Uren - Vaste prijsafspraak

Dit is een beschrijving van het proces.

Stap 1. Module Vaste prijsafspraken

• Voor het toepassen van Vaste prijsafspraken in Alure dien je te beschikken over de module ‘VPA’ (artikel 320009)
• In Alure Uren > Cliënten heb je dan in het lint de knop ‘VPA’ beschikbaar.

Stap 2. Toevoegen VPS-template

• Voor het toevoegen van een VPA-template definieer je een kostensoort van het type ‘VPA-template’. Ga naar Uren > Instellingen > Configuratiescherm > Uren/kosten. Selecteer Kostensoorten.
• Voeg een kostensoort toe en vink de optie ‘VPA-template’ aan. Na opslaan wordt de knop ‘Definitie’ en de optie ‘Afwijken op cliëntniveau’ actief.
• Voor kostensoorten van het type VPA-template zijn de velden die betrekking hebben op een ‘Abonnement’ niet van toepassing. Net als bij kostensoorten van het type ‘Abonnementen’ kun je in de weekstaat niet op deze kostensoorten boeken.

Stap 3. Vastleggen definitie VPA-template

• Bij het kostensoort dat je in de vorige stap toegevoegd heeft kunt u met de knop ‘Definitie’ aangeven welke werk- en/of kostensoorten onderdeel zijn van de vaste prijsafspraak.
• Bij de werk- en kostensoorten die onderdeel van de vaste prijsafspraak zijn, kies je bij ‘VPA instelling template’ voor ‘Valt onder prijsafspraak’ of je kiest voor ‘Meerwerk’.
• Alle niet aangevinkte werk- en kostensoorten worden automatisch als ‘Overige diensten’ gezien en zullen op de gebruikelijke wijze gefactureerd worden.

Stap 4. Vastleggen VPA bij een cliënt

• Ga naar Uren > Cliënten > VPA. Hier worden VPA-templates gekoppeld aan cliënten. Het is ook mogelijk een VPA-template bij een klant toe te voegen op het tabblad ‘Vaste prijsafspraken’ van de cliëntkaart.
• Er kunnen meerdere VPA-templates voor een cliënt worden vastgelegd. Een VPA-template kan wel meerdere keren per cliënt worden gedefinieerd, bijvoorbeeld per boekjaar, maar hiervan mogen de periodes nooit overlappen (zie ook Bijlage A Meerdere prijsafspraken in dezelfde periode).
• In het lint ‘Acties’ kun je door middel van de knop ‘Dupliceren’ eenvoudige vaste prijsafspraken dupliceren.

Stap 5. Instellingen urenadministratie

• Ga naar ‘Uren – Instellingen –Urenadministraties’ om de instellingen voor de Vaste prijsafspraken in te vullen.
• Je kunt hier aangeven op welke opdracht de VPA termijnfacturen geregistreerd moeten worden en onder welke voorwaarden er een termijnfactuur gegenereerd moet worden.
• Je kunt hier ook aangeven of voor de termijnfacturen een automatische incasso van toepassing is.
• Met de instelling ‘Regeltekst VPA op termijnfactuur’ geef je aan hoe de VPA op de factuur weergegeven moet worden. De standaard instelling is ‘Altijd de omschrijving van de VPA’.

Stap 6. Voorbereiding genereren termijnfacturen
Voordat je de termijnfacturen genereert, ga naar het onderdeel Instellingen > Configuratiescherm > Facturering. Definieer hier de Algemene, de Inleidende en eventueel de Voettekst die moeten worden toegepast bij het genereren van de termijnfacturen.

Stap 7. Genereren termijnfacturen

• Maak in het onderdeel  Uren > Declareren > Genereren termijnfacturen via de selectiecriteria een selectie van de VPA’s waarvoor de termijnfacturen moeten worden gegenereerd.
• Geef in de selectiecriteria van de tabbladen ‘Selectie’ en ‘Organisatie’ aan waar de VPA’s aan moeten voldoen.
• Geef op het tabblad ‘Instellingen’ aan voor de betreffende termijnfacturen. Hieronder vallen ook de teksten zoals gedefinieerd in stap 6.
• Na het kiezen voor ‘Ophalen’ worden de declaraties voor de termijnfacturen gegenereerd. Deze worden in de lijst weergegeven. Met de knoppen in het lint ‘Acties’ heb je de mogelijkheid om een declaratie nog te bewerken of eventueel terug te boeken. Met de knop ‘Definitieve facturen’ kun je de gegenereerde facturen afdrukken en/of verzenden.
• Vanuit het onderdeel Uren > Cliënten > VPA en vanuit het tabblad ‘Vaste prijsafspraken’ op de cliëntkaart kan ook voor een enkele VPA een termijnfactuur worden gegenereerd.

