024-014, blijft echter op 'beschikbaar' staan, totdat deze volledig is afgeletterd.
Verder lezen
Hoe kan ik zien hoe een bepaalde factuur is afgeletterd?
Waarom worden niet alle openstaande posten getoond in de factuurzoeker van mijn conceptboeking?
Hoe kan ik deelbetalingen afletteren in de bankafschriften?
Rapporten & Opvraagresultaten - Opvragen van rapporten