TIP: door middel van het definiëren van verschillende templates voor de selectiecriteria kan er eenvoudig een selectie worden gemaakt voor bijvoorbeeld de termijnfacturen per maand, per kwartaal en per jaar.

Stap 8. Invoer weekstaat

• De medewerkers kunnen de mutaties in de weekstaat op de gebruikelijke wijze inboeken. Wanneer er geboekt wordt op werk- en/of kostensoorten die voor de betreffende cliënt onderdeel zijn van de VPA dan wordt in de weekstaat in het onderdeel ‘Omschrijvingen’ de omschrijving van de VPA weergegeven. Wanneer het om meerwerk gaat zal dit ook aangegeven worden. Betreft het een mutatie die geen onderdeel is van de VPA dan wordt de omschrijving ‘Overige diensten’ weergegeven.
• Mutaties die onderdeel zijn van de VPA en niet als meerwerk gekenmerkt zijn, zullen geen onderdeel zijn van het OHW. Het moment van boeken is bepalend voor het al dan niet onderdeel zijn van een VPA. Wijzigt de definitie van een VPA dan zal dit geen invloed hebben op reeds geboekte mutatie!
• Vanuit de weekstaat kan met de knop ‘VPA’ in het lint ‘Informatie’ de vaste prijsafspraak van de betreffende klant geopend worden (mits de gebruiker hiervoor geautoriseerd is)

Stap 9. Voorbereiding genereren meerwerkdeclaratie

• De werkzaamheden die geboekt zijn op werk- en/of kostensoorten die in de VPA opgenomen zijn als zijnde ‘Meerwerk’ kunnen gefactureerd worden in het reguliere facturatieproces. Je kunt er ook voor kiezen om voor dit ‘Meerwerk’ een separate factuur te genereren. Wanneer je dit wenst dien je in het onderdeel ‘Instellingen – Configuratiescherm – Facturering’ de Algemene, de Inleidende en eventueel de Voettekst te definiëren die je wilt toepassen bij het genereren van de meerwerkdeclaraties.

Stap 10. Genereren meerwerkdeclaraties

• In het onderdeel Uren > Cliënten > VPA kun je voor een enkele VPA een meerwerkdeclaratie genereren met de knop ‘Samenstellen meerwerkdeclaratie’ in het lint ‘Acties’.
• Op het tabblad ‘Instellingen’ geef je de instellingen aan voor de betreffende meerwerkdeclaratie waaronder de teksten die je in de vorige stap gedefinieerd hebt.
• Na het kiezen voor ‘Ophalen’ wordt de declaratie voor de meerwerkfactuur gegenereerd. Deze wordt in de lijst weergegeven. Met de knoppen in het lint ‘Acties’ heb je de mogelijkheid om een declaratie nog te bewerken of eventueel terug te boeken. Met de knop ‘Definitieve facturen’ kun je de gegenereerde facturen afdrukken en/of verzenden.
• Vanuit het tabblad ‘Vaste prijsafspraken’ op de cliëntkaart en vanuit het onderdeel ‘Declareren per cliënt’ kun je ook een meerwerkfactuur genereren.

TIP: In het onderdeel ‘Declareren per client’ kun je de kolom ‘Meerwerk VPA OHW’ opnemen. Wanneer je sorteert op deze kolom krijg je een overzicht van alle cliënten waarvoor nog een meerwerkfactuur samengesteld moet worden. Dit kun je vanuit dit venster doen door middel van de knop ‘Samenstellen VPA-meerwerkdeclaratie’ in het lint ‘Declaratie’.

Stap 11. Rapportage

• In het onderdeel Uren > Cliënten > VPA wordt een compleet overzicht weergegeven van de VPA van de cliënten. Per VPA wordt inzichtelijke gemaakt wat er reeds gefactureerd is aan termijnfacturen en aan meerwerk maar ook wat er voor de betreffende cliënt gefactureerd is aan overige diensten (alles wat niet onder de VPA valt). Daarnaast wordt ook weergegeven wat er geboekt is voor deze VPA, wat er geboekt is aan meerwerk en wat er geboekt is aan overige diensten. Bij deze velden kunnen details opgevraagd worden om de onderliggende mutaties in te zien. De waarde van de  kolom ‘Percentage t.o.v. de prijsafspraak’  wordt bepaald door ‘(Geboekt op VPA/Bedrag) * 100’. Hiermee heb je inzichtelijk hoe de vaste prijsafspraak zich verhoudt tot de geboekte uren die daar tegenover staan.
• In alle rapportages worden bij de berekening van het OHW de boekingen die onderdeel zijn van de VPA (niet zijnde meerwerk) buiten beschouwing gelaten. De gefactureerde termijnfacturen tellen mee als gefactureerde omzet.

Extra mogelijkheden
Het bovenstaande stappenplan geeft een beeld van de basis mogelijkheden van de module ‘VPA’. In de onderstaande bijlagen A tot en met D worden nog enkele extra mogelijkheden beschreven.

Bijlage A. Meerdere prijsafspraken in dezelfde periode

• Standaard kunnen er voor een cliënt meerdere prijsafspraken in dezelfde periode vastgelegd worden. Wanneer je dit niet wilt omdat je bijvoorbeeld diverse VPA ‘pakketten’ gedefinieerd hebt, waarbij voor één cliënt altijd hoogstens één van deze pakketten van toepassing is, dan kun je dit instellen in het onderdeel ‘Instellingen – Configuratiescherm – Overig – Vaste prijsafspraken’. Hier vind je de instelling ‘Meerdere vaste prijsafspraken in dezelfde periode toestaan’. Deze instelling kun je vervolgens uitzetten. Verschillende VPA templates kunnen dan niet in dezelfde periode gedefinieerd worden.

Bijlage B. Op cliëntniveau afwijken van de VPA template

• In principe wordt de definitie van de VPA in een template vast gelegd (zie Stap 3. Vastleggen definitie VPA-template). Wanneer het wenselijk is om per cliënt van deze definitie af te kunnen wijken dan kun je dit aangeven in het de VPA template middels de instelling ‘Afwijken op cliëntniveau toestaan’.
• Bij het vastleggen van deze VPA bij de cliënt is in het lint ‘Definitie’ dan de knop ‘Afwijkende definitie’ beschikbaar. In het venster dat daarbij wordt geopend, kun je werk- en/of kostensoorten toevoegen of juist ‘uitsluiten’. In het venster wordt van iedere werk- en kostensoort de instelling volgens de template getoond en daarnaast kan de afwijkende instelling aangegeven worden.

Bijlage C. Termijnfacturen tonen in DPC

• In het venster ‘Declareren per cliënt’ kun je in de selectiecriteria aangeven dat de reeds gegenereerde termijnfacturen ook opgenomen moeten worden in de selectie middels de instelling ‘VPA-termijnfacturen tonen’. Hiermee worden de, nog niet definitieve, termijnfacturen getoond en heb je de mogelijkheid om deze vanuit dit venster nog te bewerken. In de lijst zijn de kolommen ‘Geboekt op VPA’ en ‘Meerwerk VPA OHW’ beschikbaar.

Bijlage D. Bewerken VPA mutaties
Medewerkers boeken de werkzaamheden in de weekstaat. Ook de werkzaamheden die onderdeel zijn van een VPA. Bij het invoeren van een weekstaatmutatie wordt op basis van het werksoort/kostensoort bepaald of deze onderdeel is van een VPA. Nu kan het voorkomen dat werkzaamheden geboekt zijn op een ‘onjuiste’ werksoort/kostensoort waardoor de werkzaamheden ten onrechte wel/geen onderdeel zijn van de VPA. In het VPA overzicht worden de totaalbedragen weergegeven van de geboekte uren/bedragen voor o.a. ‘Geboekt op VPA’, ‘Geboekt meerwerk’ en ‘Geboekt overige diensten’. Door een klik op deze bedragen/uren worden de betreffende mutaties weergegeven waarbij via de knop ‘Bewerken VPA mutaties’ de mutaties bewerkt kunnen worden. Je kunt zelf instellen hoe je de bewerkingen wilt doorvoeren op de mutaties. Uiteraard kunnen reeds gedeclareerde mutaties niet meer bewerkt worden.


Bewerken VPA mutatie: Vanuit het VPA overzicht (Uren – Cliënten –VPA of Cliëntkaart – Tabblad ‘Vaste prijsafspraken’) kunnen de geboekte mutaties die onderdeel zijn van de VPA als ook de mutaties die geen onderdeel zijn van een VPA (Geboekt overige diensten) opgevraagd worden door middel van het klikken op het betreffende bedrag of aantal. Vanuit het venster dat dan opent kunnen de mutaties bewerkt worden met de knop ‘Bewerken VPA mutatie’ in het lint ‘Acties’. De volgende gegevens van de mutatie kunnen gewijzigd worden: 

• VPA: bij meer dan één VPA definitie bij de betreffende klant kan hier een andere VPA gekozen worden.
• VPA-instelling: hiermee kan de instelling voor de VPA gewijzigd worden. De mogelijkheden zijn: Valt onder prijsafspraak, Meerwerk of Overige diensten.
• Werksoort/Kostensoort: hiermee kan de werksoort of kostensoort van de mutatie gewijzigd worden. De mogelijke keuzes zijn afhankelijk van de voorgaande instellingen. Wanneer je bijvoorbeeld kiest voor ‘Meerwerk’, dan zijn in de keuzelijst alleen de soorten mogelijk die ook als ‘Meerwerk’ gedefinieerd zijn in de VPA definitie.

Bij het opslaan van de wijzigingen worden deze verwerkt volgens de hiervoor aan te geven methode voor verwerking van de bewerkte VPA mutaties.

Methode voor verwerking bewerkte VPA mutaties: Met de instelling ‘Uren – Instellingen –Configuratiescherm – Overige – Vaste prijsafspraken – Methode voor verwerking bewerkte VPA mutaties’ kun je aangeven op welke wijze er correcties aangebracht kunnen worden op de VPA boekingen. Hierbij heb je de keuze uit: 

• Niet verwerkt dan weekstaatmutatie bijwerken; Verwerkt dan weekstaatmutatie bijwerken; Bij reeds gejournaliseerde mutatie (OHW) een correctieboeking maken. De wijziging die je aanbrengt zal in de weekstaatmutatie van de medewerker doorgevoerd worden.
• Niet verwerkt dan weekstaatmutatie bijwerken; Verwerkt dan correctieboeking maken. De wijziging die je aanbrengt zal in de weekstaatmutatie van de medewerker doorgevoerd worden zolang deze nog niet verwerkt is. Bij mutaties die reeds verwerkt zijn zal de weekstaatmutatie ongewijzigd blijven en wordt een correctieboeking gemaakt voor de wijziging.
• Niet verwerkt dan bewerkingen alleen mogelijk via de weekstaat; Verwerkt dan weekstaatmutatie bijwerken; Bij reeds gejournaliseerde mutatie (OHW) een correctieboeking maken. Mutaties die nog niet verwerkt zijn kunnen niet vanuit het VPA overzicht gewijzigd worden. Wanneer voor deze mutaties een wijziging gewenst is dan dient dit gedaan te worden in de weekstaat. Bij verwerkte mutaties wordt de weekstaatmutatie van de medewerker gewijzigd. Wanneer de mutatie reeds als OHW gejournaliseerd is zal de weekstaat mutatie niet gewijzigd worden en wordt er een correctieboeking gemaakt.
• Niet verwerkt dan bewerkingen alleen mogelijk via de weekstaat; Verwerkt dan altijd een correctieboeking maken. Mutaties die nog niet verwerkt zijn kunnen niet vanuit het VPA overzicht gewijzigd worden. Wanneer voor deze mutaties een wijziging gewenst is dan dient dit gedaan te worden in de weekstaat. Bij mutaties die reeds verwerkt zijn zal de weekstaatmutatie ongewijzigd blijven en wordt een correctieboeking gemaakt voor de wijziging.

Verder lezen?
Uren schrijven in Alure - Overzicht